Hybridná práca sa v 21. storočí stala populárnejšou a má viacero výhod. Tímy môžu pokračovať v osobnej spolupráci, zatiaľ čo zamestnanci môžu ušetriť peniaze na cestovanie a vydržať menej času dochádzaním. Zavedenie správnych systémov je však rozhodujúce pre úspech z dlhodobého hľadiska.
Mnoho ľudí na celom svete používa Kalendár Google na správu svojho pracovného dňa a vy máte veľa možností, keď ho nastavíte na hybridnú prácu. Tento článok vám ukáže, ako efektívnejšie fungovať na viacerých miestach.
1. Zdieľanie pracovnej polohy a hodín
Jedným z najjednoduchších spôsobov spolupráce na hybridnej práci prostredníctvom Kalendára Google je zdieľanie vašej pracovnej polohy a otváracích hodín. Keď to vy a váš tím urobíte, ľahšie si dohodnete stretnutia, pochopíte, prečo ľudia neodpovedajú a ďalšie.
Ak chcete zdieľať pracovný čas, počas ktorého ste online, môžete jednoducho pridať poznámku na kartu Google. Tu môžete tiež pridať svoje časové pásmo. Svoj pracovný čas môžete zdieľať aj tak, že prejdete na svoj
Nastavenia a zdieľanie > Pracovný čas. Začiarknite políčko Povoliť pracovný čas a prispôsobte si pracovný čas pre každý deň.Ďalším spôsobom zdieľania časového pásma v Kalendári Google je výber kalendára, na ktorom pracujete vy a váš tím. Pred výberom miesta, kde sídlite, prejdite do časti Nastavenia a zdieľanie Časové pásmo oddiele.
2. Používanie času zaostrenia v Kalendári Google
Ak používate iPhone, pravdepodobne poznáte režimy zaostrenia. Stručne povedané, môžete ich použiť na obmedzenie upozornení a iných vecí, ktoré by vám mohli spôsobiť pošmyknutie pri práci. Hybridná práca môže viesť k tomu, že sa vás veľa ľudí pokúsi kontaktovať, keď by ste sa mali intenzívne sústrediť na nejakú úlohu, a Kalendár Google má nástroj, ktorý vám pomôže tento problém vyriešiť.
Funkcia času na sústredenie v Kalendári Google vám umožňuje vyhradiť si čas na prácu a môžete si tiež vybrať, či chcete automaticky povedať nie stretnutiam, na ktoré vás pozvú iní ľudia. Upozorňujeme, že iba niektoré plány umožňujú prístup k funkcii času zaostrenia. Môžete to skontrolovať vytvorením novej udalosti a zistite, či si všimnete možnosť, ktorá vám to umožňuje.
3. Sledujte kalendáre všetkých
Už sa vám stalo, že vás niekto pozval na dôležitú udalosť, len aby ste už mali v kalendári niečo iné? Ak áno, budete vedieť, aké nepríjemné to môže byť. Dobrou správou je, že s Kalendárom Google môžete tento problém obmedziť pri práci na hybridnom modeli.
Jedným zo spôsobov, ako zastaviť stretávanie sa s časovými stretmi, je vedieť, kedy sú všetci k dispozícii. Pri vytváraní novej udalosti prejdite na Stretnúť sa s… možnosť na ľavej strane a zadajte mená ľudí, ktorých chcete pozvať.
Mali by ste vidieť kalendáre ľudí, ktorých pozvete. Niektorí používatelia však svoje plány nezdieľali – a ak je to tak, mali by ste sa pokúsiť zabezpečiť, aby to zmenili (možno budete musieť inovovať aj ich tarify predplatného Google Workspace).
4. Používajte integrácie tretích strán
Keď váš tím prijme hybridný pracovný model, mali by ste odstrániť čo najviac prekážok spolupráce. Dobrou správou je, že Kalendár Google má viacero integrácií tretích strán, ktoré vám môžu pomôcť používať viac vašich obľúbených aplikácií spolu. So spoločnosťou Google môžete integrovať komunikačné nástroje, ako je Zoom, a ďalšie užitočné aplikácie, ako je napríklad pripomienka stretnutia.
