Digitálny neporiadok sa prejavuje rôznymi spôsobmi, vrátane neusporiadaných plôch, neotvorených e-mailov, zle označených súborov a načítaných priečinkov doručenej pošty. Vychádzajú z chaotického virtuálneho života.
Ak máte tendenciu odkladať organizáciu súborov, je čas zmeniť svoj zlozvyk. Bráni produktivite. Tu je niekoľko spôsobov, ako digitálny neporiadok spomaľuje váš pracovný tok, spôsobuje zbytočný stres a odvádza vašu pozornosť od vašich povinností.
1. Triedenie cez neusporiadané súbory stráca čas
Neusporiadané digitálne registračné systémy sú spôsobené zlými návykmi. Väčšina používateľov náhodne odosiela rôzne súbory na svoje plochy, stiahnuté súbory alebo priečinky dokumentov. Aj keď sa niekoľko nesprávne umiestnených dokumentov na prvý pohľad zdá byť zvládnuteľné, ak zanedbáte správnu správu, môžu sa rýchlo nahromadiť.
Pamätajte: voľba krátkodobého pohodlia vytvára dlhodobé prekážky. Keďže sa vo vašich priečinkoch hromadí neporiadok, nájdenie konkrétnych súborov bude postupne trvať dlhšie. Ako príklad si vezmite vyššie uvedenú fotografiu. Žiadny zo súborov v tomto priečinku nebol pomenovaný; pred nájdením toho, čo potrebujete, by ste ich museli prehľadať.
Aby ste napravili tento zlozvyk, cvičná organizácia súborov. Uistite sa, že každá uložená fotografia, video alebo dokument pôjde priamo do príslušného priečinka. V predvolenom nastavení ich prestaňte odosielať do priečinkov na sťahovanie alebo pracovnej plochy.
2. Neporiadok je rušivý
Ponechanie súborov v ich predvolených priečinkoch na ukladanie zaplní vašu obrazovku. Pokiaľ neurčíte nový cieľ, budú pokračovať vo vypĺňaní vašich stiahnutých súborov, dokumentov alebo priečinkov na pracovnej ploche. Ak si nedáte pozor, mohli by zaberať celú vašu obrazovku.
Nielenže tento typ neporiadku vyzerá hrozne, ale spôsobuje aj vizuálne preťaženie. Vaša myseľ viac pracuje na spracovaní rôznych informácií. V dôsledku toho sa pridaný kognitívny stres bude cítiť ohromujúci, bude vám brániť v čo najlepšom výkone a naruší tok vašich myšlienok.
Najlepším riešením je vytvoriť konvencie pre pomenovanie súborov (FNC). Označte svoje súbory podľa ich účelu. V ideálnom prípade by mala vaša FNC ilustrovať ich obsah, funkciu, autora a relevantnosť projektu – zoskupiť aktíva na základe spoločných znakov.
3. Hromadenie nepoužívaných softvérových programov bráni rýchlosti zariadenia
Digitálni domorodci potrebujú niekoľko pracovných a osobných softvérových programov. The Obchod s aplikáciami uvádza, že globálni používatelia si v roku 2021 stiahli 143 miliárd aplikácií. Je bežné pravidelne skúšať viacero nástrojov.
Napriek vysokému počtu stiahnutí je väčšina aplikácií opustená. Statista hovorí, že 25 % sa použije len raz. Prejdite si priečinok sťahovania – nájdete programy, na ktoré ste už zabudli. Možno ste museli otestovať nový pracovný nástroj, alebo možno vo vás prebudila zvedavosť trendová hra.
Udržiavanie starých aplikácií po ruke sa môže zdať pohodlné, no výrazne spomaľujú zariadenia. Inštalácia programov zaberá miesto na disku. Stále budú spotrebovávať výpočtový výkon, aj keď ich často nespúšťate.
Najlepšie je zastaviť hromadenie nepoužívaných programov. Ak neuvidíte, že opakovane používate niečo, čo ste si stiahli, odstráňte to. Stačí znova nainštalovať vymazané aplikácie podľa potreby.
4. Dezorganizované aktíva spomaľujú sledovanie úloh
Používatelia majú tendenciu prijímať pracovné aplikácie príliš rýchlo. Správa z roku 2021 od Spoločnosť Okta, Inc. ukazuje, že 10 % zamestnávateľov v USA používa 199+ pracovných nástrojov. Áno, každý program prináša špecifické výhody. Ale začlenenie príliš veľkého množstva do vašej každodennej rutiny spomaľuje váš pracovný tok –prepínanie medzi platformami stráca čas.
