So službou Dokumenty Google je zdieľanie a spolupráca na dokumentoch hračkou. Ak však pracujete s rôznymi z nich, budete chcieť niekoľko spôsobov, ako zdieľať svoje odkazy a upraviť povolenia.
Tieto nastavenia je jednoduché vypnúť, aby ktokoľvek s odkazom mohol rýchlo získať prístup k súboru a začať pracovať. Niekedy to však môže znamenať nadmerné zdieľanie alebo umožnenie ľuďom upravovať, čo by ste radšej neurobili. V tomto článku si môžete prečítať o rôznych spôsoboch zdieľania odkazov na vaše dokumenty Google a o tom, ako fungujú.
1. Ak chcete zdieľať svoje dokumenty Google, použite nastavenia zdieľania
Ak nepracujete na spoločnom disku, Google nastaví dokumenty, ktoré vytvoríte Obmedzené predvolene. To znamená, že budete musieť upraviť nastavenia zdieľania, aby si ho mohli ostatní zobraziť pomocou odkazu. V opačnom prípade sa vaši diváci dostanú na stránku, ktorá ich vyzve, aby požiadali o prístup, čo pre vás môže znamenať veľa práce a upozornení navyše a čakanie na nich.
Ak chcete upraviť nastavenia povolení v súbore, kliknite
zdieľam v pravom hornom rohu obrazovky zobrazíte nastavenia zdieľania. V tejto ponuke môžete vidieť rýchly prehľad o tom, kto má prístup k dokumentu. Môžete tiež poskytnúť prístup ostatným. Takto funguje každá sekcia v tejto ponuke.Pridať ľudí a skupiny
Ak chcete obmedziť, kto má prístup k vašim Dokumentom Google, pomocou tohto poľa v hornej časti ponuky môžete pridať konkrétnych ľudí. Sem zadajte ich e-mailovú adresu. Ďalším krokom je priradiť im rolu, vybrať, či ich chcete upozorniť, a pridať voliteľnú správu.
Dostanú e-mail, v ktorom budú vedieť, že ste ho s nimi zdieľali, vrátane odkazu, ktorý ich tam presmeruje. Môžu ho tiež nájsť neskôr v Zdieľané so mnou na ich vlastnom Disku Google.
Ľudia s prístupom
Pod Ľudia s prístupom môžete vidieť, kto má prístup k dokumentu. Ich rolu môžete upraviť aj kliknutím na šípku vedľa nej – sú to:
- Divák— títo ľudia môžu vidieť dokument, stiahnuť si ho, vytlačiť alebo skopírovať.
- Komentátor— môžu zdieľať a používať komentáre alebo návrhy na komunikáciu s vami.
- Editor– majú druhú najväčšiu kontrolu po Vlastník (vy, ak ste dokument vytvorili). Môžu ho meniť, pracovať s návrhmi ostatných a dokonca ho zdieľať s inými ľuďmi a upravovať jeho povolenia.
Okrem toho môžete použiť túto ponuku Preneste vlastníctvo súboru alebo Odstrániť prístup.
Ďalšie úpravy nastavení zdieľania môžete vykonať kliknutím na ozubené koliesko v ľavom hornom rohu panela. Tu môžete vypnúť možnosť pre redaktorov zdieľať alebo meniť povolenia dokumentu. Môžete tiež zabrániť čitateľom a komentátorom v sťahovaní, tlači alebo kopírovaní dokumentu.
Všeobecný prístup
Vnútri Všeobecný prístup,môžete sa rozhodnúť, či chcete dokument ponechať ako obmedzený alebo či mu chcete udeliť prístup Ktokoľvek s odkazom. Ak to chcete urobiť, kliknite na ponuku muchy vedľa Obmedzené a vykonajte výmenu.
Po prepnutí môžete upraviť nastavenia tak, aby používatelia s odkazom mohli prezerať, komentovať alebo upravovať. Majte na pamäti, že ak máte svoj súbor otvorený pre tých, ktorí majú odkaz, nemôžete ostatným zabrániť v zdieľaní odkazu.
Keď máte všetko pripravené, môžete odkaz rýchlo získať kliknutím Skopírovať odkaz v ľavom dolnom rohu panela. Teraz si ho môžete prilepiť kamkoľvek chcete. Pre rýchly prístup môžete vizuálne ukladať a organizovať svoje odkazy v softvéri, ako je Notion, ktorý vám ich neskôr pomôže nájsť a zdieľať.
Okrem toho môžete odkaz skopírovať priamo z panela s adresou. Zvýraznite všetko až po lomku po dlhom reťazci čísel a písmen.
Môžeš zverejnite svoje dokumenty Google aby si ich mohol ktokoľvek pozrieť kliknutím Súbor v ľavom hornom rohu obrazovky umiestnite kurzor myši nad zdieľama výberom Publikovať na webe. Odtiaľ všetko, čo musíte urobiť, je kliknúť na Publikovať tlačidlo.
Môže sa to zdať rovnaké ako nastavenie nastavení zdieľania na Ktokoľvek s odkazom. Je to tak, až na to, že informácie sú len na zobrazenie a zmeny, ktoré v dokumente vykonáte, nie sú aktuálne. Keď je teda váš súbor pripravený na prezeranie, môžete kliknúť na tlačidlo Zverejniť a udeliť prístup ostatným.
Ak však potrebujete pokračovať v práci na dokumente, môžete nastavenie upraviť tak, aby nikto neuvidel vaše zmeny, kým nestlačíte Publikovať znova. Ak to chcete urobiť, kliknite na ponuku muchy vedľa Publikovaný obsah a nastavenia keď ho zverejníte, zrušte začiarknutie Automaticky znova publikovať po vykonaní zmien.
Po zverejnení môžete odkaz zdieľať alebo vložiť do iných dokumentov alebo webových stránok. Ak chcete súbor odstrániť, všetko, čo musíte urobiť, je vrátiť sa do rovnakej ponuky a vybrať Zastavte publikovanie. Je to skvelý spôsob, ako zdieľať informácie bez vytvárania webovej stránky alebo starostí o doménu a hosting.
Vytvorením záložky v službe Dokumenty Google privediete čitateľov na konkrétne miesto na stránke. Urobiť tak:
- Umiestnite kurzor na miesto, kde chcete, aby sa záložka zobrazila.
- Ísť do Vložiť a Záložka.
- Keď si vyberiete Záložka, vo vašom dokumente sa zobrazí symbol.
- Kliknutím na symbol odkaz skopírujete alebo odstránite.
Majte na pamäti, že tí, s ktorými zdieľate odkaz na záložku, budú potrebovať aj prístup k zvyšku dokumentu. To tiež znamená, že môžu vidieť celú vec.
Existuje mnoho spôsobov, ako môžete zdieľať svoje odkazy na Dokumenty Google:
- Pomocou nastavení zdieľania ho môžete ponechať exkluzívny alebo ho široko sprístupniť divákom, komentátorom alebo redaktorom.
- Publikovanie vám umožňuje zdieľať vašu prácu vo verejnom formáte.
- Záložky vám umožňujú byť konkrétnejší.
Ktorý si vyberiete, je len na vás a na type dokumentu, na ktorý chcete odkazovať. Pred zdieľaním nezabudnite svoje dokumenty skontrolovať.
