Microsoft Outlook je obľúbeným e-mailovým klientom každého. Je ľahko použiteľný, s množstvom funkcií zvyšujúcich produktivitu, ktoré sa pravidelne používajú v podnikovom prostredí. V programe Outlook často vykonávate akcie počas dňa opakovane.
Našťastie spoločnosť Microsoft zahrnula šikovnú funkciu na zvýšenie produktivity s názvom Rýchle kroky, ktorá pomáha automatizovať sériu krokov. Čítajte ďalej, keď vám povieme, čo sú rýchle kroky a ako ich môžete čo najlepšie využiť na zvýšenie produktivity v programe Outlook.
Aké sú rýchle kroky v programe Microsoft Outlook?
Quick Steps je jednoducho použiteľná funkcia produktivity dostupná v programe Outlook 2013 a novších verziách. Umožňuje rýchlo automatizovať sériu viacerých opakujúcich sa akcií. Automatizácia týchto úloh má ďalšiu výhodu v tom, že uľahčuje správu mnohých poštových schránok naraz a zároveň vám ušetrí drahocenné množstvo času denne.
Rýchle kroky môžete použiť pre rôzne scenáre. Každodenným prípadom použitia môže byť automatické presúvanie e-mailu do konkrétneho priečinka súčasne
preposlanie emailu kolegovi a jediným kliknutím ho označíte ako kľúčový.V predvolenom nastavení vám Microsoft Outlook poskytuje niektoré bežne používané rýchle akcie. Môžete ich použiť tak, ako sú, alebo prispôsobiť predvolené rýchle kroky podľa svojich potrieb. Ak to nestačí, môžete si vytvoriť vlastný Rýchly krok na zlepšenie vášho bežného pracovného postupu.
Používanie predvolených rýchlych krokov v programe Microsoft Outlook
V programe Microsoft Outlook môžete predvolené rýchle kroky používať jednoducho za chodu. V programe Outlook (ako súčasť Office 365) sú štyri preddefinované rýchle kroky: Presunúť do, Manažérovi, Tímový e-mail, a Odpovedať a vymazať.
Pred prvým použitím ich budete musieť nakonfigurovať so správnymi e-mailovými adresami príjemcov a preferovanými priečinkami. Ak chcete použiť Presunúť do Rýchly krok, postupujte podľa nasledujúcich krokov:
- Z Domov kliknite na kartu Presunúť do z Rýchle kroky oddiele.
- V Prvé nastavenie dialógovom okne vyberte priečinok, do ktorého chcete presunúť e-maily, a v prípade potreby premenujte Rýchly krok.
- Kliknite na Uložiťa ste pripravení rýchlo presúvať e-maily.
- Vyberte e-mail, ktorý chcete presunúť do iného priečinka, a kliknite na uložený Rýchly krok z priečinka Domov tab. Outlook priamo presunie e-mail do nakonfigurovaného priečinka.
Ostatné predvolené rýchle kroky môžete nakonfigurovať podobným spôsobom. Možno vás bude zaujímať aj učenie ako archivovať e-maily v programe Microsoft Outlook na vašom počítači.
Ako vytvoriť vlastný rýchly krok v programe Microsoft Outlook
Ak zistíte, že predvolené rýchle kroky nezodpovedajú vášmu pracovnému postupu, môžete si jednoducho vytvoriť vlastný rýchly krok. Môže ísť len o jednoduchú akciu, ako je vymazanie alebo preposlanie e-mailu, alebo o sériu akcií, ako je preposlanie e-mailu kolegovi a jeho presun do vyhradeného priečinka.
Po nastavení môžete tieto prísne úlohy automatizovať jediným kliknutím. V tomto príklade vytvoríme vlastný rýchly krok v programe Microsoft Outlook, ktorý:
- Presunie e-mail do iného priečinka
- Označí e-mail ako neprečítaný
- Prepošle e-mail kolegovi
- Označí e-mail ako dôležitý
Takto to nastavíme:
- Vyberte Vytvor nový možnosť z Rýchle kroky skupina kariet pod Domov.
- Pomenujte svoj Quick Step pod názov pole (pomenujeme ho Demo).
- Z rozbaľovacej ponuky pod Akcie sekcia, najprv vyberte Premiestni do priečinku a vyberie cieľový priečinok.
- Kliknite na Pridať akciu tlačidlo a vyberte Označiť ako neprečítané.
- Ešte raz kliknite Pridať akciu nastaviť preposielanie e-mailov a vybrať Vpred.
- V Do… zadajte e-mailovú adresu, na ktorú chcete e-mail preposlať, alebo ju vyberte zo svojho adresára.
- Nakoniec klikneme na Pridať akciu zahrnúť stav vlajky.
- Voliteľne môžete nastaviť aj a Klávesová skratka z rozbaľovacej ponuky.
- Keď budete pripravení, kliknite na Skončiť.
- Môžete použiť svoj vlastný rýchly krok z Rýchle kroky sekciu alebo nakonfigurovanú klávesovú skratku.
Microsoft Outlook je rovnako produktívny ako kedykoľvek predtým
Rýchle kroky v programe Microsoft Outlook sú dôkazom reputácie programu Outlook ako profesionálneho e-mailového klienta, ktorý uľahčuje rutinnú prácu. Ak niekedy uvažujete o prechode z programu Microsoft Outlook, možno vás príjemne prekvapia funkcie iných e-mailových klientov.