Ak sa vaše úlohy hromadia, kým sa blíži konečný termín, a vy sa cítite preťažení, možno nezvládate svoj čas efektívne.
Väčšina z nás robí strašné chyby pri riadení času, ktoré nás nielenže stoja naše drahocenné hodiny, ale vedú aj k zvýšenej úzkosti, stresu a vykoľajeniu rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom.
Pozrime sa na niektoré z najbežnejších chýb pri riadení času a na to, ako sa im vyhnúť, aby sme zvýšili našu produktivitu:
1. Nestanovovanie cieľov
Bezcieľna práca bez cieľa môže mať za následok nedostatok motivácie a produktivity. Ľahko podľahnete rozptýleniu a nezvládate svoj čas dobre.
Ako sa tomu vyhnúť?
Stanovenie cieľov a zaviazanie sa k nim vám dáva smer a motivuje vás k dokončeniu vašich úloh. Budete sa viac sústrediť a budete lepšie riadiť svoj čas a zdroje, aby ste dosiahli svoje ciele.
Pamätajte však, že nie všetky ciele sú rovnaké. SMART (špecifické, merateľné, dosiahnuteľné, relevantné a časovo ohraničené) ciele fungujú lepšie ako nešpecifické ciele. Niekoľko štúdií podporuje tvrdenie. Jeden ako
štúdia vykonaná v bankovom sektore metropoly Cape Coast zistili, že stanovenie konkrétnych a náročných (zatiaľ dosiahnuteľných) cieľov pomohlo zvýšiť výkonnosť zamestnancov.Takže namiesto toho, aby ste mali za cieľ „dokončiť môj prvý román“, použite jeho SMART variant, t. j. „dokončiť každý mesiac aspoň jednu kapitolu môjho prvého románu“. Ten druhý je konkrétnejší, vyzýva vás a stanovuje časový limit pre váš cieľ.
2. Neurčovanie priorít
Ak nemáte zoznam úloh, ktorý by vám pomohol udržať si prehľad o úlohách, zistíte, že po nich skočíte náhodne. Na konci dňa budete mať stále veľa nesplnených úloh a frustrácie. Nejde o to, že máte málo času, ale o to, že svoj čas nemanažujete dobre.
Ako sa tomu vyhnúť?
Mať zoznam úloh vám pomôže uprednostniť vaše úlohy a dobre si spravovať čas prideľovaním času na základe dôležitosti a naliehavosti vašich úloh. Tu je postup, ako na to:
- Nájdite aplikáciu na zoznam úloh a ich prioritu ktorý vyhovuje vašim potrebám.
- Zapíšte si všetky úlohy, ktoré musíte urobiť za deň alebo týždeň do svojho zoznamu úloh.
- Zoraďte ich na základe ich dôležitosti a naliehavosti pomocou hodnotiaceho systému.
- Najdôležitejšie a naliehavé úlohy zoraďte nahor, zatiaľ čo najmenej dôležité a naliehavé úlohy zostanú na konci.
- Začnite s najdôležitejšími a naliehavými úlohami a prejdite v zozname nižšie.
3. Nesleduje čas
Ak spustíte projekt bez toho, aby ste zhodnotili, koľko času to bude trvať, je možné, že vám to zaberie viac času, než je potrebné. Alebo sa môžete stať príliš sebavedomým a zabrať si viac, ako zvládnete, bez toho, aby ste mali dostatok času na jeho dokončenie. Ak máte menej času, nielenže nebudete schopní dodržať termíny, ale produkovaná práca bude pravdepodobne podpriemerná.
Ako sa tomu vyhnúť?
Vždy zhodnoťte, koľko času by mal konkrétny projekt zabrať a snažte sa projekt dokončiť v tomto časovom rámci (nezabudnite si dať viac času na krátke prestávky). Mal by si pomocou aplikácie na sledovanie času môžete sledovať, koľko času strávite na projekte alebo úloha.
Keď viete, koľko času (v priemere) konkrétna úloha zaberie, môžete si úlohy naplánovať efektívnejšie. Urobte to dostatočne často a získate podrobný záznam o čase strávenom rôznymi úlohami v konkrétny deň/týždeň/mesiac.
Keď to budete mať, môžete zistiť, ktoré opakujúce sa úlohy vám zaberajú najviac času, a premýšľať o riešeniach, ako ich vykonávať efektívnejšie, alebo ich automatizovať, aby ste ušetrili viac času. Internet sa hemží bezplatné aplikácie na sledovanie času môžete použiť na sledovanie svojich projektov pre lepšie riadenie času.
4. Prokrastinácia
Prokrastinácia je obrovskou prekážkou v práci, najmä keď musíte dokončiť ťažkú alebo nudnú úlohu. Pridajte k tomu zmes presvedčivých rozptýlení, napríklad smartfónu, a máte dokonalý recept na prokrastináciu.
Budete flákať, poddať sa rozptyľovaniu a strácať čas, kým sa blíži termín. Prokrastinátori majú vždy málo času, zaostávajú za termínmi a nemajú takmer žiadnu rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom.
