Vo väčšine pracovných prostredí sú vaše procesy pracovného toku zvyčajne zavedené a môžete ich sledovať. Ako freelancer je to však niečo, čo si budete musieť vyvinúť a implementovať sami. To môže byť spočiatku zastrašujúce, ale po určitom experimentovaní môže byť flexibilita pri výbere vlastnej dokumentácie pracovného toku posilnená.
Prečo sa obťažovať dokumentovaním vášho pracovného toku?
Počkajte – ak vás nikto nenúti dokumentovať váš pracovný postup, prečo sa obťažovať? Nie je o tom „byť svojim vlastným šéfom“?
Je to pravda: ako nezávislý pracovník sa môžete rozhodnúť, že nebudete veľa dokumentovať, ak nechcete. Ale dokumentovať váš pracovný postup vám môže pomôcť rozpočítať čas, udržiavať lepšie vzťahy s klientmi a účtovať za vašu prácu.
Môžete to skúsiť na chvíľu bez dokumentovania. Ale ako vaša kariéra na voľnej nohe pokračuje, pravdepodobne zistíte, že dokumentujete stále viac a viac. Môže to byť dlhý a bolestivý proces. Vyčleniť si čas na zostavenie dokumentácie je určite jednoduchší a mäkší spôsob.
Predstavte si svoj pracovný postup
Dokumentovanie vášho pracovného postupu sa môže zdať dosť abstraktné a chaotické, ak na to nie ste zvyknutí. Ďalej to môže vyzerať celkom inak v závislosti od druhu práce, ktorú robíte. Môžete zvážiť pokračovanie tohto článku pomocou projektu, ktorý ste už dokončili. To vám môže pomôcť pochopiť, ako sa projekt rozpadá.
1. Rozdeľte si svoju úlohu
Prvým krokom je rozdelenie úlohy na časti. Ako spisovateľ alebo redaktor to môže byť náčrt knihy alebo článku. Ak ste umelec, môžu to byť rôzne roviny alebo komponenty konečného diela. Čokoľvek robíte, úloha by sa mala zvyčajne rozdeliť na kvantifikovateľné kroky, ktoré spolu tvoria konečný projekt.
Rozdelenie úlohy na časti je dôležité z viacerých dôvodov. Po prvé, bude tvoriť základné pohyblivé časti vašej dokumentácie pracovného toku. Okrem toho vám môže pomôcť aj psychicky. Aj keď nie ste veľký v oblasti dokumentácie, rozdelenie úlohy na časti môže pomôcť veľkému projektu, aby sa cítil lepšie zvládnuteľný.
2. Vytvorte kontrolný zoznam a vizuálny vývojový diagram
Po rozdelení úlohy urobte z každej časti položku v kontrolnom zozname. Vytvorenie kontrolného zoznamu, podobne ako rozčlenenie svojej úlohy na prvom mieste, slúži na dva účely: pomáha vám monitorovať váš vlastný pokrok a pomáha vám oznamovať váš pokrok klientom. Tiež môže byť užitočné premeniť svoj kontrolný zoznam na vizuálny vývojový diagram.
To je obzvlášť užitočné, ak váš projekt má viacero krokov. Ak napríklad upravujete knihu, možno bude potrebné načrtnúť, načrtnúť, citovať a upraviť každú kapitolu. Uvádzanie niečoho takého na papierovom kontrolnom zozname by bolo chaotické, najmä ak pracujete s viacerými úlohami naraz alebo ak sa úlohy môžu pohybovať tam a späť po krokoch.
Riešenie, ktoré použijete na tento druh nastavenia, môže závisieť od toho, nakoľko ste autonómni. Ak pracujete viac-menej vo vákuu (ako to robia niektorí nezávislí pracovníci), váš vizuálny vývojový diagram môžu byť lepiace poznámky na tabuli. Ak úzko spolupracujete so svojím klientom alebo s inými dodávateľmi, môžete používať platformu pracovného toku, ktorú možno zdieľať, ako je Trello.
3. Definujte ciele a zámery
Tento krok sa môže zdať trochu zbytočný. Prečo potrebujete ciele a zámery, ak už máte kontrolný zoznam?
Dokonca aj s kontrolným zoznamom nemôžete urobiť celý projekt naraz. Stále sa musíte rozhodnúť, koľko zo svojho projektu chcete stihnúť za deň alebo za týždeň, alebo len medzi check-inmi s vašimi klientmi.
Ak sa chcete vrátiť k príkladu knihy, chcete načrtnúť všetky kapitoly predtým, ako bude niektorá z kapitol navrhnutá? Chcete začať písať jednu kapitolu, keď predchádzajúca kapitola ešte musí byť upravená? Toto sú otázky, na ktoré môžete odpovedať len vy. Ak na ne odpoviete vopred, pomôže vám to udržať si poriadok.
Opäť platí, že jasné ciele a zámery vás môžu udržať na vrchole vášho projektu, ale môžu vám tiež pomôcť komunikujte so svojím klientom o tom, ako projekt prebieha – a ako očakávate, že príde pozdĺž.
4. Rozpočet a sledovanie času
Keď máte svoje ciele a zámery rozhodnuté, je čas začať plánovať svoj čas.
Koľko času máte na dokončenie celého projektu? Koľko času musíte venovať tomuto projektu v tomto časovom rámci? Koľko z tohto času bude potrebné vyčleniť na každý cieľ? Máte všetok čas na svete, alebo potrebujete uprednostniť a možno ísť bez nejakých doplnkov dodržiavať termíny?
Ak dostávate výplatu za hodinu, prirodzene budete sledovať svoj čas. Len si nezabudnite všimnúť, koľko času z tohto času strávil každý krok projektu. Týmto spôsobom budete mať lepšiu predstavu o tom, koľko času budete potrebovať, a to ako v budúcnosti na tomto projekte, tak aj pri plánovaní času na budúce projekty.
Ak dostanete zaplatené za projekt alebo výstup, ako to robia niektorí nezávislí pracovníci, môže byť lákavé vôbec nesledovať čas. Opäť však platí, že pochopenie toho, ako využívate svoj čas, vám môže pomôcť stať sa lepším a efektívnejším freelancerom. Takže zvážte sledovanie a rozpočet svojho času – aj keď vás nikto nenúti.
Kontrola, monitorovanie a optimalizácia
Počas jednotlivých projektov a po každom projekte si nájdite čas na zamyslenie sa nad dokumentáciou vášho pracovného toku. Boli veci, pri ktorých ste sa pristihli, že ste sa pri tom ešte viac rozpadli? Zabrali vám niektoré úlohy viac alebo menej času, ako ste predpokladali? Boli vaše ciele príliš veľké na to, aby boli realistické, alebo príliš malé na to, aby vám pomohli?
Vykonávanie tohto druhu práce počas projektu vám môže pomôcť pracovať čo najefektívnejšie po zvyšok projektu. Vykonávanie tohto druhu práce medzi projektmi vám môže pomôcť poskytnúť presnejšie cenové ponuky budúcim klientom spolu s rozpočítaním vlastného času zvládnuteľnými a efektívnymi spôsobmi.
Stojíte za prácu
Väčšina klientov výslovne nepožaduje dokumentáciu pracovného toku. Môže byť ľahké získať „tunelovú víziu na voľnej nohe“, čo je nutkanie nerobiť nič nad rámec toho, čo klient výslovne požaduje. Ale vykonaním ďalšej práce na doladení plánovania vám môže pomôcť stať sa efektívnejším nezávislým pracovníkom. A to je dobré pre všetkých.