7 tipov na správu úloh na zlepšenie vašej produktivity

Vaše každodenné úlohy sú základom vášho úspechu a predstavujú kroky krok za krokom potrebné na dosiahnutie vašich osobných a profesionálnych cieľov. Inými slovami, váš zdanlivo nekonečný zoznam úloh je vaša cesta k víťazstvu, takže efektívne riadenie týchto úloh je životne dôležité.

Aj keď sa môžete ponáhľať s použitím najlepšej aplikácie pre produktivitu na organizovanie svojich každodenných úloh, čo nie je zlý krok, zdokonaľovanie zručností v oblasti správy úloh je z dlhodobého hľadiska udržateľnejšie a efektívnejšie. Tento článok obsahuje niekoľko tipov na správu úloh, ktoré vám pomôžu zvýšiť produktivitu.

1. Poznajte svoj chronotyp

Ste nočná sova alebo ranné vtáča? Je pre vás jednoduchšie sústrediť sa ráno alebo neskoro večer? Všetci máme prirodzenú tendenciu zaspávať a byť bdelí počas určitých období dňa a noci. A hoci populárna kultúra často oslavuje ranné vstávanie ako produktívnejšie, realita je taká, že jedna veľkosť nesedí všetkým.

To je dôvod, prečo poznanie vášho chronotypu môže zvýšiť vašu produktivitu, pretože vám umožňuje naplánovať si úlohy, keď ste najproduktívnejší. preto vytvorenie osobného pracovného plánu na základe vášho chronotypu vám uľahčí udržať si prehľad o svojich úlohách a dosiahnuť špičkový výkon.

Napríklad, ak ste nočná sova, mali by ste si naplánovať, že budete riešiť svoje najnáročnejšie úlohy večer, keď je vaša energetická hladina najvyššia, vďaka čomu máte najlepšiu pozíciu na dokončenie svojich úloh čas.

2. Vytvorte si zoznam priorít

Teraz, keď viete, kedy ste najproduktívnejší, je čas na to uprednostnite úlohy vo svojich zoznamoch úloh pomocou Eisenhowerovej matice. Tento systém riadenia času vám pomáha určiť priority úloh ich kategorizáciou do štyroch kvadrantov: naliehavé a dôležité, nie naliehavé, ale dôležité, naliehavé, ale nedôležité, a nie naliehavé a nedôležité úlohy.

Usporiadanie zoznamov úloh na základe týchto kategórií uľahčuje identifikáciu, ktoré úlohy by mali mať prioritu a ktoré možno delegovať alebo odložiť. Týmto spôsobom si môžete naplánovať svoje najdôležitejšie a naliehavé úlohy, keď ste najproduktívnejší, čo vám dáva najlepšiu šancu dokončiť ich včas.

Napríklad ako programátor si môžete naplánovať úlohy kódovania na čas, kedy ste najpozornejší, a odpovedať na e-maily, keď je vaša energetická hladina nízka.

3. "Zjedzte tú žabu!"

Eating That Frog je ďalší tip na správu úloh, ktorý vám pomôže zvýšiť produktivitu! A nie, nehovoríme o doslovných žabách! Brian Tracy spopularizoval túto frázu vo svojej knihe s rovnakým názvom a táto živá metafora opisuje, ako sa hneď ráno pustíte do svojej najnáročnejšej úlohy.

Toto je jeden z najlepších spôsobov, ako poraziť prokrastináciu, pretože sa často môžete cítiť vystresovaní alebo ohromení, keď čelíte svojej najnáročnejšej úlohe. Keď najprv zjete tú najväčšiu žabu, ten pocit hrôzy sa zmení na pocit úspechu, posilní vaše sebavedomie a dodá vám motiváciu a dynamiku k moci cez zvyšok vášho života úlohy.

Môžete použiť Metóda Eat That Frog pomocou Todoist. Avšak aj keď sa odporúča riešiť najnáročnejšie úlohy ráno, váš najlepší čas sa môže líšiť v závislosti od vášho chronotypu, ako sme už diskutovali. To znamená, že túto metódu môžete stále používať tak, že si najnáročnejšie úlohy naplánujete, keď ste najviac nabití a produktívni.

