Dobrý systém produktivity je nevyhnutný, najmä ak vaša práca zahŕňa trávenie veľa času pri počítači. Bez jedného je príliš jednoduché upriamiť vašu pozornosť na množstvo oblastí – a na to, aby ste nepostúpili k cieľom, ktoré chcete dosiahnuť.
Ak máte záujem o optimalizáciu svojej produktivity, takmer určite ste už počuli o Apple Calendar. Notion je ďalšou aplikáciou, ktorá sa v posledných rokoch výrazne presadila, pričom ako Ali Abdaal a Thomas Frank sú obzvlášť silnými zástancami.
Ktorá aplikácia je však lepšia na každodenné plánovanie a – v tomto ohľade – čo vám každá môže ponúknuť? Mali by ste zvážiť ich spoločné použitie namiesto výberu jedného alebo druhého? Poďme zistiť.
1. Usporadúvanie stretnutí
Kalendár je lepšou voľbou na organizovanie stretnutí a iných udalostí. Môžete si jednoducho vybrať, či chcete, aby vaše udalosti trvali celý deň alebo len na určité časové úseky, a pozývanie ľudí je jednoduché. Okrem toho môžete zahrnúť prílohy, poznámky alebo odkazy na užitočné zdroje. Pri používaní aplikácie kalendára bude tiež jednoduché prijať všetky udalosti, na ktoré ste pozvaní.
Pojem sa však neoplatí úplne ignorovať. Na vytváranie kalendárov môžete použiť šablóny, ktoré vám poskytnú úplný prehľad o vašich nadchádzajúcich záväzkoch.
2. Blokovanie času
Pre mnohých ľudí je časové blokovanie efektívnym spôsobom, ako zabezpečiť, aby ste venovali dostatok času zmysluplným úlohám. Ak si neplánujete čas, váš deň môže byť roztrieštený. Navyše sa vám možno nepodarí dosiahnuť taký pokrok vo vašich veľkých projektoch a cieľoch, ako by ste chceli.
Okrem usporiadania udalostí môžete použiť kalendár aj na blokovanie času na dôležitú prácu. Na dosiahnutie tohto cieľa môžete použiť rovnaké nástroje spomenuté v predchádzajúcej časti, napríklad výber času, ktorý chcete prideliť. Ak si vyskúšať techniku Pomodoro, napríklad vaše potreby sa môžu líšiť od potrieb niekoho iného.
V Notion si môžete vytvoriť šablónu, ktorá vám umožní naplánovať si deň, no jednoduchšie je použiť kalendár. Ak nemáte zariadenie Apple, môžete to skúsiť namiesto toho zvýšite svoju produktivitu pomocou Kalendára Google.
3. Ďalšie funkcie pre denné plánovanie
Každá aplikácia vo vašom systéme produktivity by mala spĺňať jednu z vašich potrieb, ale vždy je príjemné, keď máte k dispozícii ďalšie funkcie, s ktorými môžete pracovať. Kým v predchádzajúcich dvoch kategóriách sa kalendár umiestnil na vrchole, v tejto sekcii preberá cenu Notion.
Notion má niekoľko funkcií, ktoré môžete použiť na lepšie plánovanie dňa. Môžete napríklad zhrnúť svoje najdôležitejšie úlohy pre každý deň v týždni a pridať ich na rovnakú stránku. Pri použití Notion, môžete si tiež stiahnuť šablóny, ktoré vám umožnia zmapovať vaše ciele a sledovať váš pokrok smerom k nim.
V kalendári si však môžete prispôsobiť aj niekoľko vecí. Môžete sa napríklad rozhodnúť, či chcete zobraziť svoj plán na základe mesiaca ako celku – alebo roku, dňa alebo týždňa.
4. Zariadenia, na ktorých môžete používať tieto aplikácie
Pojem a kalendár sa dosť výrazne líšia v možnostiach viacerých zariadení. Rovnako ako v prípade iných aplikácií vyvinutých spoločnosťou Apple, kalendár Apple môžete používať iba v rámci uvedeného ekosystému. Ak nepoužívate zariadenia Apple, budete musieť hľadať alternatívu.
