Pre mnohých ľudí je kontrola e-mailov nevyhnutnou súčasťou ich pracovného alebo akademického života. Závislosť od e-mailu (alebo únava z e-mailu) sa však môže dostať takmer na každého a je ľahké si zvyknúť kontrolovať svoju doručenú poštu počas dňa a noci.
Tu je návod, ako vytvoriť zdravší vzťah s e-mailom, aby ste znížili stres a užili si prestoje s menším počtom rozptýlení. Vo veľkej väčšine prípadov si nové správy aj tak nevyžadujú okamžitú pozornosť.
O e-mailovej závislosti
Ako často počas dňa kontrolujete e-maily? Vo všeobecnosti je menej časté kontrolovanie e-mailov – povedzme približne trikrát denne – spojené s menším stresom a pocitmi preťaženia. Počítače v ľudskom správaní. Je pravdepodobné, že mnohí používatelia e-mailov majú tendenciu kontrolovať svoje účty oveľa dôkladnejšie.
Na prvý pohľad to nie je zlá vec: snažíte sa byť zodpovední a odpovedať na správy včas. To však môže viesť k pocitu, že musíte neustále sledovať svoju schránku.
Hoci niektorí ľudia potrebujú pre svoj profesionálny úspech takto pozorne sledovať e-maily, mnohí iní môžu ťažiť z toho, že otváranie priečinkov doručenej pošty bude o niečo menej časté. Vo väčšine prípadov môžu tieto správy obsahujúce reklamy, ktoré vás nezaujímajú, alebo pripomienky schôdzok počkať niekoľko hodín.
Tu je návod, ako skrátiť čas, ktorý strávite každodennou kontrolou (a staraním sa o) e-mailov.
1. Udržujte e-mail mimo telefónu
Znížte únavu e-mailov v každodennom živote odstránenie všetkých e-mailov z telefónu. Tým sa odstráni pokušenie skenovať doručenú poštu počas zvláštnych okamihov počas dňa, najmä keď nemáte hodiny. Môže sa stať iba počítačovou aktivitou.
2. Skontrolujte si doručenú poštu v konkrétnych časoch
Snažte sa kontrolovať e-maily v konkrétnych časoch počas dňa, povedzme o 9:00, poludnie a 16:00. (alebo akékoľvek usporiadanie, ktoré vyhovuje vášmu rozvrhu). Zamerajte sa na tri stanovené časy denne alebo ešte menej, v závislosti od vašich potrieb.
Táto stratégia, niekedy známa ako dávkovanie e-mailov, má tendenciu zahŕňať menšie emocionálne vyčerpanie z e-mailu Internetové zásahy. Namiesto toho, aby ste mali pocit, že musíte byť neustále k dispozícii, e-mail sa stáva lepšie zvládnuteľnou činnosťou, ktorá sa odohráva len niekoľkokrát denne.
Ak máte obavy nechať potenciálnych e-mailových korešpondentov čakať, nastavte si správu s automatickou odpoveďou. Nakonfigurujte a opakujúca sa automatická odpoveď v Gmaile so správou uvádzajúcou časy, kedy zvyčajne kontrolujete e-maily každý deň. Ako potenciálnu zálohu uveďte telefónne číslo a povedzte príjemcom správy, aby zavolali alebo poslali SMS v prípade, že si niečo vyžaduje naliehavú pozornosť.
Z väčšej časti môže nastavenie týchto hraníc pomocou monitorovania e-mailov viesť k oveľa väčšiemu pokoju a zároveň zabezpečiť, aby ste videli a odpovedali na dôležité správy včas. Je to to najlepšie z oboch svetov.
3. Hneď ráno prestaňte kontrolovať e-maily
Podľa prieskumu približne jedna tretina mileniálov kontroluje e-maily hneď po prebudení Spánkový poradca, aj keď táto prax často zahŕňa zvýšenú úzkosť. Impulz je pochopiteľný – chcete naskočiť do pracovného dňa alebo do štúdia – ale nie je to najpríjemnejší spôsob, ako stráviť dopoludnie. Myšlienky na nevybavený zoznam úloh vám začnú vŕtať v mozgu ešte predtým, ako vôbec vstanete z postele.
