Pravdepodobne otvárate Outlook a používate niektoré z jeho šikovných funkcií, ako sú príznaky, kategorizácia a archivácia na dennej báze. Aj keď tieto funkcie už uľahčujú správu e-mailov, k dispozícii sú aj ďalšie nástroje Outlooku, ktoré môžu posunúť vašu organizáciu e-mailov na vyššiu úroveň.
V tomto príspevku vám povieme sedem pokročilých tipov a trikov pre Outlook, ktoré možno budete chcieť vyskúšať pri ďalšom otvorení doručenej pošty.
1. Odpovedajte na opakujúce sa e-maily pomocou rýchlych častí
Stáva sa vám, že znova a znova píšete rovnaký obsah e-mailu? Pravdepodobne sa vaši kolegovia často pýtajú na rovnakú otázku alebo každý mesiac robíte to isté vyhlásenie. V takom prípade bude Quick Parts vaším najlepším priateľom.
Zbierka opätovne použiteľných častí obsahu, Quick Parts, je jednou z najlepších spôsoby, ako zlepšiť pracovný tok v programe Outlook. K tejto funkcii máte prístup z Vložiť zakaždým, keď odpoviete na (alebo vytvoríte nový) e-mail.
Ak chcete do Quick Parts pridať nový úryvok, jednoducho otvorte nový e-mail, napíšte správu alebo frázu a zvýraznite text. Potom prejdite na
Vložiť > Rýchle časti > Uložiť výber do galérie rýchlych častí. Tento úryvok môžete začať používať kedykoľvek budete chcieť.2. Opätovne používajte časté správy s e-mailovou šablónou
Podobne ako v prípade rýchlych častí vám e-mailové šablóny v programe Outlook pomáhajú šetriť čas opätovným používaním predtým vytvorených správ. Už nemusíte znova zadávať ten istý e-mail, stačí si vytiahnuť predpripravenú šablónu e-mailu. Jeho výhodou oproti Quick Parts je, že môžete vyplniť aj predmet a príjemcov, nielen telo.
Ak chcete vytvoriť šablónu e-mailu, jednoducho vytvorte nový e-mail a napíšte správu. Môžete sa rozhodnúť ponechať príjemcov a riadky s predmetom prázdne. Potom prejdite na Súbor > Uložiť ako. Uložte e-mail ako Šablóna programu Outlook v predvolenom priečinku.
Ak chcete použiť šablónu, kliknite na Nové položky z tvojho Domov tab. Vyberte Ďalšie položky > Vyberte formulára zmeniť Pozrieť sa do poľa do User šablóny v systéme súborov. Tu si môžete vybrať šablónu e-mailu, ktorú ste predtým vytvorili.
3. Zjednodušte časté akcie pomocou rýchlych krokov
Rýchle kroky sú volané do neba pre ľudí, ktorí neustále robia rovnakú sériu akcií na e-maily, ktoré dostanú. Napríklad, keď dostanete naliehavý e-mail od kolegu po pracovnej dobe, označíte ho, zmeníte stav na vysokú dôležitosť a potom odošlete odpoveď so slovami: „Zajtra sa vám ozvem.“
To môže byť príliš únavné, ak neradi trávite viac ako 30 sekúnd vybavovaním takýchto e-mailov. Takže namiesto toho, aby ste vyššie uvedené kroky vykonávali manuálne, môžete svoju akciu zautomatizovať pomocou rýchlych krokov.
Túto funkciu môžete ľahko nájsť na Domov v aplikácii Outlook. Tu sú už k dispozícii predvolené rýchle kroky, ako napríklad „hotový“, ktorý označí e-mail ako dokončený, presunie ho do priečinka a označí ho ako prečítaný. "Manažérovi“, ktorý prepošle e-mail vášmu manažérovi; a "Odpovedať a vymazať“, ktorý odošle odpoveď a odstráni pôvodnú správu. Môžete si však prispôsobiť aj vlastnú sériu akcií.