Rovnako ako kalendár Apple, aj Notion je k dispozícii na zariadeniach Apple. Oficiálnu aplikáciu pre iOS a iPad si môžete stiahnuť z App Store a na stiahnutie pre Mac je k dispozícii na webovej stránke Notion. Ak si aplikáciu pre svoj Mac radšej sťahovať nechcete, môžete Notion použiť aj vo svojom prehliadači.
Okrem zariadení Apple môžete Notion používať aj v systéme Android. Okrem toho má spoločnosť aplikáciu pre Windows.
5. Nastavenie opakujúcich sa úloh
Mnohí z nás musia vykonávať podobné úlohy niekoľkokrát týždenne; jedným príkladom je kontrola e-mailov. Áno, môžeme ich pridať do našich kalendárov zakaždým – ale je to monotónne a časovo náročné v rovnakej miere.
Apple Calendar vám umožňuje jednoducho nastaviť opakujúce sa úlohy. Môžete si vybrať, či sa má opakovať každý deň, týždeň, mesiac alebo rok. Prípadne sa môžete rozhodnúť pre vlastný časový plán.
Ak chcete v Notion vytvárať opakujúce sa úlohy, môžete skúsiť vytvoriť denné zoznamy úloh a jednoducho ich zakaždým zrušiť. Pri funkciách, ktoré nie sú časovo citlivé, to možno zistíte nastavenie opakujúcich sa úloh s Todoistom je lepšia alternatíva.
6. Vytváranie zoznamov úloh
Ak chcete vytvárať základné zoznamy úloh, Notion je lepšia voľba ako Apple Calendar. Všetko, čo musíte urobiť, je vytvoriť novú stránku a písať / na klávesnici pred výberom Zoznam úloh z Základné bloky oddiele. Nájdete tu množstvo šablón, ktoré vám umožňujú vytvárať zoznamy úloh a môžete si tiež vytvoriť svoje vlastné.
7. Možnosti prispôsobenia
Primárnou funkciou aplikácií na zvýšenie produktivity je pomôcť vám prevziať kontrolu nad vašim pracovným tokom. Zároveň je však fajn, ak si môžete všetko prispôsobiť tak, aby vyzeralo, ako len chcete. Apple Calendar a Notion sa líšia svojimi možnosťami v tejto oblasti, ale máte na výber pre obe.
Apple Calendar vám umožňuje zmeniť farby každého kalendára, ktorý pridáte do aplikácie. Môžete si vybrať z ponuky predpripravených, ale máte tiež možnosť vybrať si vlastné, ak je to pre vás jednoduchšie. S kalendárom Apple sa tiež môžete rozhodnúť, ktoré kalendáre chcete zobraziť – a tie, ktoré by ste radšej skryli.
V Notion máte množstvo možností prispôsobenia. Na každú stránku môžete napríklad pridať emotikony. Okrem toho si môžete vybrať z troch rôznych typov písma, ktoré chcete napísať na svoju stránku. Notion tiež poskytuje kontrolu nad šírkou stránky a veľkosťou textu.
8. Pozvanie ostatných na spoluprácu
Spolupráca je kľúčovou súčasťou udržania produktivity, najmä ak pracujete na diaľku alebo ako súčasť hybridného modelu. A v Notion and Calendar nájdete výber možností. V kalendári Apple môžete niektoré svoje kalendáre zdieľať s ostatnými prostredníctvom odkazu. Môžete sa tiež rozhodnúť, či chcete, aby boli verejné alebo nie.
Notion vám umožňuje pozvať ďalších používateľov do vášho pracovného priestoru. Počet ľudí, ktorých môžete pridať do jedného priestoru, však závisí od vášho členstva. Bezplatná verzia vám umožňuje pozvať až 10 hostí; v prípade platených programov tento počet presahuje 100.
Pojem aj kalendár by mali byť súčasťou vášho ekosystému produktivity
Namiesto toho, aby ste sa pozreli na „Notion vs. Calendar“, premýšľať o tom, ako môžete tieto dve aplikácie používať spolu, je oveľa múdrejší prístup. Obe sa navzájom dopĺňajú a budete mať oveľa lepší systém produktivity tým, že využijete ich silné stránky.
Kalendár je skvelý nástroj na plánovanie konkrétnych udalostí v rámci dňa, no pomocou Notion môžete načrtnúť väčší obraz. Navyše je užitočný na vytváranie jednoduchých zoznamov úloh.
