Analýza údajov vám môže pomôcť zlepšiť vaše procesy pomocou efektívnych metód vykazovania. Niekedy však potrebujete viac než len čísla v tabuľke, aby ste vyjadrili svoj názor. Prečo teda nepoužiť nástroje na vizualizáciu údajov, ako sú interaktívne ovládacie panely?

Môžu pomôcť vykazovať kampane, zvýšiť konverzie, analýzy a ďalšie. V tomto článku si prejdeme, ako vytvoriť interaktívny dashboard s príkladom a tiež poskytneme tipy na navrhovanie krásnych dashboardov v Exceli.

1. Usporiadajte si zdrojové údaje a vytvorte rozloženie

Dobre navrhnutý dashboard je výkonný nástroj na vytváranie prehľadov, ktorý vám môže pomôcť vizualizovať a komunikovať vaše údaje. Prvým krokom je zabezpečiť, aby vaše údaje neobsahovali chyby a boli správne usporiadané do riadkov a stĺpcov s príslušnými hlavičkami.

Panely môžete použiť v akomkoľvek odvetví, ale sú užitočné najmä vo financiách, predaji a marketingu.

Pri navrhovaní dashboardu by ste mali pamätať na to, že pre koncových používateľov by mala byť jednoduchá navigácia. Ďalším krokom je rozhodnúť o druhu rozloženia na základe informácií, ktoré je potrebné zobraziť.

instagram viewer

V našom príklade vytvorte informačný panel, ktorý zobrazuje nasledujúce informácie na jednom hárku:

  • Bunky A3 - T5: Stav projektu
  • Bunky A7-T16: Prehľad a financie projektu.
  • Bunky A15- U25: Priebeh projektu a tepelná mapa.

Vytvorte nový pracovný hárok programu Excel s názvom "Dashboard". Tu vytvoríte svoj informačný panel pridávaním prvkov. Dobrým nápadom je aj používanie štýlov textu a písiem, ktoré sú v súlade s hlasom, tónom a osobnosťou vašej značky alebo vašej značky.

2. Vytvárajte kontingenčné tabuľky na usporiadanie údajov

A kontingenčná tabuľka uľahčuje organizáciu údajov v Exceli do skupín. Tento nástroj môžete použiť na počítanie, sčítanie, násobenie hodnôt a vykonávanie viacerých akcií v rámci týchto skupín.

Aby sme demonštrovali, ako tieto interaktívne panely skutočne fungujú, vytvoríme ako príklad interaktívny panel „Projekty na voľnej nohe“.

Údaje budete musieť usporiadať do tabuľkového formátu. Ak to chcete urobiť, použite klávesovú skratku CTRL + T a vyberte údaje. Na tento účel budú naše zdrojové údaje vyzerať asi takto:

  1. Po dokončení otvorte nový pracovný hárok a označte ho ako Kontingenčná tabuľka.
  2. V rámci pracovného hárka vytvoríme kontingenčnú tabuľku tak, že prejdeme na Vložiť možnosť na stuhe. Vyberte rozsah údajov pre tabuľku.
  3. Teraz je čas vybrať polia pre vašu kontingenčnú tabuľku.
  4. Podľa nášho príkladu vyššie vyberte polia —Úloha, Meno manažéra, Dátum začiatku a konca projektu, Trvanie, Dni do dokončenia, pokrok, atď. pre štítky riadkov.
  5. Pre označenia stĺpcov priraďte rozpočtované a skutočné hodnoty
  6. Keď sa údaje zobrazia v pracovnom hárku, usporiadajte ich do tabuľkového formátu. Ak to chcete urobiť, prejdite do časti rozloženia v Dizajn > Rozloženie zostavy, a vyberte Zobraziť vo forme tabuľky z rozbaľovacích možností.
  7. Zrušte zoskupenie údajov kliknutím pravým tlačidlom myši na údajové polia. Budete tiež musieť vypnúť medzisúčty. Ak to chcete urobiť, prejdite na stránku Karta Návrh > Medzisúčty > Nezobrazovať medzisúčty. Vaša kontingenčná tabuľka bude teraz vyzerať takto:
  8. Ak chcete vybrať farbu kontingenčnej tabuľky, prejdite na Karta Návrh > Štýly kontingenčnej tabuľky.
  9. Vypnite skladacie hlavičky prejdením na Analýza kontingenčnej tabuľky > Zobraziť (krajný pravý roh). Vypnite +/- tlačidlá.
  10. Ak chcete ďalej usporiadať svoje údaje, prejdite na Dizajn > Rozloženie zostavy > Opakovať štítky všetkých položiek.

