Existujú dva spôsoby, ako zabudnúť na úlohu. Prvý spôsob, nezapíšete si to, ale nakoniec si spomeniete v presne nesprávny moment. Druhá, úloha vás úplne opustí, kým vás niekto nebude brať na zodpovednosť. Ani jedna situácia nie je zábavná.
Preto je ideálne spárovať váš zoznam úloh a nevybavených vecí. Je tiež užitočné, ak ho uchovávate na prístupnom mieste, napríklad v Tabuľkách Google. Ako teda vytvoríte nevybavený záznam a použijete ho spolu so zoznamom úloh v Tabuľkách Google? Čítajte ďalej a dozviete sa.
Čo je to backlog a prečo by ste ho použili?
Ak si jednoducho ponecháte všetko, čo musíte urobiť, na jednom bežeckom zozname, nikdy nebudete mať pocit, že niečo robíte. Pomocou backlogu môžete zaparkovať všetky svoje úlohy, ktoré nie sú aktuálnou prioritou, inde a plne sa sústrediť na svoj denný zoznam. Zatiaľ čo nevybavené úlohy sú stále dôležité, zatiaľ sú len pozastavené, kým nebudete pripravení ich riešiť.
Napríklad už máte zoznam vecí, na ktorých pracujete, a kolega vás požiada, aby ste skontrolovali jeho prezentáciu. Dali by ste si to do svojho nevybaveného zoznamu, aby ste nezabudli na požiadavku svojho spolupracovníka, a je tam, aby vám to pripomenulo pri písaní ďalšieho zoznamu.
Udržiavanie nevybavených úloh je ideálne, pretože zabraňuje tomu, aby sa úlohy dostali medzi trhliny. Pomáha vám tiež sústrediť sa na váš aktuálny zoznam, a nie sa ponoriť do nových projektov alebo požiadaviek, keď sa objavia. Keď si to zapíšete, beriete na vedomie, že sa k tomu vrátite neskôr, takže sa o to teraz nemusíte starať.
Vytváranie zoznamu úloh so sledovaním nevybavených úloh v Tabuľkách Google
Môžeš vytvoriť jednoduchý zoznam úloh v Tabuľkách Google podľa týchto krokov:
- Pridajte názov do bunky B: 1 vášho hárka a dajte hornému riadku nejakú farbu.
- Zvýraznite 1 až 10 buniek v prvom stĺpci hárka kliknutím na jeho hlavičku – bez ohľadu na to, na mnohých úlohách zvyčajne denne pracujete.
- Ísť do Vložiť v hornom menu.
- Vyberte začiarkavacie políčko.
Teraz budete mať jednoduchý kontrolný zoznam.
Potom kliknite na znamienko plus (+) v ľavom dolnom rohu vytvorte novú kartu a pomenujte ju Nevybavené veci—a ten s vaším aktuálnym zoznamom Robiť ak ešte nie. Na karte Backlog pridajte názov a nejakú farbu do horného riadku.
Ak nie ste fanúšikom uchovávania všetkých svojich úloh na jednom všeobecnom mieste, môžete si ponechať položky špecifické pre projekt alebo dokonca oddelené pridaním názvov do viacerých stĺpcov. Niektoré príklady by mohli byť domáce nevybavené veci, pracovné nevybavené veci, nevybavené rekonštrukcie, kreatívne nevybavené veci atď.
Ďalšou možnosťou je uchovávať samostatné karty alebo dokumenty pre prácu, školu alebo domov. V skutočnosti je to čokoľvek, čo vám najlepšie vyhovuje, ale chcete zabezpečiť, aby boli vaše zoznamy prístupné a aby ste ich používali každý deň. Pre niektorých by mohlo byť ponechanie si jedného ideálnym prístupom.
Keď nastavíte horný riadok, je čas urobiť inventúru všetkého, čo musíte urobiť. Vyhnite sa prílišnému premýšľaniu. Pridajte ho do zoznamu, ak je to zmysluplné a nie je to niečo, čo je prirodzené, ako každodenný zvyk. Potom si nájdite chvíľu na kontrolu položiek vo vašom zozname.
