Keď si osvojíte dnešné virtuálne pracovné prostredie a digitalizované procesy, je dôležité zvážiť, ako najlepšie spravovať dokumentáciu vášho pracoviska. Efektívna stratégia digitálnej dokumentácie je rozhodujúca pre udržanie súdržnej pracovnej sily. Toto sa stáva dôležitejším, keď máte geograficky rozptýlené tímy, ako je to často v prípade vzdialených pracovných síl.
Vaši ľudia sa už nebudú môcť spoliehať na kartotéky a papierovú dokumentáciu pri prístupe k informáciám na pracovisku a ich sledovaní. Tento článok sa bude zaoberať osvedčenými postupmi a nástrojmi na efektívnu digitálnu dokumentáciu na vašom vzdialenom pracovisku.
1. Píšte stručne
Čitatelia si cenia stručné písanie, a to najmä na odľahlom pracovisku, kde ľudia nemôžu len tak prísť a požiadať o vysvetlenie. To znamená, že je dôležité správne usporiadať svoje myšlienky a byť vo svojej dokumentácii čo najjasnejšie. Pri písaní dokumentov na pracovisku sa vyhýbajte nadbytočným frázam, dlhým vetám a zbytočnému žargónu.
Pomocou zoznamov s odrážkami zvýraznite kľúčové informácie a oddeľte veľké kusy textu do odsekov. Toto je obzvlášť užitočné, keď chcete komunikovať veľké množstvo informácií, pretože to rozdeľuje text na stráviteľné sústa a uľahčuje skenovanie. Okrem toho chcete používať slová, ktorým bude rozumieť každý na vašom pracovisku, bez ohľadu na technickú odbornosť. Nakoniec, vždy sami upravte svoju prácu, aby ste zlepšili svoje písanie pred odoslaním; ďalší pár očí môže tiež pomôcť zachytiť akékoľvek chyby.
2. Ukladajte digitálne dokumenty na centralizovanom mieste
Ľahký prístup k dokumentom na pracovisku je pre pracovníkov na diaľku rozhodujúci. Nikto nechce strácať čas prehľadávaním správ Slack alebo starých e-mailov, aby našiel dôležité informácie. Môžeš vytvoriť internú wiki alebo použite softvér znalostnej databázy na prekonanie tejto výzvy. Interná wiki poskytuje centralizované, prehľadávateľné úložisko pre všetku dokumentáciu vášho pracoviska, vrátane firemných zásad, poznámok k stretnutiam, návodov na to a vstupných dokumentov, aby sme vymenovali aspoň niektoré.
Interné nástroje wiki ako napr Tettra umožňujú vytvárať, upravovať a ukladať dokumenty na jednom mieste a zdieľať ich so svojím tímom len niekoľkými kliknutiami. Prípadne, ak vaša organizácia neustále komunikuje so zákazníkmi – a chceli by ste mať internú a externú dokumentáciu na rovnakom mieste – nástroj znalostnej bázy Páči sa mi to Document360 môže byť lepšie riešenie. Znalostná báza je v podstate online knižnica interných dokumentov a zdrojov zákazníckej podpory, ako sú často kladené otázky, používateľské príručky a informácie o produktoch.
3. Presadzovať zásady kontroly prístupu
Hoci je dôležité mať centrálne úložisko dokumentov na pracovisku, chcete tiež spravovať, kto môže pristupovať a vykonávať zmeny dokumentov. Môžete mať konkrétne dokumenty, ktoré sú relevantné len pre určité oddelenia, alebo citlivé súbory, ku ktorým by mali mať prístup iba správcovia. To vám pomôže zachovať bezpečnosť dokumentov a zabrániť náhodným alebo neoprávneným zmenám. Takže pri výbere nástroja na dokumentáciu na pracovisku vyberte taký, ktorý podporuje túto funkciu, a prispôsobte nastavenia riadenia prístupu tak, aby zodpovedali potrebám vašej organizácie.
Napríklad Document360 poskytuje viacero účtov, ktoré vám umožňujú určiť úroveň prístupu každého používateľa k vašej dokumentácii. Tettra tiež obsahuje systém povolení, ktorý vám umožňuje kontrolovať, kto môže upravovať, prezerať alebo publikovať konkrétne dokumenty.