Ako sa tomu vyhnúť?
Skvelý spôsob, ako sa vyhnúť prokrastinácii, je rozdeliť obrovský projekt na menšie, lepšie zvládnuteľné úlohy. Napríklad, ak potrebujete napísať článok s 2000 slovami, namiesto toho, aby ste sa museli báť napísať celý článok, rozdeľte to na podúlohy: osnova, úvod, podnadpis 1, podnadpis 2, podnadpis 3 a záver.
Teraz si priraďte časové úseky pre každú z týchto menších úloh a zaviažte sa k nim. Budete sa cítiť viac motivovaní na dokončenie týchto menších úloh a menej pravdepodobné, že budete odkladať. Ďalšou skvelou metódou, ako prekonať prokrastináciu, je použiť techniku Pomodoro. Technika Pomodoro sleduje podobný koncept.
Tu je návod, ako môžete použite techniku Pomodoro:
- Rozdeľte projekt na menšie úlohy
- Získajte časovač a nastavte ho na 25 minút
- Dajte si 25 minút a pracujte na jednej podúlohe
- Urobte si prestávku na 5 minút, keď zazvoní časovač (po 25 minútach)
- Dokončite štyri 25-minútové cykly a potom si dajte polhodinovú prestávku
5. Neefektívne plánovanie
Všimli ste si, že niektoré dni nie sú také produktívne ako iné? Je to preto, že naša energetická hladina sa počas týždňa mení. Nielen to, rôzni ľudia majú počas dňa rôzne úrovne energie.
Ak pri plánovaní neberiete do úvahy svoje maximálne produktívne hodiny, je tu šanca, že sa ocitnete pred tými najdôležitejšími úlohami, ktoré čakajú, a zostáva vám málo času a energie.
Ako sa tomu vyhnúť?
Ste nočná sova alebo ranné vtáča? Vyhodnoťte, ako pracujete, a zistite svoje maximálne produktívne hodiny. Keď poznáte hodiny, kedy ste najproduktívnejší, naplánujte si podľa toho svoje projekty.
Prideľte svoje najproduktívnejšie hodiny najdôležitejším (a najintenzívnejším) úlohám a ušetrite si ich menej dôležité (alebo menej intenzívne) úlohy, napr. odpovedanie na e-maily alebo príprava schôdzok pracovný čas. Existuje niekoľko kalendárových aplikácií, ktoré vám môžu pomôcť efektívne plánovať; nájdite ten, ktorý najlepšie vyhovuje vašim potrebám.
6. Podľahnúť rozptýleniu
A Prieskum z júna 2020 od spoločnosti Statista odhalili, že 53,7 percent ľudí pracujúcich z domu si myslí, že ich smartfón je najväčšou príčinou rozptyľovania. Ako často sa vám stalo, že pracujete a zrazu vám začne bzučať telefón? Rozptýlite sa a teraz ste nútení skontrolovať svoj telefón.
Či už je to e-mail od klienta, správa od vášho kolegu alebo náhodné upozornenie z Facebooku, Twitteru alebo Instagramu; rozptýlenie vás môže stáť poriadny kus pracovného času.
Ako sa tomu vyhnúť?
Všetko závisí od efektívneho plánovania. Stanovte si časové úseky na prácu, kontrolu e-mailov, voľný čas atď. Keď je čas pracovať, odložte telefón bokom (v režime v lietadle), najlepšie v inej miestnosti, a pustite sa do práce.
Keďže najväčší zdroj rozptýlenia je teraz preč, je oveľa pravdepodobnejšie a jednoduchšie sústrediť sa na svoju prácu. Keďže všetku svoju pozornosť a pozornosť venujete jedinej úlohe, je menej pravdepodobné, že urobíte chyby a s väčšou pravdepodobnosťou úlohu zvládnete efektívne.
Čo ak prepnutie telefónu do režimu v lietadle pre vás nefungovalo? Čo ak sa vaša myseľ zatúla smerom k sociálnym médiám a budete nútení zdvihnúť telefón, aby ste si skontrolovali e-maily alebo prelistovali svoj Facebook priamo na svojom notebooku? Ak si to ty, skús pomocou aplikácie Freedom sa zbavíte rozptyľovania, prekonať prokrastináciu a dosiahnuť viac.
Uvoľnite svoj plný potenciál
Keď sa sústredíte na to, ako lepšie spravovať svoj čas, je ľahké stratiť prehľad o tom, prečo vôbec riadite svoj čas, t. j. urobiť viac práce.
Navigácia v množstve aplikácií na zvýšenie produktivity každý deň bez toho, aby ste vykonali viac práce, je zbytočné. Zistite, čo vám vyhovuje, a držte sa toho, bez toho, aby ste stratili zo zreteľa širší obraz. Aby ste však zistili, čo vám vyhovuje, je dôležité porozumieť vašim potrebám v oblasti riadenia času.