Skontrolujte všetky úlohy, ktoré by ste mohli nechať ísť. Napríklad sa chcete naučiť maľovať, ale tento proces vám teraz pripadá ako fuška. Vymažte túto lekciu zo svojho backlogu, alebo ak to naozaj chcete niekedy urobiť, vytvorte tretiu Znovu navštíviť a presuňte ich tam. Tam vás nemôže otravovať, keď pracujete na iných veciach.
Ako presunúť úlohy z nevybavených úloh v Tabuľkách Google
Pri písaní svojho denného zoznamu úloh začnite prenesením všetkých nedokončených úloh. Potom skontrolujte svoj nevybavený zoznam položiek, ktoré chcete v daný deň uprednostniť.
Ak ich chcete presunúť z jedného hárka na druhý, vystrihnite bunku a vložte ju do svojho denného zoznamu. Ak ho vystrihnete namiesto skopírovania, vymažete ho z vášho nevybaveného záznamu. Uvidíte, že bunka je teraz prázdna, takže ju môžete buď odstrániť kliknutím pravým tlačidlom myši, alebo ju vyplniť niečím novým.
Ak chcete pomôcť uprednostniť položky vo vašom nevybavenom zozname, môžete vytvoriť systém hodnotenia na hodnotenie náročnosti, dĺžky alebo dôležitosti vašej úlohy. Môžete napríklad použiť čísla 1-3 v inom stĺpci vedľa úlohy, aby ste si odhadli, ako zaťažuje položka vo vašom nevybavenom stave. Vyhnete sa tak tomu, že si naraz pridelíte príliš veľa náročných úloh.
Ak chcete do svojho hodnotiaceho systému pridať nejaké farebné kódovanie, môžete použitie Podmienené formátovanie, nájdený pod Formátovať Ponuka. Vyberte si stĺpec hodnotenia Text obsahuje pod Formátovať bunky, ak..., pridajte číslo do poľa a vyberte zodpovedajúcu farbu pozadia.
Tipy na udržiavanie nevybavených žiadostí v Tabuľkách Google
- Vyhnite sa pridávaniu denných návykov do zoznamu úloh a nevybavených vecí. Len ich to zaplní a pridá do procesu ďalšie kroky.
- Pridajte úlohy hneď, ako vám napadnú alebo sa o nich dozviete.
- Rozdeľte väčšie úlohy alebo projekty na menšie akcie, aby boli menej náročné.
- Často kontrolujte irelevantné alebo neaktuálne položky, aby ste predišli preplneniu vašich nevybavených vecí.
- Uistite sa, že pri presúvaní položiek máte vyváženú pracovnú záťaž. Vyhnite sa vyplneniu dňa náročnými a zdĺhavými úlohami. Choďte na nejaké rýchle, aby ste si udržali tempo.
- Ak potrebujete zmeniť prioritu svojho denného zoznamu, vráťte neúplné úlohy do svojho nevybaveného zoznamu.
- Ak položka zostane zapnutá alebo sa stále vracia do vášho nevybaveného zoznamu, môže to byť znakom toho, že nie je prioritou, alebo ju musíte umiestniť na začiatok zoznamu a jednoducho ju dostať z cesty.
- Ak chcete archivovať úlohy, ktoré ste dokončili, vytvorte novú Archív kartu, pridajte rozsah dátumov v týždni na začiatok stĺpca a pred vytvorením nového zoznamu vystrihnite a prilepte začiarknuté úlohy tu. V opačnom prípade ich odstráňte.
- Zdieľajte pracovné zaťaženie s niekým iným vytvorením tímového backlogu. Týmto spôsobom môžete riešiť úlohy spoločne a vyhnúť sa prekrývaniu. Tiež im nebudete musieť hovoriť, čo majú robiť a naopak.
Zabráňte tomu, aby sa úlohy prepadli medzi trhliny s nevybavenými položkami v Tabuľkách Google
Ak často potrebujete pripomenutia úloh alebo na ne úplne zabudnete, nevybavené úlohy vám pomôžu udržať si prehľad. Pomôže vám tiež uprednostniť váš denný zoznam úloh a rozhodnúť sa, kedy odložiť menej zmysluplné úlohy. Vďaka Tabuľkám Google je začatie hračkou a máte k nemu prístup na viacerých zariadeniach.