Používajte len tie, ktoré potrebujete. Budovanie a udržiavanie viacerých systémov spôsobuje zbytočný kognitívny stres. Kým prepínanie kariet trvá niekoľko sekúnd, vstrebávanie nových informácií si vyžaduje aspoň niekoľko minút. Ak budete neustále preskakovať medzi úlohami, budete mať problémy s udržaním pozornosti.
Ak chcete zefektívniť obchodné procesy, investujte do platformy, ktorá kombinuje všetky vaše pracovné nástroje. Napríklad by ste mohli dostať nástroje projektového manažmentu. Umožňujú vám prideľovať úlohy, sledovať priebeh projektu, robiť celofiremné oznámenia a odosielať súkromné správy z jednej platformy.
5. Mať viacero účtov s rôznymi prihlasovacími údajmi je mätúce
V súčasnosti je bežné mať niekoľko účtov. Ak vezmeme do úvahy rôzne dostupné platformy sociálnych médií, pracovné nástroje, systémy riadenia projektov, informačné bulletiny a poskytovateľov poštových služieb, môžete ľahko mať tucet profilov.
Bohužiaľ, sledovanie viacerých prihlasovacích údajov je náročné. Mnohí si len nastavia krátke slová zo slovníka, ktoré si ľahko zapamätajú ako heslá. Avast dokonca uvádza, že 83 % Američanov recykluje slabé heslá na osobných a profesionálnych účtoch. Hoci sú nezabudnuteľné, sú tiež neisté. Skúsený hacker by mohol rýchlo obísť bežné kombinácie pomocou metód hackovania hrubou silou.
Ako heslá vyberte dlhé alfanumerické reťazce. Ak máte problém si ich zapamätať, investujte do a bezpečný a spoľahlivý správca hesiel ktorý automaticky vypĺňa prihlasovacie stránky.
6. Uchovávanie starých dôverných dokumentov vás vystavuje riziku krádeže ID
Okrem neporiadku na pracovnej ploche ohrozujú vašu bezpečnosť aj neusporiadané súbory. Dokumenty od vládnych agentúr, zamestnávateľov, obchodných partnerov, zdravotníckych zariadení a komerčných bánk obsahujú dôverné informácie osobne identifikovateľné informácie (PII).
Upozorňujeme, že zločinci môžu s týmito osobnými údajmi spáchať rôzne druhy podvodov. Ak sa im do rúk dostanú priame identifikátory ako vaše SSN, celé meno a informácie o zamestnávateľovi, nič im nezabráni ukradnúť vašu identitu. Bez vášho vedomia by si dokonca mohli vziať obrovské pôžičky.
Vo všeobecnosti vykonajte dodatočné kroky na ochranu dôverných súborov. Šifrujte svoje priečinky, vyhýbajte sa odosielaniu osobných údajov prostredníctvom e-mailu a natrvalo odstrániť staré dokumenty pomocou skartovačov súborov.
7. Informačné preťaženie spôsobuje stres
Multitaskeri často otvárajú desiatky kariet naraz. Súčasne preberajú rôzne úlohy, aby dokončili viac práce, ale ironicky, prepínanie kontextu iba zabíja produktivitu. The Americká asociácia psychológie hovorí, že kognitívny stres z absorbovania príliš veľkého množstva informácií a preskakovania medzi úlohami vás robí neefektívnymi. Na konci pracovného dňa toho spravíte menej.
Prestaňte preťažovať svoj mozog údajmi. Vaša myseľ bude blúdiť, ak budete neustále vidieť náhodné úlohy. Jednu minútu dokončujete článok do práce a ďalšiu minútu bezmyšlienkovite listujete receptami na večeru.
Namiesto toho, aby ste nechali otvorené rôzne dokumenty, súbory a zoznamy úloh, minimalizujte ich a uložte ich, kým ich nebudete potrebovať. Sústreďte sa len na danú úlohu. Potrebujete pokoj a slobodu vstúpiť do kreatívneho, produktívneho stavu toku.
Hodnotenie digitálneho minimalizmu a zvýšenej produktivity
Preplnený digitálny priestor je rovnako škodlivý ako neporiadny stôl. Hoci organizovanie virtuálnych súborov môže znieť zdĺhavo, prečesávanie stoviek súborov, e-mailov a priečinkov bude plytvať oveľa viac energiou. Ak chcete byť efektívni, uistite sa, že môžete plynule navigovať v digitálnych systémoch.
Všimnite si tiež, že odbúravanie presahuje organizáciu súborov. Namiesto jednoduchého usporiadania priečinkov každých pár mesiacov začleňte do svojho každodenného života postupy digitálneho minimalizmu. Zvyknite si udržiavať čistý virtuálny priestor.