4. Vytvorte pravidlá pre lepšiu správu e-mailov
Pravidlá sú trochu podobné ako Rýchle kroky, pretože vám tiež umožňujú spracovávať prichádzajúce (a odchádzajúce) e-maily špecifickým spôsobom. Pravidlá môžu napríklad presúvať e-maily od Jána Nováka do priečinka Archív a označiť ich ako prečítané. Môžete tiež použiť Pravidlá automaticky CC alebo BCC sami v programe Outlook.
Avšak na rozdiel od Rýchlych krokov, kde musíte vybrať určitý Rýchly krok predtým, ako sa dá použiť na správu, sú pravidlá automatické. Hneď ako dostanete e-mail, ktorý vyhovuje podmienkam, ktoré ste nastavili v pravidle, akcie, ktoré ste vybrali, sa automaticky uplatnia. Vďaka tomu je organizovanie doručenej pošty oveľa menej stresujúce. Môžete si vytvoriť vlastné pravidlo tak, že prejdete na Domov > Pravidlo > Vytvoriť pravidlo.
5. Posielajte automatické odpovede mimo kanceláriu, keď ste preč
Pokiaľ nie ste super workoholik a nemáte strach, že niečo premeškáte, pravdepodobne si neradi kontrolujete e-maily, keď ste na dovolenke. Nerád však nechávate svojich spolupracovníkov a klientov visieť. Preto je dôležité nastaviť automatické odpovede, kým sa nevrátite do pracovného režimu.
Automatické odpovede sú presne to, čo názov napovedá. Keď je táto funkcia zapnutá na určitú dobu, ľudia, ktorí vám v tomto časovom rámci posielajú e-maily, automaticky dostanú odpoveď so správou, ktorú ste napísali v nastavení Automatické odpovede. Ak ho chcete vytvoriť, prejdite na Súbor > Informácie > Automatické odpovede.
6. Pomocou funkcie Upratať môžete jednoducho triediť v doručenej pošte
Posledná vec, ktorú by ste po návrate z dovolenky chceli vidieť, je schránka plná stoviek nadbytočných emailov. Aj keď tomu nemôžete zabrániť, existuje jeden spôsob, ako môžete urobte Outlook menej rušivým: funkcia Clean Up.
Týmto sa odstránia nadbytočné správy z e-mailových vlákien, takže si môžete prečítať menej správ, no stále rozumiete celej konverzácii. Napríklad ste vy a Claire dostali e-mail od Louieho. Claire odpovedala a do odpovede zahrnula Louieho pôvodnú správu. Clean Up potom odstráni Louieho e-mail, pretože jeho obsah už možno nájsť v odpovedi Claire.
Ak sa obávate, že by táto funkcia mohla vymazať dôležité e-maily, vždy môžete prejsť do priečinka Deleted Items, kde sa duplicitné správy presunú. Ak chcete použiť Clean Up, prejdite na Domov tab a kliknite Vyčistiť v Odstrániť oddiele.
7. Na zvýraznenie dôležitých správ použite podmienené formátovanie
Ak ste niekto, kto denne dostáva stovky e-mailov, je ľahké stratiť prehľad o tých najdôležitejších, ako sú tie od vášho šéfa alebo klienta. Tu vstupuje do hry podmienené formátovanie.
Táto funkcia Outlooku vám umožňuje prispôsobiť určité e-maily tak, aby vyskakovali z vašej doručenej pošty. Môžete napríklad vytvoriť podmienený formát na zmenu písma e-mailov vášho šéfa na Comic Sans. Môžete to urobiť aj tak, že všetky správy s textom „Stretnutie“ v riadku predmetu budú mať žiarivý odtieň ružovej. Nastavenia podmieneného formátovania nájdete v Zobraziť > Nastavenia zobrazenia.
Staňte sa profesionálom v programe Microsoft Outlook pomocou týchto tipov a trikov
Týchto sedem pokročilých tipov a trikov sotva poškriabe povrch funkcií Outlooku. Čím viac budete aplikáciu používať, tým viac určite objavíte nové a užitočné funkcie, ktoré vám pomôžu obohatiť vašu správu e-mailov.
