Ak ste niekedy upratali skriňu, viete, aké ľahké je nájsť svoje veci. Nielen preto, že toho nie je málo, ale preto, že ste odstránili všetko, čo už nepoužívate alebo čo nepatrí.
To isté platí pre vaše nástroje projektového manažmentu. Používate ich, aby ste mali prehľad o svojich úlohách, no niekedy sa môže stať, že ich preosievanie alebo medzi nimi bude kontraproduktívne.
Keď praktizujete minimalizmus so svojimi vecami, ste obklopení len tým najcennejším a najobľúbenejším majetkom. Prečo by ste teda mali k nástrojom projektového manažmentu pristupovať minimalisticky? Čítajte ďalej a dozviete sa.
Predstavte si toto: Vy a vaši spolupracovníci používate ClickUp na správu vášho kreatívneho pracovného postupu, Asana na odosielanie projektových požiadaviek a Notion na všetko ostatné. Aj keď viete, kde všetko nájdete alebo vložíte, musíte prechádzať medzi nástrojmi, aby ste sa tam dostali. Potom sú chvíle, keď úloha spadá medzi to. Nemôžete ho skutočne umiestniť do žiadneho softvéru, takže si vyberiete jeden a musíte si pripomenúť, kde sa nachádza.
Ak budete pre všetky svoje projekty používať jeden softvér, ušetríte čas. Zamyslite sa nad tým, ako často sa prihlasujete, odhlasujete alebo sa presúvate medzi viacerými. Nehovoriac o listovaní, aby ste zistili, že informácie, ktoré potrebujete, sú inde.
Na prvý pohľad by ste si mohli myslieť, že jeden softvér nesplní všetky vaše potreby, ale softvér ako Notion, ClickUp a monday.com je vysoko prispôsobiteľný. Prvý krok v začať s akýmkoľvek softvérom na riadenie projektov určuje, ako ho chcete použiť. Odtiaľ môžete kombinovať plánovanie a kreativitu, aby ste načrtli svoje pracovné postupy a projektové dosky.
Vy a váš tím to zvládate. Každú úlohu si starostlivo vymenujte a nezabudnite uviesť podrobnosti. Často však klikáte na nesprávnu úlohu a vaše stránky sú také dlhé, že ste pri posúvaní netrpezliví.
Ak sa vám zdá, že vaše projektové dosky sú príliš dlhé alebo neprehľadné, existuje jednoduché riešenie. Či už je každý zodpovedný za svoje úlohy, alebo určíte niekoho, kto bude veci upratovať, chcete mať istotu, že budete mať prehľad o údržbe. To znamená:
- Archivácia dokončených úloh.
- Odstraňujú sa duplicitné úlohy.
- Iba zoznam relevantných informácií.
- Držanie sa aktuálnych položiek.
- Uistite sa, že údaje a poznámky sú aktuálne.
Vďaka pravidelnému prechádzaniu a upratovaniu bude nájdenie toho, čo potrebujete, hračkou.
3. Menej funkcií znamená menej položiek na správu
Komu vyhnúť sa únave funkcií pri používaní softvéru na riadenie projektov, je dôležité dobre porozumieť tomu, čo s tým chcete robiť – než nechať zvončeky a píšťalky programu, aby to urobili za vás. Miniaplikácia alebo integrácia, ktorá sa teraz javí ako užitočná, sa môže jednoducho stať ďalším krokom vo vašom procese.
Ak sa pozriete na to, ako už prideľujete a spravujete úlohy, pomôže vám to určiť, ktoré funkcie sú najužitočnejšie a ktoré sú len šumom. Používanie základných funkcií, ako sú zoznamy softvéru, komunikačné nástroje a pripomienky, môže byť pre vás dostatočne prospešné.
Ak sa budete držať len tých najužitočnejších funkcií, rozloženie vašej dosky alebo pracovného postupu bude tiež čistejšie a bude sa v ňom ľahšie pohybovať.
Menej znamená vyššiu produktivitu a zameranie
Minimalistický prístup k nástrojom na riadenie projektov vám pomôže ušetriť čas pri hľadaní toho, čo potrebujete, a budete mať pred sebou tie najrelevantnejšie a najaktuálnejšie informácie. Navyše môžete na prvý pohľad vidieť, kde sa nachádzate vy a váš čas.
To znamená obmedziť počet nástrojov, ktoré používate, udržiavať poriadok na tabuli s aktuálnymi informáciami a držať sa len funkcií, ktoré sú pre vás prospešné.
