Výhodou používania softvéru ako ClickUp alebo Asana sú ich hotové projektové dosky, ktoré vyžadujú minimálne prispôsobenie. Ale ak ste používateľom Notion alebo by ste ním chceli byť, môžete ho použiť Projekty a úlohy šablónu, aby ste mohli plánovať okamžite a rovnako.
Nie ste si istí, ako to funguje? Tu je rýchly sprievodca, ktorý vám pomôže začať.
Šablóna úloh vo vysvetlení pojmu
Šablóna úlohy v Notion je v podstate zoznam úloh organizovaný podľa projektu. Projekty sa v databáze zobrazujú ako skupiny a riadky alebo strany, ktoré vidíte v skupine, sú úlohy.
Medzi stránkami úloh a projektov budete robiť väčšinu práce vy. Keď pridáte nové skupiny a úlohy, zobrazia sa na stránke vašich projektov spolu so všetkými zmenami, ktoré vykonáte v aktuálnych údajoch a vlastnostiach.
Predvolené vlastnosti na stránke úlohy sú Názov úlohy, Postavenie, Priradiť, Splatné, a Projekt. Tu je rýchly prehľad toho, čo každý robí:
Názov úlohy
Názov úlohy vám pomôže rýchlo identifikovať úlohy, takže budete chcieť byť trochu popisní a urobiť ich jedinečnými. Môžete tiež kliknúť na názov úlohy a zobraziť alebo pridať relevantné informácie. Ak nechcete, aby sa otváral na rozdelenej obrazovke, môžete zmeniť režim náhľadu vašej stránky v nastaveniach rozloženia vašej databázy vedľa Otvárať stránky v. Môžete to nájsť kliknutím na tri bodky v pravom hornom rohu databázy.
Postavenie
Postavenie poskytuje rýchly prehľad o pokroku. Existuje viacero možností stavu, rozdelených podľa Robiť, Prebieha, a Dokončiť. Plňte úlohy ako napr hotový a Archív vyplní indikátor priebehu na stránke vašich projektov.
Priradiť a splatiť
Priradiť ukazuje, kto je vlastníkom úlohy. Splatné komunikuje termíny a umožňuje vám to nastaviť pripomienky. Sú to jednoznační správcovia, ak spolupracujú s ostatnými, delegujú úlohy alebo vytvárajú otvorenú tabuľu úloh.
Projekt
Projekt je vlastnosť vzťahu, ktorá spája úlohu s jej príslušným projektom. Úloha môže byť prepojená len s jedným projektom. Ak považujete zobrazenie tohto stĺpca za irelevantné, pretože ste svoje projekty zoskupili, kliknite na jeho názov a vyberte Skryť v zornom poli zastrčiť to. Jeho odstránením sa preruší komunikácia medzi stránkami.
Zobrazenia šablóny úloh spoločnosti Notion
V hornej časti databázy úloh pod jej názvom uvidíte zobrazenia Podľa projektu, Moje, a Ľudia. V predvolenom nastavení sa nachádzate v zobrazení projektu, v ktorom organizujete svoje úlohy podľa projektu.
The Moje View vytvorí zoznam úloh všetkých vašich úloh a usporiada ich do kontrolného zoznamu. Jediná vlastnosť, ktorá sa tu zdanlivo neodráža, je Postavenie, ale ak sa pozriete nad stĺpec začiarkavacieho políčka, všimnete si, že zdieľa rovnaký symbol ako stĺpec stavu v druhom zobrazení. A keď tu niečo začiarknete, všade inde to označí ako odbavené.
The Ľudia zobrazenie vám poskytuje rýchly prehľad o úlohách, na ktorých vy a vaši spoluhráči pracujete. Je to vynikajúci nástroj na vzájomnú kontrolu a uistenie sa, že niečí pracovná záťaž nie je príliš veľká.
Ďalším spôsobom, ako môžete zoradiť úlohy, je použitie filtrov. Môžete ich nájsť pod možnosťami zobrazenia v hornej časti databázy a použiť ich na zoradenie podľa vlastnosti. Napríklad zobrazenie všetkého pomocou a Nezačal stav alebo len úlohy pridelené konkrétnym ľuďom.
Projektová šablóna vo vysvetlení pojmu
Šablóna projektov je miesto, kde nájdete rýchly prehľad všetkých svojich projektov. Používa vizuálnejšie rozloženie dosky, kde môžete presúvať položky medzi stavmi.
Na prvý pohľad môžete vidieť niektoré špecifikácie a priebeh vašich aktívnych projektov vďaka ich vlastnostiam. Ak ich vyplníte, zobrazia sa na tabuli.
Ak nevidíte nehnuteľnosť, ktorú potrebujete, kliknutím na tabuľu otvorte jej stránku a jej vlastnosti nájdete pod názvom. Tu môžete zmeniť jeho stav, pridať ľudí do projektu, zobraziť indikátor priebehu a pridať alebo upraviť časovú os.
Na stránke projektu uvidíte aj jeho skupinu úloh, kde môžete pridať ďalšie informácie a údaje relevantné pre projekt.
Ako prispôsobiť šablónu úloh a projektov
Samozrejme, budete chcieť prispôsobiť šablónu a vytvoriť si vlastnú. Tu je návod, ako to môžete urobiť.
Pridanie vlastností na stránku úloh
Ak chcete pridať vlastnosti na svoju stránku úlohy, kliknite na symbol pridať v pravom hornom rohu skupiny. Ak tak urobíte, zobrazí sa zoznam, z ktorého si môžete vybrať, a odtiaľ kliknite na ten, ktorý chcete pridať. Keď je vo vašej databáze, kliknite na jej názov a zadajte požadovaný názov.
Zmena stavov na stránke úloh
Ak chcete upraviť alebo pridať ďalšie možnosti do stĺpca stavu, kliknutím na stav úlohy vytiahnite ponuku a vyberte ju Upraviť vlastnosť na spodku. V Upraviť vlastnosť v ponuke uvidíte tri kategórie stavov – Úloha, Prebieha a Dokončené. Môžete buď kliknúť na aktuálne možnosti a upraviť názov a farbu, alebo vybrať symbol pridania vedľa názvu kategórie a pridať niečo nové.
Pridanie vlastností na stránku projektu
Najrýchlejší spôsob, ako pridať vlastnosti na stránku projektu, je kliknúť na jednu z tabúľ. V hornej časti stránky uvidíte možnosť # ďalších nehnuteľností. Kliknite na to a na možnosť Pridajte vlastnosť objaví sa. Keď do projektu pridáte vlastnosť, uvidíte ju aj vo všetkých ostatných projektoch.
Zmena stavov na stránke projektu
Technicky je stĺpec vlastností skrytý na stránke vášho projektu, takže nemusí byť jasné, ako ich upraviť. Ale keď už viete, kde hľadať, je to hračka.
Kliknite na tri bodky v pravom hornom rohu databázy a vyberte Vlastnostia vyberte si Postavenie. Teraz budete v Upraviť vlastnosť menu, kde môžete kliknúť na aktuálne možnosti a upraviť ich a kliknutím na symbol pridať vytvoriť nové.
Zorganizujte si svoje úlohy a projekty s nápadom
Aj keď sa to na prvý pohľad môže zdať zložité, keď rozoberiete Notion's Projekty a úlohy šablónu na menšie časti a pracujte s ňou, okamžite budete presne vedieť, čo robíte. Najlepším miestom, kde začať, je zoznámiť sa so šablónou tak, ako je, a neskôr pridať doplnky.
