Ako používať ChatGPT na písanie zložitých e-mailov v práci

Ťažké e-maily sú v určitom bode vašej kariéry nevyhnutné. Či už hovoríte nie o prevzatí ďalších projektov alebo požiadate o voľno, napísať e-mail a potom nájsť odvahu a kliknúť na odoslať môže byť úzkosť.

Je známe, že ChatGPT pomáha ľuďom písať motivačné listy a životopisy, takže sa možno pýtate, či vám môže pomôcť aj pri písaní zložitých e-mailov. Ak AI poskytnete primerané informácie, môžete získať obsah, ktorý môžete použiť ako základ pre svoj e-mail. ChatGPT vám môže pomôcť sústrediť sa na správu bez akýchkoľvek emócií, ktoré zažívate.

Krok 1: Otvorte ChatGPT

Ste pripravení začať, ak už máte účet s ChatGPT. Ak ste novým používateľom ChatGPT, môžete si vytvoriť účet pomocou svojho e-mailu alebo účtu Google. Ak si zaregistrujete nový účet, mali by ste mať svoj mobilný telefón nablízku, pretože platforma vám pošle potvrdzovací kód, aby ste mohli začať.

Krok 2: Predstavte sa a svoju úlohu v organizácii

Predtým, ako požiadate ChatGPT, aby napísal e-maily súvisiace s prácou, mali by ste platforme predstaviť seba, svoju prácu a svoje povinnosti. ChatGPT použije informácie, ktoré poskytnete, na vytvorenie e-mailov, ktoré ponúka.

Keď odošlete svoj úvod, platforma odpovie a oznámi vám dôležité informácie, ktoré získala z vášho úvodu. Ak s platformou pracujete prvýkrát, oceníte pozitívnu spätnú väzbu, ktorú vám poskytne, keď sa predstavíte.

Tu je príklad úvodu:

Tu je odpoveď ChatGPT:

Krok 3: Vyzvite ChatGPT, aby napísal požadovaný e-mail

Akonáhle oznámite ChatGPT svoju prácu a koho pracujete, je pripravený vytvoriť náročné e-maily, s písaním ktorých potrebujete pomoc. Budete príjemne prekvapení, ako rýchlo AI vytvára e-maily, s ktorými môžete pracovať.

E-mail na odstúpenie

Či už sa tešíte na ďalšiu fázu svojej kariéry alebo končíte, pretože vás už nebavia súčasné okolnosti, napísanie rezignačného e-mailu môže byť ťažké. Nechcete spáliť žiadne mosty, preto chcete odísť pozitívne.

Nezabúdajte, že v budúcnosti možno budete potrebovať referencie a chcete si byť istí pri poskytovaní mien ľudí, s ktorými ste pracovali. Vaša rezignácia nie je čas na to, aby ste sa vyrozprávali z vedenia, dovolenkových zásad alebo sa sťažovali na svojich spolupracovníkov; je to o upozornení zamestnávateľa.

Vyššie uvidíte rezignačný list vygenerovaný ChatGPT, ktorý dáva zbohom a dáva vedeniu vedieť, že s nimi budete spolupracovať, aby bol prechod čo najhladší. Chcete dať výpoveď v práci? Tu sú niektoré finančné úvahy, na ktoré sa treba pripraviť.

E-mail, aby váš nadriadený vedel, že termín nedodržíte

Ak máte problémy s dodržaním termínu, najlepšie je čo najskôr informovať svojho nadriadeného alebo manažéra. Keď vedenie vie, že nemôžete dodržať termín, môže vykonať úpravy, ktoré vám umožnia termín dodržať.

Keď ostatní ľudia alebo ďalší krok závisia od toho, či dodržíte termín, všetko sa môže zastaviť, kým sa vaša úloha nedokončí. Dať ľuďom, ktorí sa na vás spoliehajú, vedieť, že termín nestihnete skôr ako neskôr, vám môže pomôcť zachovať vzťahy s vedením a vaším tímom.

E-mail so žiadosťou o núdzovú dovolenku

Už sa cítite vystresovaní zo situácie, ktorá spôsobila potrebu žiadosti o dovolenku, a sústrediť sa na písanie e-mailu je to posledné, na čo myslíte. Ak chcete riešiť svoju núdzovú situáciu, musíte napísať e-mail svojmu manažérovi alebo nadriadenému so žiadosťou o dovolenku.

