Funkcia OFFSET v programe Microsoft Excel je vysoko výkonný a všestranný nástroj. Pre svoju zložitosť a množstvo podobných funkcií je však bohužiaľ často málo využívaný.
Relatívne jednoduchá funkcia môže autorom Excelu ušetriť čas a frustráciu. Zjednodušuje získavanie presných bodov údajov z dobre organizovaného súboru základných údajov. Umožňuje tiež jednoduché vytváranie veľmi podrobných zostáv, interaktívnych vizualizácií a zložitých informačných panelov.
1. Vytváranie množín údajov s premenlivou veľkosťou
Jedným z najbežnejších použití funkcie OFFSET v Exceli je zachytávanie množín údajov s premenlivou veľkosťou. Vzhľadom na veľký súbor údajov je možné, že sa v danom čase budete chcieť pozrieť len na malú časť údajov.
Napríklad, ak máte denne automatizovaný prehľad celkových predajov zamestnancov, možno budete musieť získať súčty za daný týždeň alebo týždne.
Napísať inú funkciu SUM pre každý súčet sa dá celkom jednoducho. Funkcia OFFSET však môže byť oveľa rýchlejšia pre jednoduché použitie a opätovné použitie.
Najprv do bunky B6 zadajte deň v mesiaci, ktorým by sme chceli začať. Potom zadáme, koľko dní chceme spustiť prehľad do B7. Potom môžeme použiť a jednoduchá funkcia SUM a Funkcia AVERAGE ak chcete získať viac údajov o každom zamestnancovi počas zvoleného časového obdobia:
=SUM(POSUN(B2; 0; B6 - 1; 1; B7))=AVERAGE(OFFSET(B2; 0; B6 - 1; 1; B7)Úprava počiatočného dátumu alebo dĺžky času je rovnako jednoduchá ako úprava jednej bunky, čo môže výrazne zjednodušiť získavanie súborov údajov s premenlivou veľkosťou.
2. Povolenie vytvárania vlastných prehľadov
Použitím podobných metód, ako sú uvedené vyššie, je vytvorenie kompletnej správy s variabilným nastavením relatívne jednoduché. Prvý argument vo funkcii OFFSET môžete použiť ako odkaz na iný hárok. Ak tak urobíte, umožní vám to oddeliť zadávanie údajov a vykazovanie.
To umožní ťahať vybrané dátové segmenty z jedného listu do druhého. Okrem toho vám umožňuje zobraziť iba informácie relevantné pre váš aktuálny prehľad. Nastavenie prehľadu zobrazujúceho denné súčty pomocou rovnakých údajov ako predtým je pomerne jednoduché. Môžete to urobiť bez sťahovania údajov za irelevantné dni.
Nasledujúca funkcia posunu umiestnená v bunke B5 vytiahne počet dní zadaný v B2. Začína sa v týždni špecifikovanom v B1, pričom sa zobrazujú iba údaje za príslušné obdobie:
=OFFSET(Hárok1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)Je možné obmedziť vstupy v B1 a B2 a vytvoriť rozbaľovacie zoznamy v programe Excel s počtom dostupných týždňov pomocou overovania údajov.
3. Stránkovanie tabuľky
Funkcia OFFSET môže tiež dosiahnuť jednoduché stránkovanie tabuľky, čo je úloha, s ktorou sa bežne spája pomocou karty Excel Developer. To môže zjednodušiť a zefektívniť prácu s veľkými súbormi údajov.
Pri práci s tabuľkou s 30 000 riadkami údajov bude ťažké prehliadnuť si celý súbor údajov naraz. Vytvorenie rozbaľovacej ponuky, ktorá akceptuje rozsah čísel od 1 do 300, nám umožňuje rýchlo rozdeliť údaje na strany po 100 výsledkoch.
Funkcia OFFSET bude mať vždy svoje ukotvenie nastavené na ľavú hornú bunku údajov. Druhým argumentom je však vertikálne odsadenie. To sa bude rovnať zvolenému číslu strany mínus jedenkrát 100. Vodorovný posun, tretí argument, možno nastaviť na 0.
Štvrtý argument je nastavený na 100 a piaty argument na počet stĺpcov v množine údajov. Táto metóda uľahčuje rozdelenie extrémne veľkých častí údajov na oveľa lepšie spravovateľné časti.
Tu je príklad stránkovaného súboru údajov. Údaje zahŕňajú 500 vzoriek informácií zaznamenaných zo sady senzorov na jednom hárku a stránkovanú správu na druhom.
Zostava používa overenie údajov v bunke B1 na vytvorenie rozbaľovacej ponuky so stránkami v nej. Nasledujúci výraz v bunke A3 vytvorí telo zostavy:
=POSUN(Hárok1!A2, (B1 – 1) * 100, 0, 100, 21)4. Rozdelenie údajov pre grafy
Do prehľadu predaja, ktorý sme vytvorili pred použitím funkcie OFFSET, môžeme pridať graf. Graf môže získať premenlivé informácie na základe údajov vybratých v dvoch rozbaľovacích zoznamoch v hornej časti hárka.
