Ako používať Notion pre hybridnú prácu: The Ultimate Guide

Hybridná práca sa stala populárnejšou s nárastom celosvetovej penetrácie internetu. A po približne dvoch rokoch práce z domu počas pandémie COVID-19 mnohí zamestnávatelia prijali dohody, ktoré zamestnancom umožňujú pracovať aspoň časť času mimo kancelárie.

Napriek výhodám spojeným s hybridnou prácou môžete vydržať pokles produktivity, ak nemáte zavedené správne systémy. Našťastie aplikácie ako Notion uľahčili spoluprácu s vaším tímom, keď nie ste všetci súčasne v kancelárii.

V tomto článku sa dozviete viac o tom, ako môžete použiť Notion na hybridnú prácu. Poskytneme vám tiež podrobné pokyny, ktoré vám pomôžu rýchlejšie implementovať tieto tipy.

1. Pridávanie používateľov do pracovných priestorov

Kedy prácu v hybridnom prostredí, uľahčenie vzájomnej spolupráce členov tímu by malo byť vašou najvyššou prioritou. V Notion je to celkom jednoduché; aj keď máte iba bezplatný plán, stále môžete do svojich pracovných priestorov pridávať ďalších používateľov.

Počet používateľov, ktorých môžete pridať do svojho pracovného priestoru, bude závisieť od vášho predplatného. Ak používate bezplatný plán, môžete pridať až 10 ľudí; toto by malo byť viac než dosť dobré, ak pracujete ako agentúra alebo iný druh malého podniku.

Ak získate platenú verziu Notion, budete mať oveľa vyšší limit. Verzia Plus vám umožňuje pridať až 100 ľudí do jedného pracovného priestoru a tento počet sa s obchodným plánom zvýši na 250. Ak máte Notion Enterprise, môžete svoje limity prediskutovať s predajným tímom Notion.

Bez ohľadu na to, ktorý plán používate, proces pridávania používateľov do vašich pracovných priestorov Notion je rovnaký.

1. Ísť do Nastavenia a členovia > Členovia. Keď tam budete, uvidíte modré tlačidlo s názvom Pridať členov.
2. Zadajte e-mailovú adresu osoby, ktorú chcete pozvať do svojho pracovného priestoru Notion. Ak máte Notion Plus alebo vyšší, môžete tiež rozbaliť rozbaľovaciu ponuku a určiť, či je pozvaný vlastník alebo člen pracovného priestoru.
3. Keď ste pripravení pridať používateľa do svojho pracovného priestoru, vyberte Pozvať.

Ľudí môžete pozvať aj tak, že prejdete na stránku členov a skopírovaním odkazu na odoslanie všetkým.

2. Kategorizácia rôznych projektov

Pri používaní Notion pre hybridnú prácu je dobré mať svoje projekty organizované. Svoje úlohy môžete kategorizovať niekoľkými spôsobmi. Nižšie vám ukážeme dve možnosti, ako to urobiť.

Vytváranie ďalších pracovných priestorov

Notion vám umožňuje mať až 10 pracovných priestorov, ak máte bezplatný plán. Podobne ako pri pridávaní používateľov do týchto priestorov sú vaše limity vyššie, ak si zakúpite platené predplatné. V každom prípade budete postupovať podľa rovnakého postupu pri vytváraní nových pracovných priestorov v aplikácii.

1. V hornej časti ľavého panela s nástrojmi kliknite na svoj aktuálny pracovný priestor. Keď sa zobrazí rozbaľovacia ponuka, vyberte ikona s tromi bodkami. 2. Po výbere ikony uvedenej vyššie sa zobrazí možnosť s názvom Pripojte sa alebo vytvorte pracovný priestor. Kliknite na toto. 3. Notion sa vás opýta, na čo chcete používať svoj pracovný priestor. Vyberte si, čo najlepšie vyhovuje vašim potrebám a vyberte si ďalej. V tomto prípade vyberieme Pre môj tím keď diskutujeme o hybridnej práci. 4. Potom budete musieť pomenovať svoj pracovný priestor. Po vykonaní tohto postupu stlačte tlačidlo ďalej znova tlačidlo. 5. Notion vám potom poskytne príležitosť zdieľať váš nový pracovný priestor s ostatnými. Ak to chcete urobiť, zadajte ich e-mailové adresy alebo skopírujte odkaz. Keď si všetko prispôsobíte, vyberte Vezmi ma do Notiona budete môcť používať svoj nový pracovný priestor.