3. Použite vhodné vzorce

Je dôležité, aby ste sa uistili, že používate správne vzorce, inak budú vaše údaje nepresné a zavádzajúce.

Pre náš príklad začnime spočítaním počtu projektov v rôznych kategóriách – začaté, rozpracované alebo dokončené. Aby sme to dosiahli, budeme musieť použiť COUNTIF a COUNTIFS funkcie.

  1. Vytvoriť nový "Výpočty" pracovný hárok na prácu so vzorcami a grafmi pri vytváraní informačného panela.
  2. Zadajte stav projektov ("Rozpracovanosť", "Zostávajúce aktívne projekty", "Dokončené pred dátumom splatnosti" a "Dokončené") do po sebe nasledujúcich riadkov, ako je uvedené nižšie.
  3. Ďalej vyberte Priebeh (%) v kontingenčnej tabuľke. Celkový počet úloh je 32.
  4. Pomocou funkcie COUNTIF(S) môžete vypočítať počet projektov zaradených do podnadpisov nasledovne.
  5. V závislosti od povahy projektov, pre ktoré používate filtre, nezabudnite do pracovného hárka kontingenčnej tabuľky zahrnúť príslušné stĺpce údajov – v prípade aktívnych projektov má zmysel použiť Pokrok zatiaľ čo pre zrušené projekty použite stĺpec Zrušené.

4. Použite vizuálne prvky, grafy a grafy

Pomocou vhodných vzorcov a vizuálneho formátovania môžete vytvárať zmysluplné tabuľky alebo grafy, ktoré vám pomôžu lepšie porozumieť vašim údajom. V tomto príklade skúsme pridať graf pre dokončené projekty; postupujte podľa krokov uvedených nižšie:

  1. V hárku Výpočty sa pozrite na bunku B7, ako je uvedené vyššie.
  2. Ak chcete vykresliť graf, začnite výberom buniek D7 a E7.
  3. Ďalej prejdite na Vložiť > Všetky grafy > Sunburst alebo prstencový graf.
  4. Keď sa zobrazí graf, kliknite na plus (+) symbol na pravej strane pre prístup k možnostiam formátovania. Vyberte si Prvky grafu ako si želáte.
  5. Kliknutím na rôzne časti grafu vyvoláte možnosti formátovania ako napr Formátovať rad údajov, oblasť grafu atď. Pomocou týchto; môžete jednoducho prispôsobiť farby, nadpisy, okraje a ďalšie atribúty grafu.
  6. Keď to urobíte, môžete skopírovať a prilepiť graf na hornú časť informačného panela a podľa toho ho zarovnať.

Pre ostatné riadky vyberte požadované údaje v Výpočty a zopakujte vyššie uvedený postup pre všetky ďalšie tabuľky alebo grafy, ktoré chcete zahrnúť.

5. Pridajte interaktívne nastavenia a karty

Na informačný panel môžete jednoducho pridať prvky, ako sú tepelné mapy, ikony, rezy a posúvacie lišty, aby bol pre vaše publikum zaujímavejší, informatívnejší a pútavejší. Poďme sa na niektoré z nich pozrieť bližšie.

Vložiť filtre pre interaktivitu

Slicery sú krátke karty, ktoré vám umožňujú filtrovať údaje na informačnom paneli v reálnom čase. Tu je postup, ako ich pridať na informačný panel:

  1. Vyberte bunky, ktoré obsahujú vaše údaje.
  2. Prejdite na karta Vložiť > Filtre > Prierez.
  3. Z rozbaľovacej ponuky vyberte požadovaný typ filtra a potom kliknite OK.
  4. Ak ich chcete zarovnať vodorovne, kliknite na Sekcia tlačidiel na samostatnej karte Slicer. Môžete ich tiež nechať tak, ako sú, v závislosti od toho, ako chcete, aby váš prístrojový panel vyzeral.

