Je to také jednoduché a pritom také silné.

Pri spracovaní veľkých dávok údajov je len málo funkcií Excelu tak univerzálnych ako funkcia SUBSTITUTE. Žiaľ, často sa tragicky prehliada v prospech oveľa komplikovanejších riešení často jednoduchých problémov.

Funkcia SUBSTITUTE je rýchly a čistý spôsob, ako dezinfikovať údaje, pridať podrobnosti do správ a vytvoriť jednoduchú komunikáciu prostredníctvom formulárov. Zvládnutie tejto funkcie a pochopenie jej používania z nej robí nenahraditeľný a ľahko použiteľný nástroj na analýzu veľkých súborov údajov.

1. Vytváranie komunikácie prostredníctvom formulárov pomocou funkcie SUBSTITUTE v Exceli

Funkcia SUBSTITUTE v Exceli uľahčuje rýchlu a jednoduchú výmenu vopred určených značiek na kúsku vopred naformátovaného textu. To umožňuje používateľom jednoducho vytvárať komunikáciu prostredníctvom formulárov a vymieňať si informácie, ktoré sa menia pri každej iterácii.

Šablónu môžete umiestniť do bunky v tabuľke a potom zadať zoznam príjemcov do inej tabuľky. Potom zreťazte funkcie SUBSTITUTE v inej bunke a pridajte podrobnosti o každom príjemcovi.

instagram viewer

Všimnite si, že do seba môžete vložiť viac ako jeden SUBSTITUTE:

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(Šablóna!)$A$1, "{ cardlastfour }", F2), "{ billingtotal }", E2), "{ typ karty }", D2), "{ enddate ", TEXT(C2, "mmm dd, yyyy")), "{ lname ", B2), "{ fname ", A2)

Ak sa mení príliš veľa polí, môžete celé písmeno rozdeliť na odseky a zmeniť ich jeden po druhom. V poslednej bunke riadku spojte všetky tieto odseky do jedného písmena.

Automaticky generované e-maily sú fantastickým spôsobom, ako rýchlo a jednoducho osloviť zoznam zákazníkov, vytvoriť personalizovanú marketingovú korešpondenciu alebo vytvoriť prispôsobené sprievodné listy.

Dlhšie správy môžete rozdeliť na odseky alebo jednotlivé vety, aby ste sa vyhli príliš zložitým vzorcom SUBSTITUTE. Môžete dokonca použiť podmienky na ďalšie prispôsobenie, ako je napríklad výmena rôznych zoznamov zručností v sprievodnom liste na základe typu práce, o ktorú sa uchádzate.

2. Použitie funkcie SUBSTITUTE v Exceli na generovanie správ

Funkcia SUBSTITUTE je užitočná nielen na vkladanie základných informácií do vopred naformátovaných polí, ale dokáže vložiť aj zložité výpočty do vopred pripravených správ. Injekčné výpočty vám to umožňujú použite Excel na vytvorenie dashboardu ktorý poskytuje vizuálne informácie a poskytuje prispôsobené pozorovania založené na údajoch.

Kombinácia SUBSTITUTE na predbežné generovanie blokov textu a podmienok, ako je funkcia IF, vám umožňuje vytvárať podrobnejšie zostavy.

Vo vyššie uvedenom príklade môžete vidieť, že pomocou niektorých informácií zo zostavy sa vytvárajú dva samostatné odseky. Podmienená funkcia potom môže určiť, ktorý z dvoch odsekov je vhodné zobraziť čitateľom zostavy.

Prvý odsek je vytvorený pomocou tohto vzorca:

=IF(A2>B2, SUBSTITUTE(Šablóny!$A$3, "{ percento rastu ", (ROUND(B2 / A2, 2) * 100) - 100 & "%"), SUBSTITUTE(Šablóny!$A$4, "{ pokles percent }", 100 - (ZAokrúhlené(A2 / B2, 2)) * 100 & "%"))

Spárovanie viacerých reťazených funkcií SUBSTITUTE s podmienkami vám môže pomôcť navrhnúť prehľadnejšie informačné panely a zostavy. Výpočty je možné vykonávať aj priamo vo funkciách SUBSTITUTE, aby ste zabezpečili, že svojim čitateľom poskytnete len tie najrelevantnejšie informácie.

3. Dezinfekcia údajov programu Excel pre ukladanie pomocou funkcie SUBSTITUTE programu Excel

Pokiaľ ide o dlhodobé ukladanie údajov, len málo hľadísk je takých zásadných ako dezinfekcia. Udržiavanie odpadových údajov pred znečistením alebo poškodením množiny údajov je nevyhnutné na zabránenie budúcim chybám, ktorým nerozumiete.

