Byť virtuálnym asistentom môže byť zdrvujúce, najmä ak máte pre viacerých klientov iný alebo podobný súbor úloh. A keďže pôsobíte na diaľku, pre zvýšenie produktivity je potrebné väčšinu vašich činností automatizovať pomocou softvérových nástrojov.
Tento článok zdôrazňuje 10 základných nástrojov a aplikácií, ktoré by mal mať každý virtuálny asistent vo svojom arzenáli. Tieto nástroje zefektívnia váš pracovný postup a obohatia vaše skúsenosti ako začínajúceho alebo pokročilého virtuálneho asistenta. Kým ich však odhalíme, prejdime si v krátkosti k pojmu virtuálna asistencia.
1. Slack
Udržiavanie efektívnej komunikácie s vašimi klientmi je ako virtuálny asistent nevyhnutné a Slack s tým robí dobrú prácu. Je to jeden z najlepšie platformy na odosielanie okamžitých správ pre vzdialené tímy ktorý vám umožňuje komunikovať v reálnom čase s klientmi a členmi tímu pri práci na projekte.
Projekty môžete rozlišovať pomocou „kanálov“ a sprístupniť ich iba oprávneným osobám. Okrem toho má Slack funkciu hovoru v aplikácii a zábavné vlastné emotikony pre uvoľnenejšie konverzácie. Môžete tiež zdieľať rôzne súbory s jednou alebo viacerými osobami vrátane zvukových nahrávok a obrázkov.
Stiahnuť ▼: Slack for Windows | | Mac | iOS | Android (K dispozícii sú bezplatné nákupy v aplikácii)
2. Google Workspace
Google Workspace, tiež známy ako G-Suite, je zbierka rôznych softvérových nástrojov s rôznymi funkciami a režimami prevádzky. Ako virtuálny asistent vám však stačí asi osem týchto nástrojov. Zahŕňajú:
- Google Dokumenty: Toto môžete použiť na vytváranie, úpravu a formátovanie textových dokumentov.
- Google Mail: Tento nástroj je skvelý na posielanie správ a e-mailový marketing.
- Prezentácie Google: Tento bezplatný nástroj uspokojí všetky vaše prezentačné potreby.
- Listy: Tento nástroj môžete použiť na zadávanie údajov a zostavovanie rozpočtu.
- Google Meet: Skvelé pre videokonferencie a zostať v kontakte so svojou klientelou.
- Formuláre Google: Môžete to použiť na vykonávanie prieskumov a získavanie odpovedí v reálnom čase.
- Disk Google: Toto je jeden z najlacnejší poskytovatelia cloudových úložísk pre osobné a pracovné súbory.
- Kalendár Google: Pomôže vám naplánovať si projekty a zostať na správnej ceste.
3. Calendly
Calendly je plánovací nástroj na správu udalostí. Ako samostatný kalendár to však nestačí. Ak chcete zautomatizovať a zefektívniť svoje stretnutia, musíte do aplikácie integrovať aplikáciu kalendára, ako je Kalendár Google alebo kalendár iCloud. Má tiež rôzne časové úseky pripravené na použitie: 15, 30 a 60 minút.
Môžete si naplánovať stretnutie s rôznymi dátumami a časmi a vaši hostia môžu uviesť svoju dostupnosť v kalendári. Hostia si však stále môžu vybrať presný dostupný čas bez ohľadu na časové úseky, ale v rámci rozsahu dátumov, ktorý zadáte.
Stiahnuť ▼: Kalendárne pre iOS | Android (K dispozícii sú bezplatné nákupy v aplikácii)
4. Canva
Vo väčšine prípadov by súčasťou vašich administratívnych povinností ako virtuálneho asistenta bolo grafické navrhovanie. Preto by bolo najlepšie mať dizajnový nástroj. Canva je vaša aplikácia pre všetko, čo sa týka dizajnu a infografiky. Môžete ho použiť na navrhovanie bannerov sociálnych médií, letákov, kolotočových príspevkov, kariet atď.
A čo je najdôležitejšie, môžete sa s nimi pohrať bezplatné písma Canva, šablóny, obrázky a prvky na vytváranie úžasných návrhov.
Stiahnuť ▼: Plátno pre Windows | Mac | iOS | Android (K dispozícii sú bezplatné nákupy v aplikácii)
5. Hootsuite
Hootsuite je komunitná aplikácia na správu sociálnych médií, ktorá vám umožňuje sledovať a prechádzať rôzne platformy sociálnych médií z jedného miesta namiesto otvárania viacerých kariet. Je kompatibilný s Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn atď.
Môžete vytvárať, upravovať, formátovať a plánovať obsah pre každú platformu, kontrolovať štatistiky a efektívne spravovať publikum svojich klientov. Aj keď je bezplatná verzia skvelá, profesionálna verzia vám poskytuje prístup ku komplexnejším funkciám, najmä ak máte náročnú klientskú základňu.
