Pri riadení projektu je dôležité uistiť sa, že váš tím je na rovnakej vlne a pracuje efektívne. To sa však ľahšie povie, ako urobí. Povzbudzovanie produktivity v tíme môže byť trochu skľučujúce. Našťastie aplikácie ako Microsoft Lists môžu túto úlohu zjednodušiť.
Microsoft Lists je súčasťou ekosystému Microsoft 365. Na prvý pohľad to znie ako jednoduchá aplikácia so zoznamom úloh, no vďaka flexibilným šablónam vám umožňuje robiť oveľa viac. Pozrieme sa na to, čo táto aplikácia umožňuje a ako ju môžete použiť na zvýšenie produktivity.
1. Plánovanie obsahu
Microsoft Lists vám umožňuje rýchlo a jednoducho spravovať publikovanie obsahu na viacerých platformách. Plánovač obsahu je jednou z mnohých šablón dostupných v aplikácii. Môžete naplánovať príspevky pre sociálne médiá, blogy alebo webové stránky a dokonca sledovať výkonnosť týchto príspevkov.
Je to podobné ako
vytvorenie plánovača obsahu v Kalendári Google, ale získate tu hotovú šablónu, ktorú je ľahké vyladiť. Táto šablóna vám umožňuje zamerať sa na vytváranie vysokokvalitného obsahu a zefektívniť proces vytvárania/distribúcie zdieľaním kalendára so svojím tímom. Zoznam vám tiež umožňuje priraďovať projekty rôznym členom tímu a umožňuje vám jednoducho sledovať termíny.2. Sledovanie postupu práce
The Sledovač pracovného postupu šablóna vám pomôže pri organizovaní a riadení vašej práce a projektov. Umožňuje vám vidieť všetky vaše úlohy a projekty na jednom mieste, čo vám umožňuje určiť priority a mať prehľad o tom, čo je potrebné urobiť.
Členom tímu môžete prideľovať úlohy a kontrolovať ich pokrok v reálnom čase. To sa hodí aj na posúdenie toho, ako dlho určitá úloha zvyčajne trvá, takže to môžete vziať do úvahy pri budúcom plánovaní. Aplikácia tiež uľahčuje kategorizáciu úloh, nastavenie priority a nastavenie dátumu začiatku/splnenia.
Niektoré z týchto funkcií sú podobné najlepšie aplikácie na správu úloh, a to je veľká chvála za to, čo je na povrchu v podstate jednoduchá tabuľková aplikácia.
3. Problémy so sledovaním
Či už pracujete sami alebo s tímom, na projektoch sa vyskytnú problémy a problémy. Môže to zahŕňať softvérové chyby, technické problémy, revízie dizajnu atď. Našťastie môžete použiť Sledovač problémov šablónu v rámci zoznamov Microsoft na riešenie akýchkoľvek problémov, ktoré sa vyskytnú počas projektu.
Šablóna obsahuje podrobnosti o každom probléme, ako je jeho priorita, stav a kto je zodpovedný za jeho vyriešenie. Tieto informácie môžete použiť na zaistenie rýchleho vyriešenia dôležitých problémov, čo pomôže tímom zostať organizovaným a na vrchole svojej práce. Dokonca vám povie, kedy bol problém nahlásený, takže sa k nemu môžete vrátiť pre budúce použitie.
4. Sledovanie nových náborov
Ak vaša časť práce zahŕňa najímanie, pohovory a prijímanie nových zamestnancov, dobre viete, aké vyčerpávajúce môže byť celé toto utrpenie. The Sledovanie náboru šablóna v rámci zoznamov Microsoft uľahčuje riadenie procesu najímania nových zamestnancov.
Môžete sledovať špecifiká každého kandidáta, ako je názov pozície, čas pohovoru, náborový pracovník a ďalšie. Táto šablóna vám dokonca umožňuje zobraziť profil každého kandidáta na LinkedIn a pokračovať priamo z aplikácie. Tiež uľahčuje sledovanie pokroku každého uchádzača počas celého procesu prijímania do zamestnania
5. Zlepšenie pracovných procesov
Microsoft Lists tiež pomáha pri budovaní efektívneho pracovného procesu pre produktívne pracovné postupy. Vďaka tomu je riadenie vašej práce jednoduchšie. Tento nástroj vám pomôže identifikovať úzke miesta a neefektívnosť vo vašom aktuálnom procese a nájsť spôsoby, ako ich opraviť.
Aj keď na to nie je určená žiadna šablóna, kombinácia postupu práce, plánovača obsahu a šablóny itinerára udalostí sa hodí. Môžete ľahko zistiť, ktoré úlohy trvajú dlhšie, takže môžete prísť na spôsoby, ako zefektívniť proces počas fázy plánovania.
Každý zoznam vám tiež umožňuje zistiť, ktorí členovia tímu potrebujú viac času na dokončenie určitej úlohy, čo vám umožňuje rýchlo riešiť problémy s produktivitou/efektivitou v tíme.
6. Sledovanie nákladov
Riadenie cash flow je kľúčové pre finančný úspech a sledovanie vašich výdavkov je dôležité pre každé podnikanie. Našťastie na to existuje šablóna s názvom Sledovanie výdavkov v zoznamoch Microsoft. Umožňuje vám sledovať a kontrolovať každý výdavok, ktorý vaša firma robí.
Jednotlivé výdavky môžete zadať zadaním sumy, dátumu a kategórie nákupu alebo výdaja. Kategorizácia túto šablónu dosť zjednodušuje a umožňuje vám rýchlo triediť a spravovať rôzne kategórie.
Dokonca vám umožňuje pridávať potvrdenia na výpočet vášho peňažného toku mesačne alebo ročne. Toto funguje podobne ako Nástroj na sledovanie rozpočtu spoločnosti Notion a pomáha pri riadení projektových rozpočtov.
7. Správa majetku
The Správca aktív šablóna v rámci aplikácie vám umožňuje sledovať všetky zariadenia vo vašej organizácii. Pomocou tejto šablóny môžete ľahko zistiť, kedy sú zariadenia prihlásené a vrátené. Každému produktu môžete priradiť majetkovú značku a jednoducho zobraziť stav, model, sériové číslo a aktuálneho vlastníka každého zariadenia.
Okrem toho môžete rýchlo pridať fotografiu, dátum nákupu, nákupnú cenu a číslo objednávky pre každé zariadenie, ktoré je buď odhlásené alebo zapísané do systému. Môžete dokonca pridať poznámky, ktoré vám povedia o stave zariadenia pre každé aktívum.
Microsoft zoznamy: Vysoko podceňovaný softvér na správu vašej práce
Možno vás prekvapí, čo ponúka zoznamy Microsoft. Ak ste si už predplatili Microsoft 365, používanie zoznamov by pre vás malo byť samozrejmosťou. Dobre sa porovnáva aj s inými aplikáciami na zvýšenie produktivity, keďže šablóny sú na rovnakej úrovni ako niektoré z najlepších šablón Notion.
Jediná vec, ktorá chýba zoznamom Microsoft, je písanie poznámok. Aj keď v aplikácii môžete vytvárať poznámky, správna šablóna na to urobí jednu z najlepších aplikácií na zvýšenie produktivity. Aj potom je množstvo vecí, ktoré môžete s touto aplikáciou robiť, neuveriteľné.