To môže znamenať čokoľvek od vyčistenia nepovolených znakov zo súboru údajov až po zabezpečenie toho, aby sa s rezervovanými kľúčovými slovami zaobchádzalo ako s textom, a nie s príkazmi. Bez ohľadu na to, čo musíte urobiť, aby boli vaše databázy zabezpečené hrozby ako SQL injection a vaše údaje použiteľné, môže vám pomôcť funkcia SUBSTITUTE v Exceli.

Môžeme napríklad pripraviť zoznam používateľských odpovedí na prieskum na vloženie do SQL databázy. Neoverené údaje môžu obsahovať rôzne nepovolené znaky, ktoré môžu spôsobiť problémy, ak sa neodstránia:

=SUBSTITUTE(A2:A4, "'", '\'")

Vyššie uvedená funkcia predstavuje zjednodušený, ale nevyhnutný krok pri príprave údajov na uloženie. Táto funkcia skúma každú odpoveď v stĺpci B, či neobsahuje jednu cenovú ponuku. Ak je prítomný, znak má predtým pripojenú spätnú lomku. Pridanie spätných lomítok pomáha zaistiť, že vyhradené znaky nebudú zasahovať do dotazu použitého na vloženie údajov do databázy.

Ak je potrebné znak alebo reťazec, ktorý hľadáte, úplne odstrániť, funkcia SUBSTITUTE je stále užitočná:

=SUBSTITUTE(B2:B20, "$", "")

Použitie prázdneho reťazca pre tretí argument úplne odstráni zadané znaky z bunky. Pomocou funkcie SUBSTITUTE môžete odstrániť konkrétny text, aby ste z údajov úplne vymazali potenciálne škodlivé znaky.

4. Zabezpečenie správneho formátovania údajov pomocou funkcie SUBSTITUTE v Exceli

Jedným z potenciálnych problémov pri zbere údajov je možnosť získania chybných informácií. Keď používatelia zadajú informácie vo formulári s voľnou odpoveďou, môže to viesť k nesprávnym informáciám o hlásení. Nepresné údaje môžu byť také jednoduché ako bežná preklep alebo zložité ako rovnica v nesprávnom formáte.

Funkcia SUBSTITUTE v Exceli je dokonalý spôsob, ako zabrániť tomu, aby jednoduché chyby spôsobovali nesprávne vykazovanie údajov. Pri analýze výsledkov produkovaných konkrétnym zdrojom môže odstránenie známych nepresností pomôcť získať presnejšie výsledky:

=SUBSTITUTE(A2, "Názov spoločnosti Inc.", "Názov spoločnosti Inc.")

Vyššie uvedený príklad ukazuje, ako môže funkcia SUBSTITUTE odstrániť jednoduchý preklep zo zoznamu recenzií produktov. Nahradením bežného preklepu sa môže zabezpečiť, že zmienka o značke alebo spoločnosti nebude pri neskoršom skúmaní údajov prehliadnutá.

Použitie funkcie SUBSTITUTE na nahradenie známych potenciálnych chýb správnymi informáciami môže zachytiť problémy vo vašom súbore údajov skôr, ako sa stanú problémami, čo vám pomôže vyhnúť sa chybám, ak chcete použiť svoj tabuľka pre profilovanie údajov v budúcnosti.

Funkcia SUBSTITUTE Excelu: jednoduchá, ale funkčná

Zatiaľ čo funkcia SUBSTITUTE môže byť relatívne jednoduchá, je to mimoriadne užitočný vzorec. Nahradenie textu vo vopred naformátovaných blokoch, pomoc pri vytváraní správ, dezinfekcia údajov a odstraňovanie informácií o potenciálnom probléme z množiny údajov len poškriabajú povrch.

Používanie výpočtov v rámci SUBSTITUTE a ich spárovanie s podmienenými vzorcami pomáha rozširovať jeho možnosti. Môže rozšíriť dashboardy a zostavy z prezentovania vizuálnych údajov na poskytovanie komplexných automaticky generovaných analýz.

Kombináciou tejto funkcie s inými vzorcami a technikami môžete vytvoriť dashboard, ktorý konkuruje špecializovaným databázovým nástrojom. Znalosť a porozumenie funkcie SUBSTITUTE Excelu je teda nevyhnutné, ak ste analytik údajov, inžinier alebo pracujete s rozsiahlymi súbormi údajov.