3 efektívne spôsoby použitia ChatGPT v Exceli

Excel je neuveriteľne užitočný nástroj na prácu s veľkým množstvom údajov. Nájdenie a implementácia správnych vzorcov však môže byť niekedy zložitý a frustrujúci zážitok. Našťastie môže byť ChatGPT vynikajúcim zdrojom, ktorý vám pomôže prekonať tieto výzvy.

Pomocou tohto jazykového modelu AI môžete hľadať pomoc s problémami súvisiacimi s Excelom, vytvárať vzorce a prijímať odpovede v reálnom čase, ktoré vám pomôžu vyťažiť z Excelu maximum. V tomto článku preskúmame niekoľko efektívnych spôsobov použitia ChatGPT v Exceli a zistíme, ako môže zlepšiť vaše skúsenosti s analýzou údajov.

1. Použite ChatGPT na vytváranie a implementáciu vzorcov

Vytváranie alebo hľadanie správnych vzorcov programu Excel môže byť zastrašujúce a časovo náročné. Navyše, ak vzorec obsahuje chybu, môže priniesť nesprávne výsledky, ktorých oprava môže byť ešte komplikovanejšia.

Aby ste sa vyhli všetkým týmto problémom, môžete požiadať ChatGPT, aby pre vás vytvoril vzorce na základe konkrétnych podrobností o tom, čo chcete, aby váš vzorec robil. Môžete požiadať chatbota, aby navrhol vzorce na základe úloh, ktoré máte k dispozícii, alebo môžete požiadať o návod na vzorec, ktorý už máte.

Ak chcete začať, uveďte svoje základné požiadavky na vzorec. Môže to zahŕňať ukážku vašej tabuľky a popis úlohy, ktorú chcete dokončiť. Keď to urobíte, môžete požiadať ChatGPT o vytvorenie vzorca. Môže to zahŕňať použitie nástroja na tvorbu vzorcov/funkcií alebo manuálne pridanie vzorca do tabuľky.

Tu je príklad: Mali sme tabuľku, ktorá obsahuje údaje o predaji rôznych produktov v rôznych mestách a chceli sme vypočítať celkový predaj pre každý produkt. Zadali sme všetky potrebné údaje do ChatGPT a požiadali sme ho o výpočet predaja produktu A.

Takto reagoval:

Postupovali sme presne podľa krokov v našej excelovej tabuľke a vzorec presne vypočítal celkový predaj.

Keď žiadate ChatGPT, aby pre vás vytvoril vzorce, je potrebné mať na pamäti niekoľko vecí:

• Čím viac informácií poskytnete, tým lepšie. Uistite sa, že sú vaše pokyny jasné a konkrétne. Ak tabuľka nie je príliš dlhá, môžete skopírovať jej obsah a poskytnúť ho chatbotovi, ktorý vám poskytne presnejšiu odpoveď. Hovorili sme aj o ako napísať efektívne výzvy ChatGPT na najlepšie odpovede v našej predchádzajúcej príručke, ktorú si môžete na tento účel pozrieť.
• Dvakrát skontrolujte formátovanie a syntax vzorcov vytvorených pomocou ChatGPT. Ak sú niektoré z nich nesprávne, Excel vráti chybu.
• Vždy dvakrát skontrolujte výsledky, aby ste zaistili presnosť. Zatiaľ čo ChatGPT môže vytvárať vzorce za vás, má tiež určité obmedzenia. Najlepšie je otestovať vzorec na malej vzorke údajov, aby ste sa uistili, že poskytuje presné výsledky.

Ak budete mať na pamäti tieto body, môžete chatbota používať efektívnejšie a s väčšou istotou, aby ste prekonali akékoľvek obavy, ktoré môžete mať z práce s tabuľkami.

2. Na vytváranie makier použite ChatGPT

Makrá sú súborom pokynov, ktoré Excelu prikazujú vykonávať určité úlohy v určitom poradí. To znamená, že makrá vám umožňujú zaznamenať špecifickú množinu akcií a potom ju vykonať neskôr jediným kliknutím bez toho, aby ste museli zakaždým ručne písať kód.

