Nikdy neposielajte zle zostavené e-maily. Príšerné štruktúry nielen zamieňajú posolstvo, ale vyvolávajú u príjemcov negatívny dojem o vašej pracovnej morálke a profesionalite. Dobré komunikačné schopnosti sú kľúčové v každom odvetví.
Aby ste sa vyhli chybám, skontrolujte svoje návrhy. Opravte tieto bežne prehliadané zlé postupy a chyby, ktoré spôsobujú, že e-maily sú neprofesionálne.
1. Spamové riadky predmetov
Obchodníci si myslia, že predaj-y predmetu zvýšiť sadzby za otváranie e-mailov; žiaľ, prinášajú opačné výsledky. Príjemcovia majú tendenciu ignorovať príliš propagačné e-maily. Pokiaľ vás už nepoznajú, nemajú povinnosť kontrolovať vašu správu.
Namiesto toho, aby ste boli predajní, buďte pútaví. Skladať predmety priťahujúce pozornosť zahŕňajúce opisné slová na zamyslenie. Prebuďte zvedavosť vašich čitateľov. Môžete použiť otvorené otázky a návrhy – len sa uistite, že sú relevantné pre vašu správu. V opačnom prípade vás môžu príjemcovia zablokovať za zneužívanie subjektov clickbait.
2. Vtipy a vtipné poznámky
Dvakrát si premyslite, než vložíte vtipy do pracovných e-mailov. Aj keď vám zdieľanie smiechu môže v niektorých prípadoch pomôcť vybudovať si vzťah, často spôsobí viac škody ako úžitku. Vtipy sa ťažko doručujú e-mailom. Dokonca aj odľahčené slovné hry môžu byť považované za sarkastické alebo urážlivé, ak vám čitateľ nerozumie.
Vo všeobecnosti platí, že preskočte vtipy. Namiesto toho preskúmajte iné spôsoby, ako odľahčiť náladu, napríklad zdieľaním osobného príbehu alebo diskusiou o spoločnom záujme. Byť prístupný a priateľský nevyžaduje roubíky.
3. Emojis a nadmerné interpunkčné znamienka
Viac poskytovateľov poštových schránok dnes používa emotikony. Platformy ako Outlook a Gmail vám dokonca umožňujú vkladať emotikony do riadkov predmetov.
Hoci sú zábavné a kreatívne, nepatria do pracovných e-mailov. Ľudia vnímajú emotikony inak. Napríklad, zatiaľ čo vy môžete použiť emotikon smejúcej sa tváre na vyjadrenie radosti, iní to môžu považovať za sarkazmus. Smajlíci nie vždy vyjadrujú zamýšľanú správu.
Tiež pochybní obchodníci majú radi emotikony. Ak ich často používate, príjemcovia si vás môžu spájať s phishingovými útokmi, predajnými bulletinmi a príliš propagačnými reklamami.
4. Preklepy a gramatické chyby
Preklepy nemenia zámer. Aj keď napíšete nesprávne každé slovo vo svojom e-maile, čitatelia ho stále pochopia pomocou kontextových indícií. Pokročilé gramatické chyby môžu spôsobiť zmätok, ale text nebude nezrozumiteľný.
Znamená to, že môžete prehliadnuť preklepy? Určite nie! Aj keď pravopisné a gramatické chyby vašu správu nepokazia, vyzerajú neopatrne. Či už ponúkate záujemcom alebo aktualizujete kolegu, budete mať problém získať si ich dôveru neprofesionálnym písaním.
Najlepším spôsobom je skontrolovať koncepty pred ich odoslaním. Prejdite svoj text cez a spoľahlivá kontrola pravopisu, odstráňte zbytočné chmýří, podľa toho upravte tón a vymeňte zložité slová za jednoduchšie. Opakujte tieto kroky toľkokrát, koľkokrát je to potrebné.
5. Zdĺhavé odseky
Pri kopírovaní a vkladaní konceptov e-mailov z Dokumentov Google alebo Microsoft Word buďte opatrní. Textové procesory majú rôzne predvolené nastavenia. Nemôžete očakávať, že vaše e-maily budú vyzerať tak, ako keď ste ich písali. Prispôsobia sa štýlu písma, veľkosti textu a medzier aktuálneho programu.
Osvedčeným postupom je kopírovanie a prilepenie bez formátovania stlačením Ctrl/Cmd + Shift + V namiesto iba Ctrl/Cmd + V. Ak tak urobíte, vymažú sa predchádzajúce zmeny formátu. A aby ste sa vyhli zdĺhavým textovým blokom, ponechajte v každom odseku dve až tri vety.
6. Nadmerné informácie
Rozsiahle vysvetlenia sú prospešné, no musíte si ich správne načasovať. Neuvádzajte len náhodné fakty. Čitatelia pravdepodobne odkliknú váš e-mail, ak ich hneď na začiatku zahltíte informáciami.
