Objavili sa nové nápady na pracovný týždeň, keďže sa čoraz viac spoločností snaží bojovať proti vyhoreniu pracovníkov. Napríklad jeden sociálny experiment mení 40-hodinový päťdňový pracovný týždeň na 32-hodinový štvordňový pracovný týždeň.
Hoci sa niektorí obávajú, že zníženie počtu odpracovaných hodín zníži produktivitu, nemusí to byť nevyhnutne pravda. Podľa správ z BBC, štvorročná skúška 32-hodinového pracovného týždňa ukázala, že „produktivita zostala rovnaká alebo sa zlepšila na väčšine pracovísk“.
Ak vaše pracovisko uvažuje o prechode na 32-hodinový pracovný týždeň, postupujte podľa týchto piatich krokov, aby ste maximalizovali produktivitu.
1. Usporiadajte úlohy
Aby ste sa uistili, že dôležité úlohy majú najvyššiu prioritu, uveďte svoje úlohy na daný deň (alebo týždeň, ak chcete plánovať vopred). Pri pohľade na zoznam rozdeľte každú úlohu do troch kategórií: Vysoká priorita, Stredná priorita, a Nízka priorita.
Úlohy s vysokou prioritou sú pre vaše podnikanie nevyhnutné a musia byť vykonané rýchlo. Úlohy so strednou prioritou by sa mali dokončiť rýchlo, ale môžu sa mierne oneskoriť. A nakoniec, úlohy s nízkou prioritou sú tie, ktoré je potrebné dokončiť, ale nie hneď.
Ak si nie ste istí, ako zaradiť svoje úlohy, skúste to systém troch úderov na uprednostnenie zoznamu úloh.
Keď uvádzate a triedite svoje úlohy, použite aplikáciu na spoločné poznámky, napr Microsoft OneNote alebo Google Keep aby celý váš tím vedel, akú prácu by mal uprednostniť. Aplikácia s poznámkami tiež umožní členom vášho tímu poskytnúť spätnú väzbu k zoznamu priorít, aby ste sa mohli uistiť, že základná práca je dokončená ako prvá.
2. Zdieľať kalendáre
Pokračujte v naštartovanej spolupráci pri organizovaní úloh tým, že váš tím bude zdieľať svoje kalendáre. Väčšina aplikácií kalendára, napr Microsoft Outlook a Kalendár Google, vám umožní zdieľať váš rozvrh s ostatnými používateľmi.
Uvedomenie si harmonogramu každého je kľúčom k udržaniu produktívneho prostredia. Zdieľaním svojho kalendára so svojím tímom môže každý sledovať dôležité tímové stretnutia a zaistiť, že nebude vyrušovať spolupracovníkov počas obdobia zablokovania.
Bude tiež jednoduchšie vystrihnúť zbytočné stretnutia. Poznanie rozvrhu každého vám umožní zistiť čas, kedy sa majú všetci stretnúť namiesto viacerých jednorazových stretnutí. Umožní vám tiež zistiť, či sa predmety stretnutia opakujú.
3. Používajte aplikácie časovača (a počúvajte ich)
Keď sa váš pracovný týždeň zníži o 20 %, každá minúta dňa sa stane cennejším zdrojom. Ak chcete optimalizovať svoj čas, musíte si vytvoriť plán a držať sa ho. Zablokujte si čas v kalendári pre každú úlohu, ktorú musíte dokončiť, a pre stretnutia a prestávky (pretože musíte urobiť primerané a regeneračné prestávky byť v najlepšom poriadku).
Po vytvorení plánu nastavte časovač pre každú úlohu. Niektoré populárne aplikácie s časovačom zahŕňajú Pomofocus a Toggl. Bez ohľadu na to, akú aplikáciu si vyberiete, nezabudnite si ju vypočuť. Keď vám časovač povie, aby ste prestali, mali by ste sa zastaviť a prejsť na ďalšiu úlohu, aj keď ste ju ešte nedokončili.
Ak chcete bojovať proti nedokončenej práci, vždy pridajte do svojho plánu blok na dobiehanie. Dobiehací blok je stanovený čas, ktorý si dávate na pokračovanie v práci na úlohách, ktoré ste nestihli dokončiť. Pridanie jedného vstupu vám umožní zostať na správnej ceste dokončiť všetku svoju prácu.
4. Použite cloudový úložný systém
Zdieľanie dokumentov je nevyhnutné pre každé podnikanie. Našťastie časy pevných úložných systémov, ktoré obmedzovali dostupnosť, sú už dávno preč. V 32-hodinovom pracovnom prostredí však nepostačí hocijaký digitálny úložný systém.
Uistite sa, že váš tím zdieľa dokumenty v prostredí cloudového zdieľania, napr OneDrive alebo disk Google. Keď hosťujete dokumenty v lokálnom prostredí, prístup je obmedzený, čo spomaľuje pracovné toky. Systémy cloudových úložísk umožňujú každému prístup k potrebným materiálom, čím zabraňujú zrýchľovaniu počas pracovného dňa.
Systémy cloudových úložísk tiež umožňujú každému sledovať postup práce, čo pomáha pri projektových snahách vzájomnej spolupráce. Aby ste však sprístupnili svoj cloudový úložný systém, organizujte a vyčistite svoje cloudové úložisko z času na čas. Vy a členovia vášho tímu tak nebudete strácať čas triedením zastaraných priečinkov a súborov, aby ste našli to, čo potrebujete.
5. Sledujte svoj deň v tabuľke
Okrem blokovania času v kalendári si zaznamenajte svoje denné úlohy do tabuľky pomocou programu ako je Microsoft Excel alebo Tabuľky Google. Zaznamenajte si každú úlohu a koľko času vám zabrala.
Pri zaznamenávaní času na úlohu si do kalendára nezapisujte len to, čo ste si zablokovali. Namiesto toho, ak potrebujete viac času na dokončenie úlohy, zapíšte si to. Poznať celkový čas, ktorý strávite nad úlohou, je nevyhnutné na to, aby ste zistili, ako optimalizovať svoj deň.
Po týždni sledovania času stráveného na vašich každodenných úlohách sa pozrite, ako bol váš čas rozložený v zozname úloh, ktoré ste museli dokončiť. Preštudujte si zoznam a opýtajte sa sami seba, čo hovorí. Kde tráviš najviac času? Ktoré úlohy trvajú dlhšie, ako sa očakávalo? Kde môžete skrátiť čas strávený?
Toto sledovanie a kladenie otázok vám umožní lepšie pochopiť, ako sa počas dňa využíva váš čas. Vedieť, kde trávite svoj čas, vám umožní zistiť, čo možno skrátiť, delegovať a čo si vyžaduje viac pozornosti.
Maximalizujte svoj 32-hodinový pracovný týždeň
Ak chcete maximalizovať produktivitu počas 32-hodinového pracovného týždňa, nezabudnite organizovať svoje úlohy, zdieľať kalendáre, používať aplikácie s časovačom, používať cloudové úložisko a sledovať svoj deň. Týchto päť krokov predstavuje malé zmeny vášho pracovného dňa, ktoré výrazne ovplyvnia váš pracovný týždeň.
Je dôležité si zapamätať, že strata ôsmich hodín v týždni neznamená, že musíte prísť o niečo zo svojho pracovného výkonu. Naopak, zmena na štvordňový pracovný týždeň môže motivovať váš tím k tvrdšej práci.
Produktivita nie je vždy o čase, ktorý máte; ide o to, ako ten čas využiješ.