4. Dodržiavajte osvedčené postupy zabezpečenia online
Presadzovanie zásad riadenia prístupu pomáha, ale na ochranu dokumentov na pracovisku pred bezpečnostnými hrozbami to nestačí. Keďže sa stále viac firiem pohybuje online, počítačová kriminalita je na vzostupe, takže musíte prijať ďalšie opatrenia, aby ste zaistili, že vaša digitálna dokumentácia je v bezpečí pred hackermi.
Ak chcete vytvoriť efektívnu stratégiu digitálnej dokumentácie s ohľadom na bezpečnosť, chcete sa vyhnúť bežným chyby zabezpečenia práce na diaľku ako používanie osobných zariadení na pracovné úlohy, zdieľanie hesiel a zanedbávanie inštalácie bezpečnostných aktualizácií. Okrem vytvárania silných hesiel sa chcete uistiť, že ich budete pravidelne meniť, aby ste znížili riziko napadnutia. Okrem toho môžete tiež šifrovať dokumenty na pracovisku, aby ste pridali ďalšiu vrstvu ochrany. A nakoniec, nezabudnite použiť VPN, aby boli vaše dáta v bezpečí, najmä pri práci na verejných Wi-Fi.
5. Uchovávajte zálohy
Napriek vášmu najlepšiemu úsiliu vždy existuje šanca, že sa dokumenty na pracovisku stratia alebo poškodia. Aj keď používanie nástrojov databázy znalostí ako primárneho úložného riešenia pomáha znižovať riziko straty údajov, stále chcete zálohovať pre prípad, že by sa niečo pokazilo. Je to preto, že tieto riešenia môžu mať aj technické problémy, ktoré sú mimo vašej kontroly, čo prinajmenšom znamená, že počas tohto obdobia nebudete mať prístup k svojim dokumentom.
Ak chcete byť na bezpečnej strane, môžete zvážiť pomocné riešenia zálohovania, ako je Disk Google a miestne úložné zariadenia. Samozrejme, že nechcete mať prehľad o viacerých kópiách toho istého dokumentu, preto si pred použitím akýchkoľvek nástrojov na dokumentáciu na pracovisku vytvorte jasnú stratégiu zálohovania. Týmto spôsobom si môžete byť istí, že vaše dokumenty sú vždy k dispozícii, keď ich potrebujete.
6. Digitalizujte svoje papierové dokumenty
Ak sa stále spoliehate na papierovú dokumentáciu, teraz je čas prejsť na digitálne kópie alebo prinajmenšom vytvoriť digitálne kópie. Nielenže to uľahčuje správu veľkých objemov súborov, ale tiež zlepšuje dostupnosť, spoluprácu a bezpečnosť.
Na digitalizáciu papierových dokumentov môžete použiť skener. Keď budete mať digitálne kópie svojich dokumentov, môžete ich nahrať do svojho zvoleného nástroja na dokumentáciu na pracovisku, aby ste k nim mali jednoduchý prístup a spoluprácu.
7. Pre rýchlu identifikáciu použite Clear Indexing
Ak máte veľa dokumentov, môže byť náročné sledovať ich. Preto je nevyhnutné používať prehľadný systém indexovania dokumentov na pracovisku. Týmto spôsobom môžete ľahko nájsť súbory, ktoré potrebujete, keď ich potrebujete. Existuje niekoľko rôznych spôsobov indexovania dokumentov; môžete napríklad začať ich kategorizáciou podľa typu, dátumu alebo projektu. To vám uľahčí vyhľadanie konkrétnych dokumentov, keď ich budete potrebovať.
Ďalšou možnosťou je použiť kľúčové slová na indexovanie dokumentov na pracovisku. To môže byť užitočné najmä vtedy, ak máte veľa súborov a potrebujete ich rýchlo vyhľadať. Bez ohľadu na to, aký indexovací systém používate, uistite sa, že je konzistentný a ľahko pochopiteľný.
Vaše vzdialené tímy potrebujú inteligentnú dokumentačnú stratégiu
Dokumentácia vzdialeného pracoviska je nevyhnutná pre bezproblémový chod vašej organizácie. Vytvorením efektívnej stratégie digitálnej dokumentácie môžete zabezpečiť, aby vaše tímy mali rýchly prístup k informáciám, ktoré potrebujú, a zostali produktívne.