Namiesto toho odolajte nutkaniu otvoriť doručenú poštu hneď ráno vytvorte si lepšiu rannú rutinu to zahŕňa niektoré aktivity, ktoré máte radi. Urobte si na chvíľu chutné raňajky, pretiahnite sa alebo denník. Všetky čakajúce e-maily môžu počkať.
4. Dávajte pozor na svoj kontrolný impulz
Kedy najčastejšie pociťujete potrebu kontrolovať e-maily? Je to hneď po prebudení alebo počas dňa vždy, keď dôjde k prestojom na pár minút? Kontrolný impulz môže byť taký obvyklý a automatický, že si ho ani nevšimnete.
Ak chcete tento zvyk lepšie sledovať, stiahnite si aplikácie navrhnuté tak, aby vám pomohli zmeniť vaše návyky, ako napríklad Strides. Stanovte si cieľ znížiť počet kontrol e-mailov alebo (ak je to možné) množstvo času, ktoré strávite interakciou s e-mailom. Ak sa rozhodnete pre jasný cieľ, skrátenie času stráveného e-mailom bude o niečo jednoduchšie.
5. Zatvorte v počítači kartu E-mail
Pri práci je jednoduché nechať kartu e-mailu otvorenú a klepnúť na ňu vždy, keď príde nová správa. Odvádzanie pozornosti upozornením od e-mailu však môže vykoľajiť koncentráciu a prerušiť pracovný tok. Nie je prekvapením, že jedným z nich je kontrola e-mailov spoločné výzvy na riadenie úloh že je ťažké sústrediť sa na to, čo musíte urobiť.
Ak je to možné, povzbuďte svoj tím, aby komunikoval s iným nástrojom, ako je Slack alebo Microsoft Teams. Funkcie chatu môžu v mnohých prípadoch nahradiť e-mailovú komunikáciu.
Ak je ťažké zbaviť sa tohto zvyku, odhláste sa zo svojho e-mailu a zakaždým zadajte prihlasovacie meno a heslo. Pridáva to ďalší krok k celému procesu a robí ho menej automatickým. Časom však oceníte možnosť sústrediť sa bez neustáleho pozerania na záložku emailu a čakania, kým sa objaví prichádzajúca správa.
6. Sledujte svoj čas e-mailom
Presné sledovanie toho, koľko času strávite e-mailom, vám uľahčí skrátenie času. Na iPhone funkcia Screen Time zobrazuje, koľko času strávite v e-mailovej aplikácii. Medzitým nástroje digitálnej pohody systému Android nielen pomáhajú sledovať váš čas na e-mailoch, ale tiež vám umožňujú vložiť e-mail do špecifickej pracovnej aplikácie, ktorá zostane skrytá, keď nepracujete.
Prípadne použite aplikáciu na sledovanie času, ako je Toggl Track alebo RescueTime na sledovanie používania e-mailov. Niekedy stačí vidieť, kam ide váš čas, dostatočným motivátorom na to, aby ste obmedzili svoje e-mailové návyky.
Skrotte svoje návyky kontroly e-mailov, aby ste znížili stres
Sotva ste sami, ak je pre vás ťažké odolať nutkaniu nahliadnuť do schránky počas dňa, no je to zlozvyk. Ponechaním e-mailových aplikácií mimo telefónu, obmedzením počtu kontrol ich každý deň a jednoducho sa stanete viac uvedomujúc si svoju tendenciu pozerať sa na doručenú poštu, je možné prekonať preťaženie e-mailami a uvoľniť čas na iné činnosti.
Vyskúšajte tieto tipy a zistite, ktoré z nich vám pomôžu spravovať vaše e-mailové návyky najlepšie, a čoskoro sa budete cítiť o niečo menej viazaní na upozornenia v doručenej pošte.