4. Využite Parkinsonov zákon vo svoj prospech

Prokrastinácia je jedným z najbežnejších zabijakov produktivity, s ktorým väčšina ľudí v určitom okamihu zápasí. Jedným z hlavných dôvodov, prečo často odkladáte úlohy na poslednú chvíľu, je, že nemáte pocit naliehavosti alebo termínu. Je to preto, že tieto úlohy sa môžu rozšíriť a vyplniť čas, ktorý na ne máte k dispozícii – Parkinsonov zákon.

Dobrá správa je, že môžete zvýšiť produktivitu pomocou Parkinsonovho zákona vo váš prospech. Ako? Po prvé, vždy rozdeľte veľké alebo zložité projekty na menšie úlohy, aby sa vám zdali menej náročné a ľahšie riešiteľné.

Ďalej stanovte prísny termín pre každú úlohu. To vytvára pocit naliehavosti, motivuje vás dokončiť úlohu pred termínom a znižuje prokrastináciu. Tento hack vám pomôže efektívnejšie zvládnuť vaše úlohy a zabezpečí, že nebudete zaostávať vo svojich zoznamoch úloh.

5. Precvičte si jednoduché úlohy

Multitasking alebo presnejšie prepínanie kontextu je jedným z tých návykov, ktoré sa zdajú byť efektívne, ale v skutočnosti sú veľmi vyčerpávajúce a neproduktívne. Zatiaľ čo obrovské množstvo úloh vo vašom zozname úloh môže zvádzať k tomu, aby ste skúšali a robili viacero úloh súčasne, máte len toľko sústredenia a energie, ktoré môžete použiť na danú úlohu.

To zvyšuje pravdepodobnosť, že urobíte chyby, čo vedie k strate času a úsilia. Na druhej strane, zvládnutie jednoduchých úloh zlepší vašu produktivitu, čo vám umožní venovať plnú pozornosť úlohe až do jej dokončenia. To minimalizuje rozptýlenie, pomáha vám zostať sústredený a umožňuje vám robiť čo najlepšiu prácu.

Jedným z najlepších spôsobov, ako si precvičiť samostatnú úlohu, je stanoviť si pevný časový limit na sústredenie sa na úlohu a potom si dať prestávku. Táto technika riadenia času sa nazýva metóda Pomodoro a je to efektívny spôsob, ako čo najlepšie využiť svoj čas.

6. Automatizujte bežné úlohy

Čo sa teda stane s úlohami s nízkou hodnotou, ktoré sa nedostali na popredné miesto v zozname priorít? Zamyslite sa nad úlohami, ako je plánovanie stretnutí alebo zapisovanie zápisníc počas konferenčných hovorov – stavíme sa, že ich ešte musíte urobiť, však?

Najlepší spôsob, ako zvládnuť tieto úlohy, je automatizovať ich. Našťastie je ich niekoľko aplikácie, ktoré môžete použiť na automatizáciu bežných úloh, ako napríklad IFTTT alebo Zapier. Uvoľníte tak čas a energiu na hodnotnejšie a časovo citlivejšie úlohy a pomôže vám to stať sa produktívnejšími.

7. Použite správny softvér na správu úloh

Využitie všetkých vyššie uvedených tipov na správu úloh je v poriadku, no aj tak môžete mať problém zostať produktívni bez správneho softvéru, ktorý vám pomôže spravovať vaše úlohy. Vzhľadom na množstvo nástrojov na správu úloh, ktoré sľubujú, že sa z vás cez noc stane elektráreň produktivity, môže byť výber správnej možnosti skľučujúci.

Tak ako môžeš vyberte si správny online nástroj na správu úloh? Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je posúdiť svoje potreby. To závisí od vašej profesie, pracovného štýlu a preferencií, veľkosti tímu a ďalších. Posúdením vašich potrieb je oveľa jednoduchšie porovnávať rôzne nástroje na správu úloh a nájsť pre vás tú najlepšiu možnosť.

S týmito tipmi zvládnete viac za menej času

Zlepšenie zručností v oblasti riadenia úloh je kľúčom k tomu, aby ste svoju produktivitu posunuli na vyššiu úroveň. Či už ste projektový manažér alebo študent, používanie správnych techník riadenia úloh vám pomôže dosiahnuť viac za kratší čas. Začlenením týchto tipov na správu úloh do svojej každodennej rutiny si môžete zaškrtnúť všetky položky vo svojom zozname úloh.