6. Asana
Asana vám umožňuje bezproblémovo spolupracovať a riadiť projekty. Ak pracujete s tímom, môžete pridať členov na svoje pracovisko v Asane, kde môžete sledovať ich pracovný postup. Do tohto nástroja môžete tiež integrovať Kalendár Google a Disk Google, aby ste si mohli nastaviť pripomienky úloh a udalostí.
Okrem toho vám Asana umožňuje rozlišovať medzi projektmi alebo špecifickými informáciami pomocou farebných kódov a v prípade potreby pridať prílohy. Môžete napríklad použiť červenú na označenie projektov s vysokou prioritou, žltú na prebiehajúce projekty, modrú na kontrolované a zelenú na dokončené projekty.
Stiahnuť ▼: Asana pre iOS | Android | Mac (K dispozícii sú bezplatné nákupy v aplikácii)
7. TimeDoctor
Time management je špičková zručnosť, ktorú by mal mať každý virtuálny asistent. Stále však potrebujete nástroj, ktorý vám pomôže zostať sústredený, najmä ak je vaša mzda hodinová. TimeDoctor vám umožní sledovať váš pracovný a voľný čas a vidieť vaše každodenné úspechy. Vytvára správy o čase strávenom na každom projekte a úlohe.
TimeDoctor vám tiež pomôže zvládnuť rozptýlenie. Pri práci monitoruje dobu používania webu a aplikácií. A keď prekročíte stanovený čas, upozorní vás pop. Tiež vás upozorní, keď váš počítač zostane nečinný dlhšie, ako je váš obvyklý pracovný čas. Napriek tomu môžete v prípade potreby manuálne upraviť čas.
Stiahnuť ▼: TimeDoctor pre Google Play | Mac | Windows | Linux (K dispozícii sú bezplatné nákupy v aplikácii)
8. MailChimp
MailChimp vám umožňuje spravovať a komunikovať s publikom a zákazníkmi vašich klientov. Keď vaši klienti uvedú na trh nový produkt alebo službu, môžete použiť MailChimp na predstavenie týchto produktov ich klientele alebo cieľovému publiku pomocou bulletinov alebo reklamných kampaní.
Tento nástroj vám umožňuje segmentovať vaše bulletiny, odosielať hromadné e-maily a analyzovať výkonnosť každej reklamnej kampane. Do platformy môžete integrovať aj ďalšie nástroje, napríklad Shopify a Stripe.
Stiahnuť ▼: MailChimp pre iOS | Android (K dispozícii sú bezplatné nákupy v aplikácii)
9. Ontraport
Ontraport je ďalšia marketingová a CRM platforma, ktorá vám pomáha koordinovať obchodné aktivity vašich klientov z jedného systému. Inými slovami, môžete použiť Ontraport na predstavenie produktov cieľovému publiku klienta a súčasne riadiť interakcie so zákazníkmi.
Môžete importovať a exportovať kontakty, vytvárať obchodné cesty a automatizovať marketingové kampane na optimalizáciu podnikania. Okrem toho rozhranie nie je intuitívne pre začiatočníkov. S trochou cviku sa to však dá obísť. Je k dispozícii aj ako webová platforma a mobilná aplikácia.
10. Gramaticky
Ako virtuálny asistent musíte byť vždy na vrchole svojej hry s obsahom a používanie tohto nástroja vám to pomôže dosiahnuť. Grammarly je široká webová platforma na úpravu, ktorá kontroluje textový obsah na gramatické chyby, výrečnosť, pravopis, interpunkciu, plagiát a kvalitné doručenie.
Platforma využíva umelú inteligenciu, aby zabezpečila, že váš obsah bude takmer bezchybný a zrozumiteľný. Môžete skontrolovať, či je váš obsah pútavý, a kategóriu ľudí, ktorá sa mu najviac hodí. Bezplatná verzia je však obmedzená a budete sa musieť zaregistrovať v platenej verzii, aby ste mohli využiť všetky vzrušujúce funkcie.
Môžete tiež uložiť svoje dokumenty a v prípade potreby sa k nim vrátiť.
Stiahnuť ▼: Gramaticky pre iOS | Mac | Windows (K dispozícii sú bezplatné nákupy v aplikácii)
Vyniknite vo svojej kariére virtuálnej asistentky
Virtuálna asistencia je rýchlo rastúci priemysel; preto môžeme v blízkej budúcnosti očakávať dobrú úroveň saturácie. Nadobudnutie základných zručností virtuálneho asistenta je nevyhnutné, aby ste zostali relevantní v tomto odvetví. Kombinácia týchto nástrojov, ktoré sme uviedli, s vašimi schopnosťami vám však pomôže vyniknúť vo vašej kariére.
Nakoniec, ak ste v tomto odvetví nový, musíte sa najskôr naučiť, ako sa stať virtuálnym asistentom, skôr než začnete hľadať nástroje. Konzumácia základných informácií o kariérnom postupe vám pomôže nezneužívať tieto nástroje z dlhodobého hľadiska.