Pri zmene hodnôt v hornej časti hárka sa graf automaticky zmení tak, aby odzrkadľoval vybrané týždne a poskytuje rýchlu vizuálnu referenciu každému, kto si prezerá správu.
Kombinácia tabuliek a grafov s funkciou posunu výrazne zjednodušuje vizualizáciu zložitých a meniacich sa údajov. Umožňuje tiež generovať jednoduché palubné dosky v Exceli.
5. Sťahovanie informácií podľa posunov dátumu
Vyhľadávanie konkrétnych informácií na základe časových pečiatok nie je nezvyčajné, keď hovoríme o údajoch prehľadov alebo údajoch získaných z automatizovaných časových procesov. Pri zvažovaní jedného obdobia nie je ťažké použiť podmienené funkcie ako IF alebo IFS na stiahnutie len požadovaných údajov. Ak potrebujete získať údaje na základe rozsahu dní alebo časov, je príliš ľahké spadnúť do masívnej vnorenej podmienky.
Pomocou kombinácie COUNTIF a OFFSET je získavanie údajov z rôznych časov alebo dní celkom jednoduché. Na označenie počiatočného dňa použite jednu bunku. Potom použite inú bunku na vyjadrenie dĺžky času, z ktorého chcete vytiahnuť.
Vo funkcii OFFSET je možné nastaviť výšku alebo šírku v závislosti od rozloženia vašich údajov na hodnotu pomocou funkcie COUNTIF v Exceli. To vám umožňuje určiť, koľko záznamov leží v požadovanom rozsahu a stiahnuť iba súvisiace údaje.
V tomto príklade máme súbor údajov obsahujúci záznamy za niekoľko rokov. Môžeme použiť dátum zadaný v bunke B1 a nasledujúcu funkciu na získanie iba záznamov, ktoré sa vyskytli po tomto dátume:
=OFFSET(Hárok1!U2, COUNTIF(Hárok1!V2:V501, " & B1), 0, 500 - COUNTIF(Hárok1!V2:V501, " & B1), 1)To pridáva k prehľadu značnú užitočnosť a umožňuje vám filtrovať hodnoty, ktoré prišli pred alebo po určitom dátume. Ak namiesto toho použijete funkciu COUNTIFS, môžete dokonca pridať dátum ukončenia, čím poskytnete koncovému používateľovi väčšiu variabilitu.
6. V kombinácii s COUNTIF
Okrem rozšírenia časových rozsahov funkcia COUNTIF dobre poslúži na vytiahnutie špecifických rezov všetkých typov dobre usporiadaných údajov pomocou funkcie OFFSET v Exceli. Argumenty výšky a šírky funkcie OFFSET je možné nastaviť pomocou COUNTIF. Okrem toho môžete ľahko upraviť ľubovoľné číselné údaje s nastaviteľnou hodnotou odkiaľkoľvek na vašom hárku.
Ak ste mali zoznam transakcií z jedného dňa zoradený podľa množstva transakcií, mohli by ste použiť túto techniku na stiahnutie každej transakcie nad určitú sumu. To sa dá dosiahnuť pomocou jednoduchej funkcie OFFSET, ako je táto:
=OFFSET(A2; COUNTIF(B2:B22, " & H3), 0, COUNTIF(B2:B22, " & H3), 4)Jednou z najdôležitejších vecí, ktoré si treba v tejto funkcii všimnúť, je predposledný argument, COUNTIF(B2:B22, "
Ďalšou dôležitou úvahou pre tých, ktorí chcú použiť OFFSET týmto spôsobom, je, že to bude fungovať iba v prípade, že údaje, s ktorými pracujete, sú dobre usporiadané. Nezoradené údaje nevrátia výsledky, ktoré hľadáte. Našťastie Excel obsahuje aj súpravu nástrojov na automatické triedenie na usporiadanie údajov.
Môžete to použiť na vykonávanie akcií od variabilného krájania produktov na základe ceny až po sťahovanie iba operácií vykonaných v určitom počte opakovaní. Schopnosť kontrolovať presné množstvo načítaných údajov poskytuje jemnú kontrolu nad presnou vzorkou údajov, ktoré vytiahnete z tabuliek. To umožňuje vytváranie rôznych podrobných interaktívnych správ.
Na to je funkcia OFFSET skutočne užitočná
V konečnom dôsledku funkcia OFFSET umožňuje používateľom vytiahnuť informácie z ich tabuľky s vysokou presnosťou. To šetrí čas a umožňuje používateľom vykonávať viac operácií s menším počtom funkcií.
Zjednodušuje získavanie presných údajov, ktoré potrebujete, bez použitia podmienok vnorenia. Používateľom tiež šetrí čas a námahu pri vytváraní vlastných zostáv, tabúľ a ďalších prvkov v Exceli.