Ak chcete integrovať aplikácie tretích strán s Kalendárom Google, prejdite na stránku + ikonu na pravej strane obrazovky. Potom vyhľadajte alebo vyberte aplikácie, ktoré chcete použiť. Potom si môžete vybrať Inštalácia správcu alebo Individuálna inštalácia, podľa toho, čo vyhovuje vašim potrebám.
5. Majte na pamäti štátne sviatky iných krajín
Ako súčasť vášho hybridného modelu môžete mať členov tímu pracujúcich v rôznych krajinách. A ak pôsobíte cez rôzne hranice, je dôležité si uvedomiť, že celý svet nejazdí podľa rovnakého plánu.
Ak sa pokúšate dohodnúť stretnutia, uistite sa, že tieto udalosti nie sú v rozpore s inými sviatkami. Napríklad, zatiaľ čo Spojené kráľovstvo neberie 4. júla voľno, USA áno. Môžete sa opýtať členov svojho tímu, ale množstvo miest nájdete aj online; typu “[krajina] štátne sviatky [rok]”a mali by ste byť schopní nájsť zoznam.
6. Obmedzte počet stretnutí, ktoré máte
Ak ste niekedy mali prácu 9-5 na dlhšiu dobu, pravdepodobne budete vedieť, aké zbytočné sú mnohé stretnutia. A ak do toho nepôjdete so správnym plánom, môžete sa rýchlo dostať do pasce, kde váš tím diskutuje o poslednom stretnutí.
Pred naplánovaním stretnutia sa opýtajte, či je potrebné ho uskutočniť. Väčšinu času, môžete poslať správu cez Slack alebo namiesto toho napíšte členom svojho tímu e-mail. Ak potrebujete zorganizovať stretnutie, majte jasný zoznam bodov, o ktorých sa hovorí, a držte ho čo najkratší.
7. Pre termíny použite funkciu Úlohy v Kalendári Google
Nebyť neustále v rovnakej miestnosti s kolegami môže byť požehnaním. Často sa napríklad môžete sústrediť na dokončenie úloh, ktoré si vyžadujú značné kognitívne úsilie – bez obáv z toho, že by vás ostatní rozptyľovali. Môže však spôsobiť aj problémy.
Jedným problémom je, že môžete zabudnúť na dôležité termíny. Na zmiernenie tohto problému však môžete použiť Kalendár Google. Sledovanie termínov je jednoduché; môžete ísť do Vytvoriť > Úloha a zadajte všetko, čo potrebujete dokončiť. Potom si vyberte dátum, do ktorého to má byť splatné.
Okrem Kalendára Google môžete používať nástroje ako Todoist a Microsoft To Do na podobné účely.
8. Zablokujte čas, počas ktorého budete pracovať na dôležitých úlohách
Jednou z výhod hybridnej práce je, že máte väčšiu flexibilitu pri plánovaní. Koncept „Hlbokej práce“ je z knihy Cala Newporta na túto tému a jedna z hlavných súčastí zahŕňa prácu na náročných úlohách každý deň – bez rozptyľovania.
Hlboká práca nie je niečo, čo môžete očakávať počas osemhodinového dňa, ale naplánovať si vrecká na náročné úlohy je dobrý nápad. Môžete ísť do Vytvoriť > Úloha vyhradiť si čas na dokončenie svojich projektov a tiež sa môžete rozhodnúť, či chcete nastaviť opakujúce sa úlohy.
Časové blokovanie je na začiatku ťažké a odporúčame vám pozrieť si naše najlepšie tipy na blokovanie času aby som ti pomohol.
Kalendár Google: Praktický spoločník pre vaše hybridné pracovné snahy
Hybridná práca môže byť prínosom pre zamestnávateľov aj zamestnancov. Keď to urobíte správne, môžete vytvoriť prostredie pre členov tímu, ktorí môžu spolupracovať a inovovať – a zároveň dať ľuďom viac slobody. Ak budete mať väčšiu kontrolu nad svojim plánom, môžete si všimnúť, že členovia tímu sú produktívnejší.
Kalendár Google dokáže vyriešiť mnohé problémy vyplývajúce z hybridných pracovných modelov, ako je obmedzená transparentnosť a komunikácia. Vyskúšajte tieto tipy a zistite, či vám fungujú.