Vytváranie stránok v rámci stránok

Ďalším spôsobom, ako môžete kategorizovať svoje projekty, je vytváranie stránok na stránkach. Ak chcete vytvoriť novú vzorovú stránku v Notion, vyberte + tlačidlo na ľavom paneli nástrojov.

Na tejto stránke môžete klepnutím vytvoriť ďalšiu stránku / a výber Stránka. Keď to urobíte, môžete si všetko prispôsobiť tak, ako to považujete za potrebné.

3. Sledovanie dôležitých úloh

Softvér na riadenie projektov je skvelý spôsob, ako rozvíjať svoje podnikanie, a ak ste zamestnanec alebo nezávislý pracovník, budete tiež chcieť používať tieto druhy riešení. Pri používaní Notion pre hybridnú prácu máte množstvo možností na sledovanie dôležitých úloh.

Notion má niekoľko šablón, ktoré môžete použiť na presnejšie sledovanie svojich projektov. Nájdete tu Ganttove diagramy, stránky riadenia úloh a projektov a niekoľko ďalších možností. Mnohé z nich sú na použitie zadarmo a svoje obľúbené šablóny môžete jednoducho duplikovať do svojho pracovného priestoru Notion. Robiť to:

1. Ísť do pojem.so/šablóny a vyberte si šablónu pre vás a váš tím.
2. Pod Duplicitné informácie, vyberte pracovný priestor, v ktorom ho chcete použiť, a kliknite naň Duplicitná šablóna. Potom si budete môcť všetko ihneď prispôsobiť svojim potrebám.

4. Poskytovanie súhrnov pre vaše stretnutia

Ak nepracujete na rovnakom mieste ako členovia vášho tímu, vedieť, ako ďaleko ostatní pokročili v projektoch, na ktorých spoločne pracujete, môže byť náročné. Aj keď by ste sa mali snažiť obmedziť počet stretnutí, občas je dobrý nápad.

Počas stretnutia sa oplatí určiť niekoho, kto si bude robiť poznámky. Môžete to urobiť, keď nastavenie Kalendára Google pre hybridnú prácu tiež, ak chcete pridať túto aplikáciu do svojho systému produktivity.

Po skončení stretnutia môžete jednoducho vytvárať súhrny stretnutí pomocou Notion AI. Ak to chcete urobiť, stlačte medzerník a vyberte Zhrnúť keď sa objaví Notion AI. Nástroj potom bude pracovať na poskytnutí rýchleho súhrnu vašej stránky.

5. Sprístupnenie vašich najdôležitejších stránok

Notion vám umožňuje sprístupniť vaše najdôležitejšie stránky presunutím ich poradia na ľavom paneli nástrojov. To však nie je jediná vec, na ktorú sa obmedzujete. Môžete tiež pridať stránky medzi obľúbené. Ak chcete urobiť to druhé:

1. Klepnite na ikonu ikona troch bodiek keď umiestnite kurzor myši na jednu z vašich stránok.
2. Kliknite na Pridať k obľúbenýma vaša stránka sa zobrazí v hornej časti obrazovky.

6. Vytváranie kalendárov obsahu a sociálnych médií

Ak ste súčasťou marketingového tímu, pri práci na hybridnej dohode je dôležité udržiavať aktuálny obsah a kalendáre sociálnych médií. Vďaka myšlienke je to jednoduché; môžete si vytvoriť svoj vlastný kalendár vytvorením tabuľky a výberom Nová databáza.

Notion má tiež niekoľko šablón na vytváranie sociálnych médií a kalendárov obsahu. Pri vytváraní novej stránky kliknite na Pridať nové > Šablóny a vyberte si niečo, čo vám vyhovuje.

Urobte svoj hybridný pracovný model efektívnejším s nápadom

Hybridná práca má niekoľko výhod, ak zavediete správne systémy, ale je dôležité, aby ste si ich pred prechodom na takúto dohodu usporiadali. Notion je praktický nástroj na riadenie pracovného toku vášho tímu a zabezpečenie toho, aby každý pokračoval v práci na dosahovaní vašich spoločných cieľov.

Môžete použiť niekoľko šablón, ktoré vám pomôžu sledovať váš obsah a plány sociálnych médií, ako aj získať prehľad o projektoch všetkých. Okrem toho môžete použiť Notion na poskytovanie súhrnov stretnutí a oveľa viac.