Nie je žiadnym tajomstvom, že uchádzači o prácu potrebujú komunikačné zručnosti. V skutočnosti sú komunikačné zručnosti trvalo jednou z najžiadanejších vlastností, ktoré náboroví manažéri hľadajú u uchádzačov o zamestnanie. Celý proces zamestnávania si vyžaduje komunikačné zručnosti: zostavenie životopisu až po absolvovanie pracovného pohovoru, skutočná práca na práci a nakoniec rezignácia (alebo prepustenie).
Teraz, keď je práca na diaľku na vzostupe; komunikačné zručnosti sa stali ešte dôležitejšími pre kariérny úspech. Ak môže dôjsť k nedorozumeniam pri osobných stretnutiach, čo viac, keď väčšina interakcií prebieha online? Tu sú najlepšie komunikačné zručnosti, ktoré potrebujete, aby ste uspeli vo svojej práci na diaľku.
1. Písanie poznámok
Písanie poznámok je dôležitá zručnosť v digitálnom svete, kde sme zahltení informáciami. Článok Pew Research Center o negatívnych účinkoch digitálneho života cituje jedného respondenta, ktorý povedal:
"Jedným z hlavných dopadov (digitálneho života) je celkový pokles krátkodobej pamäte a... aká bola otázka?" - anonymný respondent, Pew Research Center
Hyper-prepojenosť sťažuje zotrvanie v úlohe, čo predstavuje problém pre zamestnávateľov a vzdialených pracovníkov. Ako Naozaj hovorí, že zamestnávatelia chcú členov tímu, ktorí dokážu interpretovať pokyny a efektívne ich sprostredkovať ostatným. Toto sa vám určite nepodarí, ak ste ako ten anonymný respondent.
Ak neustále zabúdate na svoje úlohy, použite aplikácie na písanie poznámok. Existuje veľa online nástrojov, ktoré môžete použiť, od veľmi jednoduchých aplikácií, ako napr Microsoft Sticky Notes k tým zložitejším Obsidián (pre sofistikovaných bločkov na steroidoch) k obľúbeným Todoista, ktorá zaberá sladkú bodku medzi prvými dvoma.
2. Schopnosť reagovať
Na fyzickom pracovisku je pre ľudí ľahké sa s vami porozprávať vo vašej kabínke alebo počas obeda a získať okamžitú odpoveď. Na virtuálnom pracovisku môžete ľahko ignorovať alebo zabudnúť odpovedať na e-maily, hovory alebo okamžité správy.
Ak nechcete, aby si ľudia mysleli, že v práci flákate, snažte sa reagovať (pokiaľ nie ste v núdzi alebo na dovolenke). Ak neodpovedáte na najdôležitejšie správy, môžete ľahko stratiť dôveru svojho tímu alebo klienta. Vyskúšajte tieto osvedčené postupy, aby ste sa uistili, že vám neunikne žiadna dôležitá komunikácia:
- Nastavte si plán kontroly správ v priebehu dňa (niektorí to radšej robia popoludní a svoje najproduktívnejšie hodiny si vyhradia ráno na hlbokú prácu).
- Spravujte upozornenia na svojich inteligentných hodinkách. Niektoré inteligentné hodinky umožňujú dočasne vypnúť upozornenia, keď potrebujete vykonávať sústredenú prácu.
- Vyhnite sa dvojitej rezervácii a zmeškaniu dôležitých stretnutí najlepšie bezplatné online kalendáre.
- Informujte svoj tím o svojom pracovnom čase, ak pracujete v rôznych časových pásmach alebo máte iný rozvrh.
- Nastavte si v Gmaile automatickú automatickú odpoveď počas dovolenky.
- Automatická odpoveď na textové správy v systéme Android.
- Posielajte automatické textové správy na iPhone.
Ak vám niečo unikne, rýchlo sa ospravedlnte a napravte to.
3. Prezentácia online
Poskytovanie online prezentácie je veľmi odlišné od prezentácie osobne. Zvyčajne si budete musieť pripraviť svoje vlastné technické vybavenie, alebo sa budete musieť skoordinovať s inou osobou, ktorá je na inom mieste. Spojenie s publikom závisí aj od očného kontaktu, gest a pohybu, z ktorých väčšina sa stratí online.
To znamená, že investujete do dobrého vybavenia a online nástrojov, aby ste pôsobili profesionálne a vyzerať dobre na webovej kamere. Cvičte s prezentáciou – možno sa aj nahrajte Tkáčsky stav záznamník obrazovky – kým si nebudete istí svojím tónom, hlasitosťou, snímkami a vzhľadom.
