Výber správneho nástroja na riadenie projektov pre vás a váš tím môže byť problém, najmä ak potrebujete viacero miest, ale nemáte rozpočet. Ak ešte nie ste pripravení investovať alebo ste stále na love, môžete si medzitým vytvoriť funkčnú tabuľu riadenia projektov v Tabuľkách Google. Pokračujte v čítaní a dozviete sa ako.

Zmapovanie projektovej rady v Tabuľkách Google

Najprv musíte určiť, ktoré stĺpce budete na svojej nástenke používať. Ak to chcete urobiť, vytvorte si zoznam základných informácií, ktoré budete musieť odovzdať, ako je názov úlohy, dátum splnenia, priorita, stav a poznámky.

Stĺpec vlastníka bude uvádzať, kto na úlohe pracuje, ak spolupracujete s ostatnými. Ak v nástenke deleguje viacero ľudí, budete chcieť zahrnúť aj stĺpec, ktorý ukazuje, kto to pridelil.

Ďalej si premyslite všetky informácie, ktoré sú jedinečné pre váš pracovný postup. Cieľom je vytvoriť rýchly prehľad úloh pre vás a vašich spolupracovníkov. Niektoré príklady sú identifikačné čísla klienta, farebné kódy, kontaktné informácie, odkazy atď. Čokoľvek si vyberiete, uistite sa, že ho budete používať na väčšinu svojich úloh, aby stĺpec nebol len ďalším krokom – alebo ešte horšie, neporiadkom.

instagram viewer

Ako vytvoriť dosku projektového manažmentu v Tabuľkách Google

Tabuľky Google uľahčujú vytvorenie funkčného panela riadenia projektov. Tu sú kroky, ktoré musíte podniknúť:

1. Zmrazte svoj horný riadok

Keď budete mať zoznam stĺpcov, ktoré chcete zahrnúť, zadajte ich do tabuľky v hornej časti a zmraziť riadok v Tabuľkách Google aby vám pri rolovaní zostalo. Urobiť tak:

  1. Zvýraznite celý riadok.
  2. Ísť do vyhliadka v ľavom hornom rohu.
  3. Vyberte Zmraziť.
  4. Vyberte si 1 riadok.

2. Pridajte formátovanie do stĺpca dátumu

Aby bolo pridávanie dátumov na tabuľu konzistentné, môžete stĺpcu s termínmi priradiť formátovanie. Urobiť tak:

  1. Vyberte celý stĺpec.
  2. Ísť do Formátovať v hornom menu.
  3. Vyberte číslo.
  4. Vyberte si Dátum.

So stĺpcom s úlohami a poznámkami nemusíte robiť nič – jednoducho ich ponechajte v textovom formáte. V prípade stĺpcov priorita, stav a vlastník sa vám bude hodiť rozbaľovacia ponuka – o tom si môžete prečítať v ďalšej časti.

3. Vytvorte stĺpec funkčného stavu v Tabuľkách Google

So softvérom ako ClickUp a Asana môžete rýchlo nastaviť stav úlohy niekoľkými kliknutiami. Ak to chcete urobiť v Tabuľkách Google, môžete použiť Overovanie dát na vytvorenie letovej ponuky s viacerými slovami na výber. Urobiť tak:

  1. Vyberte bunky pod nadpisom.
  2. Ísť do Údaje v hornej časti obrazovky.
  3. Vyberte Overovanie dát z menu.
  4. Vedľa Kritériá, vyberte si Zoznam položiek.
  5. Vľavo zadajte slová, ktoré chcete zahrnúť, oddelené čiarkou.
  6. Hit Uložiť.

Rovnaké kroky môžete zopakovať na vloženie rozbaľovacej ponuky do iných buniek pod nadpisom.

Teraz sa v bunkách zobrazí rozbaľovacia ponuka. Keď sú bunky stále vybraté, môžete do farebných kódov stavov pridať podmienené formátovanie. Urobiť tak:

  1. Ísť do Formátovať v hornej časti obrazovky.
  2. Vyberte Podmienené formátovaniea zobrazí sa bočná ponuka.
  3. Dvakrát skontrolujte, či sú zvýraznené bunky vybraté v súbore Použiť na rozsah box.
  4. Pod Pravidlá formátu, kliknite na rozbaľovaciu ponuku nižšie Formátovať bunky, ak… a vyberte si Text obsahuje.
  5. Zadajte stav do poľa, ktoré sa zobrazí pod ním.
  6. Pod Štýl formátovania, zmeniť farbu pozadia alebo textu.
  7. Hit hotový.
  8. Opakujte so zostávajúcimi stavmi.