Zdieľajte len to, čo čitatelia potrebujú. Pri vysvetľovaní zložitých tém pripojte relevantné výskumné dokumenty, naplánujte si virtuálne konzultácie a uspokojte všetky otázky, ktoré vám prídu do cesty.
7. Všeobecné záverečné vyhlásenia
Všeobecné záverečné vyhlásenia sú vzdialené. Vyzerajú neprofesionálne a navyše oslabujú závery vášho e-mailu. Budete mať menšie šance na úspešné zatvorenie. Pri ukončovaní e-mailov používajte priamejšie, stručnejšie alternatíva k „teším sa na vašu odpoveď“.
Už sú nadužívané. Čitatelia ich už videli stokrát – nezanechajú pozitívny vplyv. Namiesto použitia všeobecných riadkov použite silnú výzvu na akciu. Povedzte svojim čitateľom o ich možnostiach a povedzte im, aby konali na základe vášho e-mailu.
8. Nepotrebné prílohy
E-mailové prílohy uľahčujú zdieľanie informácií. Namiesto preťaženia čitateľov zdĺhavými, nevyžiadanými správami ich nasmerujte na relevantné zdroje. Ušetríte tým čas všetkým zúčastneným stranám.
Preto by ste sa tiež mali zdržať hromadného odosielania súborov. Používatelia sú vo všeobecnosti skeptickí, pokiaľ ide o otváranie príloh, pretože by mohli šíriť malvér. Posielanie viacerých súborov e-mailom dokonca vyvoláva obavy o bezpečnosť.
Ak musíte odoslať niekoľko dokumentov súčasne, použite nástroj na zdieľanie súborov, ako je Dropbox. Nahrajte súbory na preferovanú platformu, nastavte potrebné obmedzenia ochrany osobných údajov a potom odošlite prístupový odkaz e-mailom.
9. „Kreatívne“ formáty
Vyhnite sa hre s odvážnymi fontami. Text môžete podčiarknuť, zvýrazniť kurzívou alebo tučným písmom, ale použite predvolený štýl, farbu a veľkosť písma.
„Kreatívne“ typy písma prinášajú v profesionálnom prostredí zanedbateľné výhody. Odvádzajú pozornosť čitateľov od vášho e-mailu. Namiesto pochopenia zámeru správy sa ich myseľ zameria na rôzne farby a štýly, ktoré ste použili.
Tiež zvláštne formáty spôsobujú, že vyzeráte povrchne. Poskytovatelia poštových služieb dokonca posielajú e-maily obsahujúce poburujúce vzory a farby priamo do priečinkov so spamom.
Kreatívne šablóny používajte iba vtedy, ak sú v súlade s vašou značkou. Napríklad nižšie uvedený príklad ukazuje ako platforma virtuálnych stretnutí s názvom Gather zdieľa svoje vlastnosti bez kompromisov v profesionalite.
10. Nejasné motívy
Malé rozhovory môžu pomôcť odľahčiť nepríjemné stretnutia, ale zriedka sa hodia na pracovné e-maily. Prestaň biť okolo kríka. Väčšina ľudí odklikne, ak sa im vaša správa bude zdať únavná a mätúca.
Ak chcete vyjadriť svoj názor, použite jasný a stručný jazyk. Úvod by mal byť stručný a pútavý, pričom telo sa musí venovať danej téme. Nejasné vysvetlenia v konečnom dôsledku povedú k e-mailom, ktoré budú strácať čas.
Ak nemôžete skomprimovať tému do jednej správy, usporiadajte namiesto toho stretnutie. Aplikácie na nastavenie schôdzok eliminovať spätné e-maily pri plánovaní hovorov. Stačí poslať druhej strane odkaz na pozvánku a čakať na jej odpoveď.
Udržujte svoje pracovné e-maily profesionálne a rešpektované
Pri počte e-mailov, ktoré pravidelne odosielate a prijímate, očakávajte, že niektoré chyby prepadnú. Občasné preklepy sú pochopiteľné. Majte však na pamäti, že dôsledné používanie podpriemerných šablón na vás bude mať zlý vplyv. Príjemcovia môžu mať dokonca pocit, že nestoja za dobre premyslené e-maily. Nikdy nevynechajte fázu korektúry.
Ak chcete napísať ešte lepšie e-maily, preštudujte si tie zlé, ktoré dostávate. Nájdite spoločné znaky medzi rôznymi ponukami predaja, bulletinmi a pokusmi o neoprávnené získavanie údajov vo svojom priečinku so spamom. Robiť gramatické chyby je jedna vec, ale používanie IP adries na čiernej listine, zneužívanie jazyka sales-y a náhodné hromadné posielanie odkazov je vec druhá.