Podniky a korporácie na celom svete už dlhé roky používajú Excel ako nástroj na správu zásob. Ale keďže je predstavených veľa špecializovaného softvéru na správu zásob, životaschopnosť Excelu pre túto úlohu je spochybňovaná.
Aj keď je Excel veľmi užitočný program, stačí na správu zásob? Ak chcete odpovedať na túto otázku, porovnajme správu zásob v Exceli so softvérom na správu zásob.
Prečo veľa firiem používa Excel na správu zásob
Excel je v podstate tabuľkový procesor, ktorý využíva mriežky buniek na rýchlu konsolidáciu, organizáciu a výpočet údajov. Ide však nad rámec základnej aritmetiky –Excel má šablóny a funkcie na riadenie projektov, účtovníctvo, prognózovanie a iné odborné úlohy. To je dôvod, prečo je to tiež aplikácia na správu zásob mnohých firiem.
Excel má nízku bariéru vstupu, pretože je ekonomický. Stačí si kúpiť licenciu na Microsoft Office a môžete začať. To je dôvod, prečo by ste to našli všetci od startupov až po korporácie.
Okrem toho je Excel veľmi všestranný. Môžete si ho prispôsobiť podľa svojich jedinečných požiadaviek a pridať makrá, vzorce a šablóny. S Excelom sa neobmedzujete len na nudné čísla. Môžeš
vytvárať výkonné grafy a tabuľky v Exceli na prvý pohľad vizuálne prezentovať a analyzovať údaje.6 Nevýhody riadenia zásob v Exceli
Niet pochýb o tom, že Excel ponúka pôsobivé funkcie, ktoré začínajúce podniky a malé podniky používajú na správu svojich zásob. S rastom podnikov však vznikajú problémy v dôsledku obmedzení Excelu ako nástroja na správu zásob. Tu sú niektoré z jeho obmedzení.
1. Časovo náročný proces a nedostatočná automatizácia
Väčšie podniky riešia rozsiahlejšie inventáre, ktoré musia byť manuálne zdokumentované v Exceli. Od zadávania a aktualizácie údajov až po organizáciu a kontrolu stojí riadenie zásob v Exceli spoločnosť veľa manuálnej práce a času.
V ideálnom svete by ste chceli, aby vás Excel vyzval, keď vaše zásoby klesnú na určitú úroveň, aby ste mohli zmeniť poradie. Bohužiaľ to tak nie je, pretože v Exceli chýba automatizácia.
2. Zvýšená možnosť ľudských chýb
Ďalším problémom pri manuálnom zadávaní údajov je možnosť ľudských chýb. Aj keď sa takýmto chybám často dá vyhnúť v menšom meradle, ľudské chyby sú takmer nevyhnutné pri riešení masívneho prílevu údajov z viacerých zdrojov.
Napríklad nesprávny vzorec môže ovplyvniť viacero buniek, ak nie celú tabuľku, čo vedie k chybným hláseniam. Takéto chyby, zdanlivo neškodné, môžu často generovať nesprávne výsledky, ktoré stoja spoločnosť milióny dolárov.
Hľadanie a oprava týchto chýb je úplne nová loptová hra. Ako nájdete chýbajúcu čiarku alebo desatinnú čiarku v tisíckach dátových buniek? Aj keď problém nájdete, často sa musí opraviť vo viacerých bunkách, čo môže trvať niekoľko hodín.
3. Nedostatok aktualizácií v reálnom čase
Efektívna správa zásob vyžaduje údaje v reálnom čase pre rýchle a presné rozhodovanie. V Exceli to však nie je možné, pretože tabuľku musíte aktualizovať manuálne po každej zásielke alebo predanom produkte. Dokonca aj s najoddanejšími zamestnancami, ktorí majú záujem o dostupné zásoby a spotrebný materiál, budú vaše údaje v Exceli často o krok pozadu.
Kvôli nedostatku aktualizácií v reálnom čase sa podniky často musia rozhodovať na základe zastaraných údajov. To môže viesť k niekoľkým problémom, ako je nadmerné alebo nedostatočné zásobenie.
4. Obmedzená spolupráca
Efektívna spolupráca je nevyhnutná pre riadenie zásob, pretože sa zaoberá údajmi z viacerých zdrojov. Okrem zdieľania zošitov, komentovania a doplnkov tretích strán je v Exceli málo funkcií spolupráce. Súčasná aktualizácia údajov o zásobách je však v Exceli problém.
5. Nedostatok zabezpečenia a histórie údajov
V každom podnikaní potrebujú viaceré zainteresované strany prístup k špecifickým častiam údajov o zásobách. To sa stáva problematické pri práci s Excelom, pretože neponúka prístup na základe rolí. Osoba s prístupom k tabuľke zásob k nej môže pristupovať úplne alebo vôbec, čo sťažuje ochranu citlivých informácií spoločnosti.
Aj keď môžete sledovať zmeny v Exceli, pre spoločnosti s väčšími a komplexnejšími súbormi údajov o zásobách to nestačí. Je ťažké sledovať, kto vykonal zmeny v údajoch zásob, aké zmeny boli vykonané a kedy boli vykonané.
Takáto obmedzená kontrola umožňuje komukoľvek ľahko zmeniť inventárne údaje, aby sa skryli podvodné aktivity, čím sa ohrozí integrita inventárnych údajov.
Prečo prejsť na softvér na správu zásob?
Ak máte problémy so správou zásob pomocou Excelu, je čas prejsť na softvér na správu zásob. Na rozdiel od Excelu je tento softvér špeciálne navrhnutý pre riadenie zásob a hladko kombinuje všetky aspekty riadenia zásob, ako sú predajné kanály, dopĺňanie zásob a skladovanie.