Pre náš informačný panel pridáme krájače pre nadpisy –manažérov a projekty. Postup:

  1. Vyberte údaje vo svojom Výpočty a vyberte tieto možnosti z rozbaľovacej ponuky.
  2. Ďalej budete musieť prepojiť rýchle filtre s kontingenčnými tabuľkami. Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši na rezač a kliknite Nahlásiť pripojenia.
  3. V zobrazenom dialógovom okne vyberte všetky kontingenčné tabuľky a kontingenčné grafy a kliknite OK.

Posúvacie lišty vám umožňujú zobraziť aktualizované údaje, čo je užitočné, ak sa pozeráte na niečo, čo sa časom mení.

  1. Ak chcete pridať posúvač, prejdite na Vývojár tab. Majte na pamäti, že táto možnosť nie je predvolene povolená.
  2. Ak chcete aktivovať kartu Vývojár, prejdite na Súbor > Možnosti > Prispôsobiť pás s nástrojmi.
  3. Pod Hlavná kartu, skontrolujte Vývojár box.
  4. Ak chcete vložiť posúvač, prejdite na karta Vývojár > Vložiť > Ovládacie prvky formulára. Ukážte myšou na možnosti a vyberte Posuvník.
  5. Presuňte ho a umiestnite do riadka alebo stĺpca podľa vlastného výberu na informačnom paneli

Pridať kartu rýchleho prehľadu (projektu).

Ak chcete získať rýchly prehľad o podrobnostiach projektu, môžete importovať údaje z kontingenčnej tabuľky na svoj informačný panel. Použijeme funkciu INDEX, ako je uvedené nižšie. Naše dátové pole pozostáva z buniek B8 až K40 na karte kontingenčnej tabuľky.

Aby sme vyvolali údaje z našej kontingenčnej tabuľky, zadáme funkciu:

=INDEX('Kontingenčné tabuľky'!$B$8:$K$40,'Kontingenčné tabuľky'!$B$6 + RIADKY(Dashboard!$A$13:F17)-1,STĹPCE (Dashboard!$A$13:F17))

Teraz náš informačný panel vyzerá asi takto:

Použiť podmienené formátovanie

Teraz, keď sme vytvorili kartu rýchleho prehľadu projektu, možno budete chcieť zvýrazniť percentá aktualizácie projektu. Môžete ľahko na použitie farebných škál použite podmienené formátovanie alebo dátové lišty. To vám umožní na prvý pohľad vidieť, ktoré projekty sú dokončené a ktoré vyžadujú viac práce.

Tu sme použili trojfarebnú škálu na zvýraznenie postupu jednotlivých projektov, ako je uvedené nižšie:

Pridajte teplotné mapy na zobrazenie hodnôt medzi dátumami

Teplotné mapy sú vizualizačné nástroje, ktoré môžu byť užitočné na zvýraznenie vzorov vo vašich údajoch. Teplotnú mapu môžete napríklad použiť na zobrazenie počtu kliknutí návštevníkov na rôzne časti vašej webovej stránky.

Najprv budete musieť vytvoriť tabuľku s údajmi, ktoré chcete vidieť zmapované. V našom príklade sme vypočítali počet projektov medzi dvoma dátumami pomocou funkcie COUNTIFS, ako je uvedené nižšie.

Podmienené formátovanie môžete použiť na aplikovanie pravidiel na rôzne časti tabuľky. Dokončený informačný panel bude vyzerať takto:

Interaktívne tabule Excelu: Analyzujte a komunikujte kľúčové metriky

Tabule Excelu sú skvelým spôsobom vizualizácie údajov a dúfame, že táto príručka vám pomôže vytvoriť panel podľa vašich potrieb. Tieto interaktívne a dynamické nástroje môžu pomôcť tým, ktorí prijímajú rozhodnutia, pri rýchlej a jednoduchej analýze relevantných údajov.

Len s trochou kreativity môžu excelové tabuľky ísť ďaleko za hranice normy a môžete vytvoriť niečo skutočne pútavé a prezentovateľné.