Máte problém nájsť tú správnu osobu, ktorej chcete poslať e-mail? Naučte sa zefektívniť svoj proces a nájdite vždy ten správny kontakt na profesionálne e-maily.

Prestaňte v pracovných e-mailoch hovoriť: „Dúfam, že si na to tá správna osoba“. Nesprávne smerované správy zriedkavo vyvolávajú pozitívnu odozvu. Zniete neisto a neprofesionálne, pretože ste nepreskúmali svoju kontaktnú osobu.

Zvyknite si overovať príjemcov. Tu je sedem tipov, ako zabezpečiť, aby ste vždy našli správnu kontaktnú osobu pre pracovné e-maily.

1. Vygooglite si osobu, ktorej potrebujete poslať správu

Pred čímkoľvek iným skúste použiť Google. Je to výkonný vyhľadávací nástroj s viac ako 100 biliónmi indexovaných stránok. Môžete vyhľadať kohokoľvek. Rýchle vyhľadávanie zobrazí ich profily na sociálnych sieťach, osobné webové stránky, fotografie, blogy, pracovné skúsenosti a kontaktné údaje.

Vzhľadom na rozsiahlu databázu Google si spresnené výsledky vyžadujú presné dopyty. Možno nenájdete relevantné informácie, pokiaľ nepoznáte celé meno danej osoby. Napríklad "Jose Luansing Jr." má 7 350 prístupov. Medzitým zadanie „Jose“ na Google vytvorí 2,6 miliardy stránok, ktoré by sa ťažko triedili.

instagram viewer

Ak chcete získať spresnené výsledky, pošlite Googlu ďalšie informácie. Ak poznáte iba krstné meno osoby, vyhľadajte jej webovú stránku spoločnosti alebo firmy. Väčšina značiek má stránku Meet the Team. Ak použijeme vyššie uvedený príklad, pridanie výrazu „makeuseof.com Writer“ k výrazu „Jose“ zníži výsledky na 10,1 milióna.

Ľudí s bežnými menami je ťažké nájsť. Pokiaľ nemajú silnú online prítomnosť, nezobrazia sa v niekoľkých prvých Google SERP. Mená ako John, Joe, Smith a Mary majú miliardy hitov. Ani pre influencerov a celebrity nebude ľahké predbehnúť historické postavy s rovnakým názvom.

Namiesto prehrabávania sa stovkami výsledkov vyhľadávania sa obráťte na sociálne siete. Stále prídete s niekoľkými hitmi. Väčšina platforiem vám však umožňuje filtrovať možnosti na základe polohy, spoločných priateľov, vzdelania a práce. Nebudete strácať čas irelevantnými výsledkami.

Keď nájdete profil svojho potenciálneho zákazníka, vyhľadajte jeho profesionálnu e-mailovú adresu. Zdržte sa ich pridávania alebo nasledovania. Nie každý sa cíti dobre, keď má svojich spolupracovníkov a obchodných partnerov na sociálnych sieťach.

Preskúmajte špecializované sociálne siete ak nemôžete nájsť svoju kontaktnú osobu na Twitteri, Facebooku alebo Instagrame. Mnohí uprednostňujú používanie nemainstreamových kanálov.

3. Hádaj e-maily a krížová kontrola na Googli

Hádanie e-mailových adries zahŕňa menej neistoty, ako si ľudia myslia. Aj keď proces vyžaduje pokusy a omyly, nemusíte posielať správy náhodným cudzincom. Stačí si overiť kontaktné údaje online. Pomocou Google, platforiem poštových služieb a stránok sociálnych médií presne eliminujete nesprávne odhady.

Pracovné e-mailové adresy majú podobný formát. Povedzme, že hľadáte kontaktné informácie Jose Luansinga, vedúceho pracovníka spoločnosti MakeUseOf. Jeho e-mailová adresa bude pravdepodobne:

Po uvedení možných kombinácií ich vyhľadajte online. Facebook, Twitter a Instagram často skrývajú e-mailové adresy – budete mať väčšie šťastie, keď ich overíte na stránkach Google a LinkedIn.

Tiež skontrolujte, či má e-mailová adresa profil Gmail. Zadajte svoje potenciálne adresy do konceptu Gmailu a potom umiestnite kurzor myši na každý kontakt. Na fotke nižšie má profil iba jedna adresa.