Okrem toho, že ponúka riešenie na jednom mieste, softvér na správu zásob ako napr Cin7 a Zoho inventár automatizovať proces pomocou upozornení a upozornení. Poskytujú špecializované funkcie vytvárania prehľadov, ktoré pomáhajú predpovedať trendy predaja a robiť rozhodnutia podložené údajmi o zásobách v reálnom čase.
5 výhod softvéru na správu zásob oproti Excelu
Najnovší softvér na správu zásob ponúka oproti Excelu obrovské výhody. To spôsobuje, že problémy s automatizáciou a škálovateľnosťou, s ktorými sa používatelia Excelu stretávajú, sú so softvérom na správu zásob nadbytočné.
Pozrime sa na výhody aplikácií na správu zásob, aby sme zistili, ako prekonáva Excel.
1. Automatizácia šetrí čas a zdroje spoločnosti
Softvér na správu zásob automatizuje správu zásob pomocou technológie RFID alebo snímačov čiarových kódov. Automatizuje aj preskupovanie. Keď vaše zásoby dosiahnu určitú hranicu, automaticky sa vygenerujú nákupné objednávky, čím sa zabráni nadmernému alebo nedostatočnému zásobovaniu.
Automatizácia procesu robí veci spravovateľnými, čo šetrí čas a zdroje spoločnosti. Je to krok nahor oproti Excelu, vďaka čomu je oveľa jednoduchšie škálovať vaše podnikanie strategickým priradením ušetreného času a zdrojov k snahám generujúcim zisk.
2. Spoľahlivejšie údaje
Automatizáciou väčšiny aspektov riadenia zásob softvér na riadenie zásob minimalizuje riziko ľudských chýb. Nielenže to robí získané údaje spoľahlivejšie, ale tiež znižuje čas a zdroje, ktoré sa inak vynakladajú na audit a opravu chýb.
Spoľahlivé údaje sa premietajú do presných predpovedí, ktoré sú kľúčové pre rast každého podniku. Presná analýza údajov môže pomôcť spoločnostiam prijímať informované rozhodnutia týkajúce sa zmeny poradia a prideľovania zdrojov, čím sa zvyšuje ziskovosť a umožňuje škálovateľnosť.
3. Systémová integrácia sa stáva hračkou
Softvér na správu zásob sa môže integrovať s ostatnými oddeleniami vašej firmy, ako je nákup, predaj, účty atď. Takáto bezproblémová integrácia šetrí spoločnosti od manuálneho zhromažďovania údajov z rôznych oddelení a ich konsolidácie do zošita programu Excel.
Škálovanie často zahŕňa súčasné podnikanie na viacerých predajných trhoch. S Excelom by ste museli vytvárať a spravovať množstvo inventárnych zošitov pre rôzne predajné kanály a snažiť sa, aby boli spoľahlivé a aktuálne.
Softvér na správu zásob tento proces uľahčuje integráciou všetkých kanálov. Nebudete musieť podstupovať problémy so správou takýchto rozsiahlych údajov pomocou softvéru na správu zásob, pretože automaticky zbiera údaje a poskytuje sledovanie zásob v reálnom čase.
4. Jednoduchšie predpovedanie a plánovanie
Správa zásob v Exceli zaostáva za tým, čo sa deje, kvôli svojmu manuálnemu zadávaniu. Táto medzera medzi vašimi tabuľkovými zásobami a skladovými zásobami sa stáva významnou prekážkou pri efektívnom predpovedaní, plánovaní a rozhodovaní. V konečnom dôsledku sa podniky snažia splniť neustále sa zvyšujúce požiadavky trhu a nedokážu konkurovať spoločnostiam používajúcim automatizované riešenia.
Použitie softvéru na správu zásob odstraňuje túto medzeru s údajmi o zásobách v reálnom čase. Kedykoľvek máte prehľad o úrovniach zásob na viacerých miestach, nákupných objednávkach a podobne. Prognózy a plánovanie sú jednoduchšie a presnejšie s pomocou dostupných údajov v reálnom čase.
5. Zvýšená bezpečnosť údajov s prístupom na základe rolí
Na rozdiel od Excelu poskytuje softvér na správu zásob prístup na základe rolí. Správcovia môžu prideľovať roly s rôznymi oprávneniami a úrovňami dostupnosti.
Napríklad manažér skladu môže mať úplný prístup k softvéru s povolením na prístup k dostupným údajom, generovanie správ, zadávanie objednávok a ďalšie. Referent pre zadávanie údajov má zároveň prístup len k obrazovkám na zadávanie údajov.
Prístup na základe rolí pomáha vytvárať a udržiavať firemnú hierarchiu a zlepšuje bezpečnosť citlivých firemných informácií. Okrem toho pomáha sledovať, aké zmeny boli vykonané v systéme, kto ich vykonal a kedy. To zvyšuje zodpovednosť a minimalizuje riziko narušenia súkromia a podvodu.
Aplikácie na správu inventára pomáhajú škálovať vašu firmu
Excel je zvyčajne dostatočný pre malú firmu, najmä ak nemá peniaze na míňanie na špecializované aplikácie a služby. Toto je však prekážkou škálovateľnosti, keď vaše podnikanie rastie. Takže príde čas, keď sa objavia viditeľné problémy. Keď príde taký čas, súčasťou riešenia je špecializovaný softvér na riadenie zásob.
So softvérom na správu zásob môžu podniky lepšie spravovať svoje zásoby automatizáciou procesu, odstránením ľudských chýb a zlepšením spolupráce. Automatizácia by sa však nemala obmedzovať len na riadenie zásob. Spoločnosti by sa mali vždy snažiť zvyšovať efektivitu a ziskovosť automatizáciou rôznych aspektov podnikania.