Aj keď ste už dovolenku prediskutovali so svojím nadriadeným, možno mu budete musieť niečo písomne ​​predložiť. Buďte realisti, pokiaľ ide o to, koľko času potrebujete, a stanovte svojmu zamestnávateľovi primerané očakávania, kedy očakávate návrat do práce.

Keďže je pravdepodobné, že ide o žiadosť na poslednú chvíľu, možno budete chcieť uviesť, ako vás možno zastihnúť, ak plánujete byť mimo mesta. Môžete tiež uistiť svojho manažéra alebo nadriadeného, ​​že budete pravidelne kontrolovať svoje e-maily a hlasové správy, aby ste si plnili svoje povinnosti.

E-mail na povedzte „nie“ projektu

Aj keď možno budete chcieť odpovedať na žiadosť o prevzatie iného projektu pomocou “robíš si srandu?”, možno bude lepšie, ak zareagujete taktne. E-mail by ste mali poslať rýchlo, najmä ak máte tendenciu na všetko povedať áno.

Ak s odoslaním e-mailu čakáte príliš dlho, možno nájdete dôvody, ktoré vás presvedčia, aby ste povedali áno, aj keď vám vaša intuícia hovorí, že to nie je dobrý nápad a na tanieri už toho máte veľa. Musíte zabezpečiť, aby sa e-mail nezobrazoval tak, ako keby ste jednoducho nechceli pracovať.

Upravte e-mail, ktorý ChatGPT vygeneruje, aby bol v súlade s pravidlami organizácie a vyhovoval osobe, ktorá podala žiadosť. E-mail vášmu nadriadenému bude formálnejší ako e-mail kolegovi. Ak na tom potrebujete popracovať, možno vás bude zaujímať učenie ako slušne povedať „nie“ v práci.

E-mail na objasnenie organizačných priorít

Niekedy môžeme byť zavalení povinnosťami a nevieme, kde začať. Namiesto toho, aby ste sa to snažili zistiť nezávisle, najproduktívnejšia vec, ktorú môžete urobiť, je opýtať sa svojho manažéra alebo nadriadeného, ​​na čo chcete, aby ste sa zamerali.

Požiadať o pomoc môže byť desivé, pretože nechceme vyzerať, akoby sme nevedeli, čo robíme. Je lepšie opýtať sa vedenia, ako predpokladať. Môžete si myslieť, že niečo by malo byť prioritou, ale to nemusí byť to, čo je pre organizáciu rozhodujúce.

Namiesto toho, aby ste strácali čas na projekte, ktorý nie je pre organizáciu prioritou, je najlepšie hľadať potvrdenie. Ak potrebujete pomoc pri stanovení priorít, možno vás bude zaujímať najlepšie aplikácie, ktoré môžete použiť na uprednostňovanie úloh v práci.

Krok 4: Skontrolujte a upravte e-maily, ktoré vytvorí chatGPT

Keď ChatGPT vytvorí e-mail pomocou vašej výzvy, mali by ste ho skontrolovať a vykonať potrebné úpravy. Niektoré z vecí spomenutých v koncepte sa vás nemusia týkať a AI môže vynechať dôležité informácie, ktoré chcete zahrnúť.

Krok 5: Pošlite e-mail

Toto je pravdepodobne najnáročnejšia časť písania náročného e-mailu. Prestaňte sa obávať reakcie a pošlite ju! Skôr než stlačíte odoslať, možno sa budete chcieť naučiť chyby, ktoré spôsobujú, že obchodný e-mail vyzerá neprofesionálne.

Je potrebné posielať zložité e-maily

Odosielanie e-mailov negatívneho charakteru môže byť náročné, ale treba to urobiť. Vyhýbanie sa zložitým témam môže spôsobiť viac problémov, ako ich riešenie. Aj keď zostavovanie náročného e-mailu môže vyvolať úzkosť, po stlačení tlačidla Odoslať sa budete cítiť lepšie.

Váš manažér alebo nadriadený nemusí byť spokojný so správou, ale ocenia, že im dostatočne včas oznámite, čo sa deje. Riešenie konfliktov nemusí byť vašou obľúbenou činnosťou, ale je dôležité, aby ste ho efektívne zvládali. Manažment konfliktov je základnou zručnosťou, ktorú sa treba naučiť profesionálne a osobne.