4. Použite vyhľadávacie platformy WHOIS

Vyššie uvedené tipy fungujú iba pri sledovaní jednotlivcov. Možno vám nebudú užitočné, ak potrebujete kontaktovať vlastníkov webových stránok, ktorých nepoznáte. Spoločnosti zriedka predstavujú svojich správcov webu. Vo väčšine prípadov obsahuje stránka značky Meet the Team jej zakladateľov, výkonných pracovníkov, predstavenstvo a manažérov na strednej úrovni.

Ak chcete nájsť technické informácie o webovej lokalite, použite vyhľadávacie nástroje WHOIS. Môžu vám povedať vlastníka ľubovoľnej domény, kontaktné údaje, informácie o registrátorovi a registrovanú polohu. Niektoré stránky dokonca zverejňujú svoje obchodné čísla. Pred zavolaním sa uistite, že ste požiadali o povolenie a predstavte sa.

5. Opýtajte sa svojej siete

Ak by sa váš výskum dostal do slepej uličky, požiadajte o pomoc online. Zistite, či vás niekto nasmeruje na osobu alebo oddelenie, ktoré potrebujete. Kto vie? Vaši online priatelia môžu poznať vašu kontaktnú osobu. Môžete dokonca požiadať o neformálne predstavenie, aby ste nemuseli posielať chladný e-mail.

Nahrajte krátky príspevok na svoje platformy sociálnych médií. Uveďte oddelenie alebo osobu, ktorú hľadáte, vysvetlite, prečo ich potrebujete, a požiadajte o najlepší spôsob, ako vás kontaktovať. Snáď ti odpovie niekto z vnútra. Ak nie, získajte užitočné podrobnosti – použite ich na generovanie presných výsledkov na Googli a sociálnych médiách.

Ak chcete získať lepšie odpovede, navštívte skupiny špecifické pre dané odvetvie. Povedzme, že potrebujete kontaktné údaje konkrétneho blogera. Namiesto uverejňovania na nástenke sa spýtajte komunity pre spisovateľov na voľnej nohe.

Zatiaľ čo vyššie uvedené tipy prinášajú presné výsledky, ich vykonanie si vyžaduje čas. Môžete stráviť niekoľko hodín prehľadávaním stránok na Googli alebo pýtaním sa na sociálnych sieťach.

Ak sledujete viacero ľudí, zvážte použitie nástroje na vyhľadávanie e-mailov. Hoci väčšina prémiových platforiem účtuje poplatky za predplatné, hromadne presne overujú e-mailové adresy. Ušetríte veľa času.

Vezmime Snov.io ako príklad. Štartovací balík stojí 30 až 39 dolárov mesačne. Zároveň však overuje tisíce e-mailových adries a navyše môžete extrahovať všetky registrované e-mailové adresy v rámci domény.

7. Stačí poslať svoj e-mail

Ak napriek vyššie uvedeným tipom stále nemôžete nájsť správnu e-mailovú adresu, hľadajte alternatívy. Vaše potenciály by sa mali aspoň zúžiť. Nájdite tie, ktoré sú priradené k vašej kontaktnej osobe, a zistite, kto vám môže pomôcť.

Ako vždy, udržujte správny tón. Aj keď si nie ste istí svojím príjemcom, vyhnite sa všeobecným, nedomysleným riadkom, ktoré robia e-maily neprofesionálnymi, ako napríklad:

  • Dúfam, že vás tento e-mail nájde dobre.
  • Komu sa to môže týkať.
  • Ahojte všetci!
  • Dúfam, že si na to tá správna osoba.

Pamätajte: Ľudia pravidelne dostávajú desiatky e-mailov. Na prekonanie hluku potrebujete personalizovaný obsah prispôsobený potrebám druhej strany. V opačnom prípade svoju správu neprenesiete. A namiesto použitia všeobecných vyhlásení o vylúčení zodpovednosti vysvetlite svoju situáciu. Ak ste zdvorilí a úprimní, príjemcovia vás nasmerujú na správnu kontaktnú osobu.

Či už posielate ponuky predaja alebo kladiete pracovné otázky, nájdite vhodnú kontaktnú osobu. Neexistuje žiadne ospravedlnenie pre nesprávne adresované e-maily. Vyhľadávacie nástroje, stránky sociálnych médií a vyhľadávacie nástroje zjednodušili overovanie e-mailov ako kedykoľvek predtým. S trochou prieskumu nájdete kontaktné informácie kohokoľvek.

Okrem dvojitej kontroly príjemcov upravte svoj úvod. Vystrihnite všeobecné, nadmerne používané frázy. Sebavedomá, jedinečná úvodná línia, ktorá rezonuje s príjemcom, zvýši mieru otvorenia vášho e-mailu. Hluk dokážu prerušiť iba personalizované správy.