Vytváranie makier v Exceli však môže byť trochu skľučujúce, najmä ak nie ste oboznámení s programovaním alebo VBA. Našťastie vám ChatGPT môže pomôcť s týmto procesom poskytnutím užitočných rád a rád.

Pozrime sa na príklad. Máme tabuľku údajov o predaji s nasledujúcimi stĺpcami:

• Meno zamestnanca
• región
• Štvrťrok
• Celkové predaje

Chceme vytvoriť filter, ktorý zobrazí celkový predaj uskutočnený v prvom štvrťroku pre región Sever. Opísali sme to ChatGPT a vytvorili sme na to makro, ako je uvedené nižšie:

Keď máte požadované makro, poďme ho implementovať a spustiť:

1. Stlačte tlačidlo Alt + F11 klávesmi na klávesnici otvorte Editor jazyka Visual Basic.
2. V nasledujúcom okne prejdite na Vložiť > modul.
3. Tu zadajte kód, ktorý ste predtým skopírovali z ChatGPT.
4. Zatvorte dialógové okno a kliknite na Súbor > Uložiť ako.
5. Rozbaľte rozbaľovaciu ponuku Uložiť ako typ a vyberte Zošit Excel s podporou makier.
6. Kliknite Uložiť na uloženie súboru makra.
7. Teraz sa vráťte k pracovnému hárku a prejdite na stránku Vývojár tab.
8. Kliknite na Makrá a vyberte si FilterData zo zoznamu.
9. Nakoniec zasiahnite Bežať.

Toto makro teraz bude filtrovať vaše údaje tak, aby zobrazovalo iba predaje pre zacielený región.

3. Použite ChatGPT na automatizáciu odosielania e-mailov

Pri riadení veľkého tímu môže byť automatizácia úloh, ako je odosielanie e-mailov, záchranou. Excel poskytuje rôzne metódy na automatizáciu odosielania e-mailov, čo je užitočné najmä pri pravidelnom odosielaní e-mailov skupine ľudí s podobnými podrobnosťami. Navyše, začlenenie ChatGPT môže ďalej zefektívniť proces automatizácie e-mailov pre maximálnu efektivitu.

Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je požiadať ChatGPT o vytvorenie relevantného makra VBA. Táto metóda je veľmi podobná krokom, ktoré sme už opísali vyššie. Poďme sa rýchlo pozrieť na príklad.

Predpokladajme, že máme zoznam e-mailových adries pre vrcholový manažment našej firmy a potrebujeme im poslať e-mailom správu o príjmoch za prvý štvrťrok. Takto požiadame ChatGPT o vytvorenie makra VBA.

Keď máme makro, modul uložíme a spustíme ho podľa krokov popísaných vyššie. Také jednoduché! Okrem týchto troch metód, ktoré sme uviedli na používanie ChatGPT v Exceli, môžete použiť aj chatbot na analýzu a vizualizáciu údajov v Exceli pomocou nástrojov, ako sú grafy a analýza údajov Toolpak. Môžete požiadať ChatGPT, aby vám vysvetlil, ako tieto nástroje efektívne používať.

Okrem toho môžete použiť ChatGPT na riešenie problémov v Exceli tak, že mu poskytnete podrobnosti o chybe, s ktorou sa stretávate. Zatiaľ čo existuje množstvo veci, ktoré ChatGPT v Exceli nedokáže napriek tomu je to skvelý nástroj, ktorý vám môže pomôcť stať sa profesionálom v oblasti tabuliek.

ChatGPT na záchranu

ChatGPT je cenným zdrojom, ako z Excelu vyťažiť maximum. Môžete ho použiť na vytváranie nových vzorcov, získať pomoc s akýmikoľvek chybami v tabuľkách a dokonca sa naučiť nové zručnosti tak, že ho požiadate o vysvetlenie, ako určité funkcie fungujú. Ak sa použije správne, môže vám pomôcť maximalizovať produktivitu Excelu a prekonať akékoľvek obavy z tabuľky, ktoré môžete mať.