Keďže vaše publikum bude väčšinu času interagovať s vašimi snímkami, nepoužívajte nudné prezentácie snímok. Pútavé šablóny si môžete stiahnuť na weboch ako napr 24 Sklíčka a Powerpointify. Alebo môžete skúsiť Prezentácie Canva, ktorá umožňuje tímom spolupracovať na prezentácii, umožňuje publiku klásť otázky a umožňuje viacerým prezentujúcim ovládať snímky.
4. Prijímanie a poskytovanie konštruktívnej spätnej väzby
Bez osobného kontaktu je ťažšie zistiť, čo od vás klienti a zamestnávatelia chcú. Je tiež náročnejšie podávať správy o postupe práce a očakávaniach v prostredí vzdialenej práce. Nemáte ani neverbálne podnety, na ktorých by ste sa mohli spoľahnúť, a nedokážete skutočne „interpretovať“ tón na základe e-mailu.
Nastavte svoj pracovný proces tak, aby obsahoval systém konštruktívnej spätnej väzby, ktorý umožní členom vášho tímu úprimne sa navzájom hodnotiť. Môžete to urobiť prostredníctvom:
- Formuláre spätnej väzby: Navrhnite pomocou formulára spätnej väzby pomocou upraviteľných šablón z Formstack alebo 123FormBuilder.
- Okamžité správy: Opýtajte sa objasňujúce otázky prostredníctvom preferovaného kanála okamžitých správ vášho klienta/šéfa. Môžete sa opýtať: „Takže na základe vášho posledného e-mailu chcete, aby som...“ alebo „Spomenuli ste, že musím... je to správne?“
- Email: Vytvorte a odošlite akčný plán, keď dostanete spätnú väzbu, ktorá vás požiada o zlepšenie vašej práce.
5. Profesionálne písanie
Veľká časť digitálnej komunikácie v súčasnosti prebieha písomne, najmä pre tímy, ktoré sa obrátili chrbtom k dlhým a neproduktívnym video stretnutiam. Chatujeme, posielame e-maily a posielame formálne dokumenty, pričom všetky tieto dokumenty vyžadujú, aby sme ich písali jasne.
Zručnosti v písaní nedokážu plne zachytiť črty osobnej komunikácie, ale môžu efektívne informovať, presviedčať, motivovať alebo zjednodušiť komplex, ak sa to robí dobre. Dobré písanie môže tiež vytvárať intímne priestory a budiť dojem bezprostrednosti (ak komunikujete včas, teda).
Ak chcete zvýšiť svoju schopnosť písať, vždy upravte a skontrolujte svoju prácu. Je také ľahké nainštalovať kontrolu gramatiky Gramaticky alebo Hemingwaya použite online tezaurus, ktorý vám pomôže vytvárať dokumenty bez chýb. Ak sa chcete naučiť štýl a hlas, môžete si stiahnuť knihy Kindle alebo sa pripojiť najlepšie online komunity pre spisovateľov.
6. Používanie rôznych komunikačných kanálov
Keďže je dnes k dispozícii toľko komunikačných nástrojov, je dôležité poznať tie najvhodnejšie na použitie. Mali by ste poslať e-mail alebo použiť okamžité správy? Je lepší Slack alebo Microsoft Teams? E-mail je zvyčajne lepší na odosielanie podrobných informácií a niektorí uprednostňujú používateľskú skúsenosť Slack, ale vaši zamestnávatelia a klienti môžu uvažovať inak.
Najlepší spôsob, ako to urobiť, je opýtať sa, čo preferujú. Zatiaľ čo iní môžu vidieť Skype ako staromódny, niektorí klienti ho stále uprednostňujú. Možno by dokonca zvolili telefonáty pred videohovormi.
Hneď ako poznáte ich preferovaný komunikačný kanál, vyskúšajte tieto kanály sami. Ak sa platforma zdá komplikovaná, prečítajte si často kladené otázky a pozrite si online návody. S trochou trpezlivosti si osvojíte nové nástroje a získate väčšiu sebadôveru.
Zruční komunikátori robia lepších vzdialených pracovníkov
Zručný komunikátor by sa dnes mal naučiť, ako efektívne písať, robiť si poznámky, byť pohotový, robiť online prezentáciu, dávať a prijímať spätnú väzbu a používať rôzne komunikačné kanály. V závislosti od situácie alebo preferencií zamestnávateľa by mali tiež poznať najlepšie nástroje digitálnej komunikácie, ktoré môžu používať.
Osvojte si tieto dôležité komunikačné zručnosti, aby ste si získali dôveru zamestnávateľa alebo klienta a uspeli v práci na diaľku. Hľadáte prácu alebo dúfate, že si zlepšíte svoje ďalšie pracovné zručnosti? Možno sa budete chcieť dozvedieť o zručnostiach, ktoré potrebujete na získanie zamestnania.