Po pridaní farebného kódovania ku každej možnosti ich preklikajte, aby ste sa uistili, že fungujú, skôr než skopírujete a prilepíte rozbaľovaciu ponuku do celého stĺpca. Ak ho chcete prilepiť, vyberte stĺpec pomocou jeho písmena v hornej časti a zrušte výber bunky s nadpisom tak, že na ňu kliknete a budete držať CMD alebo CTRL pred vložením.

4. Pridajte poznámky na svoju projektovú tabuľu v Tabuľkách Google

Pomocou projektovej dosky, ako je táto, môžete mať všetko na jednom mieste, vrátane poznámok k úlohám. To znamená, že sa môžete vyhnúť preberaniu komunikácií, dokumentov a papierov na stole, aby ste hľadali podrobnosti. Okrem toho môžete eliminovať potrebu posielať poznámky k úlohám e-mailom svojim spolupracovníkom.

Vďaka tomu budete chcieť udržiavať svoje poznámky upratané, aby ste zabránili tomu, aby boli rušivé alebo kontraproduktívne. Tu je niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu pri ich formátovaní:

  • Ak chcete upraviť text v bunke, dvakrát kliknite na ňu.
  • Pridajte zalomenie riadku pomocou Option + Enter na Mac alebo Ctrl + Enter v systéme Windows.
  • Stlačením tlačidla pridajte pred text odrážku Možnosť + 8 na Mac alebo Alt + 0149 v systéme Windows.
  • Skopírujte a prilepte odrážky, ak ich chcete znova použiť. Tabuľky Google nepodporujú skutočné.
  • Čiarky fungujú aj ako odrážky, ktoré uľahčujú prácu.
  • Nastavte si Zalamovanie textu do Klip, takže neprekročí hranicu bunky.
    • Klip tiež zabráni príliš dlhému predlžovaniu buniek.
  • Dvojitým kliknutím na bunku s orezaným textom zobrazíte jej obsah.

Ďalšie veci, na ktoré treba pamätať pri vytváraní projektovej dosky v Tabuľkách Google

Tu je niekoľko ďalších vecí, ktoré vám môžu pomôcť spravovať vašu projektovú dosku:

  • Označte svojich spolupracovníkov kdekoľvek, vrátane stĺpca vlastníka, pomocou symbolu @, za ktorým bude nasledovať ich meno alebo e-mail.
  • Použite komentáre, aby ste komunikáciu na nástenke oddelili od informácií o úlohe – stačí pridať jeden presne do bunky, na ktorú máte otázku.
  • Ak chcete archivovať dokončené úlohy, pridajte nový hárok kliknutím na symbol pridať v ľavom dolnom rohu obrazovky a potom úlohy skopírujte a prilepte.
  • Archivácia alebo vymazanie predchádzajúcich úloh vám zaistí, že budete mať pred sebou najdôležitejšie a najaktuálnejšie informácie – navyše budete môcť veci nájsť rýchlejšie.
  • Ak vy alebo váš kolega omylom niečo odstránite alebo prepíšete, môžete použite históriu verzií nájdete v strede hore v Tabuľkách Google, aby ste sa mohli vrátiť a skontrolovať to alebo sa vrátiť k predchádzajúcemu uloženiu.

Usporiadajte si svoje projekty pomocou Tabuliek Google

Vytvorenie projektovej nástenky v Tabuľkách Google je jednoduché a cenovo dostupné riešenie pre tých, ktorí chcú mať prehľad o úlohách alebo spolupracovať s tímom. S určitým počiatočným plánovaním a trochou práce môžete vytvoriť taký, ktorý vám umožní pridať informácie len niekoľkými kliknutiami.

Ďalšou výhodou je, že okrem vytvárania šablóny je pre vás a vašich spolupracovníkov menej času na učenie, aby ste ju mohli udržiavať, ak ste už používali tabuľkový softvér. Navyše môžete pridať toľko alebo len málo funkcií, koľko chcete.