12 tipov a trikov Microsoft Forms, ktoré musíte poznať

Microsoft Forms má lepkavé používateľské rozhranie a elegantný zážitok. Je malá šanca, že to vysypete, keď to prvýkrát vyskúšate. Aj keď je jeho používateľské rozhranie komplexné, stále potrebujete niekoľko profesionálnych tipov, aby ste mohli produktívnejšie používať Microsoft Forms.

Tu sú skvelé spôsoby, ako využiť Microsoft Forms pre váš prieskum a obchodné potreby.

1. Zdieľajte svoj formulár

Zdieľanie formulára je konečným cieľom vášho prieskumu. Toto je jednoduché:

1. Kliknite Zhromaždite odpoveď v pravej hornej časti formulára.
2. Vyberte si preferenciu skupiny príjemcov výberom Ktokoľvek môže reagovať, Odpovedať môžu iba ľudia v mojej organizácii, alebo Odpovedať môžu konkrétni ľudia v mojej organizácii.
3. Kliknite na Skráťte URL začiarkavacie políčko pre kratšiu adresu URL formulára (voliteľné). Potom kliknite na Kopírovať a začnite zdieľať svoj prieskum s cieľovými účastníkmi.

Zdieľajte s konkrétnymi ľuďmi pomocou vlastných pozvánok

Počas zdieľania formulára ho môžete zálohovať pomocou vlastnej pozývacej správy, aby bol profesionálnejší:

1. Kliknite na Zhromaždite odpoveď v pravej hornej časti formulára.
2. Vyberte preferenciu príjemcu.
3. Do poľa kontaktu zadajte e-mailovú adresu, meno alebo skupinu príjemcu. Môžete zadať veľa príjemcov.
4. Vyplňte textové pole vlastnou správou.
5. Nakoniec kliknite Odoslať. Vaši účastníci teraz dostanú vlastnú správu, ktorá ich vedie na stránku formulára.

2. Zobrazte odpoveď v Exceli v reálnom čase

Pri porovnávaní odpovedí Microsoft Forms si zvyčajne musíte stiahnuť excelovú kópiu svojich údajov. Stiahnuté údaje sa neaktualizujú o nové príspevky. Preto možno budete musieť sťahovanie v určitých intervaloch opakovať, aby ste aktualizovali existujúce údaje na lokálnom disku.

Ak chcete predísť týmto viacnásobným intervalovým sťahovaniam, môžete pred exportovaním svojich odpovedí do Excelu počkať, kým vaši respondenti dokončia prieskum.

Niekedy však chcete vidieť, ako ľudia reagujú v reálnom čase – najmä ak je prieskum rozsiahly. Je to ľahké; konto Microsoft 365 Business vám umožňuje pozrite si odpovede Microsoft Forms v Exceli v reálnom čase. Môžete to dosiahnuť priamo pomocou vstavaných formulárov pre Excel alebo cez Power Automate.

3. Zabráňte duplicitným odpovediam na formulár

Formuláre Microsoft Forms v predvolenom nastavení umožňujú niekomu odpovedať viackrát. Formulár môžete nastaviť tak, aby umožňoval iba jednu odpoveď na osobu.

Keď ty zakázať ľuďom odosielanie viackrát, budú sa musieť prihlásiť do svojho konta Microsoft, aby mohli odpovedať na váš prieskum. Formulár teda zabráni tomu, aby sa ten istý účet dostal do prieskumu dvakrát.

4. Vložte Microsoft Forms iFrame na svoj web

Ak chcete, aby sa ľudia prihlásili na vašu webovú stránku a vyplnili prieskum, môžete namiesto toho vložiť formulár ako rám na vašu webovú stránku. Všetko, čo musíte urobiť, je skopírovať kópiu pripraveného formulára vo formáte iFrame a vložiť ju do kódu HTML vašej webovej lokality. Urobiť tak:

1. Prejdite do formulára a kliknite Zbierajte odpovede vpravo hore.
2. Kliknite na ikonu kódu v pravom dolnom rohu otvoreného bočného panela.
3. Kliknutím skopírujte kód na vloženie Kopírovať.
4. Prilepte skopírovaný kód do súboru HTML svojej webovej lokality.

5. Na zdieľanie formulárov použite QR kód

Môžete si tiež stiahnuť a poslať QR kód svojho formulára svojim respondentom. Toto je alternatívny spôsob zdieľania adresy URL prieskumu s cieľovou skupinou. Ak si chcete stiahnuť QR kód formulára Microsoft:

1. Choďte na Zbierajte odpovede tabat vpravo hore.
2. Kliknite na ikonu QR kódu v spodnej časti bočného panela (naľavo od ikony kódu).
3. Kliknite Stiahnuť ▼ uložiť obrázok QR kódu na lokálny disk.
4. Stiahnutý QR obrázok teraz môžete zdieľať so svojou cieľovou skupinou.

6. Nastavte trvanie dokončenia formulára

Možno nespúšťate kvíz, ale stále chcete, aby vaši respondenti vyplnili váš formulár v rámci konkrétneho trvania. Napríklad chcete, aby uchádzači o zamestnanie odpovedali na formulár žiadosti pred konkrétnym dátumom. Ich odpoveď môžete spojiť s termínom.

Môžete to urobiť úpravou nastavení formulára:

1. Kliknite na tri vodorovné bodky ponuky vpravo hore.
2. Ísť do nastavenie.
3. Kliknite Dátum začiatku. Potom kliknite Ukončiť údaje aby ste ukončili trvanie vášho prieskumu.
4. Formulár môžete načasovať aj kliknutím Nastavte trvanie času; toto spustí časovač, keď niekto začne vypĺňať formulár.

Ak ste prieskum načasovali, vaši respondenti dostanú pred začatím výzvu, ktorá ich informuje, že ide o prieskum načasovaný.

7. Vytvárajte a prispôsobujte kvízy v Microsoft Forms

Podobne ako Google Forms, aj v Microsoft Forms môžete vytvárať kvízy. Našťastie sa kvízy robia rovnako ľahko ako bežné formuláre. Vytvorenie kvízu v Microsoft Forms:

1. Kliknite Nový kvíz z ovládacieho panela Microsoft Forms.
2. Do poľa názov vyplňte názov kvízu. Potom zadajte voliteľný popis pod toto pole, ak ho máte.
3. Kliknite Pridať nové.
4. Na zobrazenom paneli uvidíte dostupné možnosti kvízu. Môžete si napríklad vybrať Voľba pre otázky s viacerými možnosťami.
5. Kliknite Pridať nové pridať novú otázku.

Nastavte viditeľnosť výsledkov kvízu

Môžete tiež zabrániť účastníkom vidieť výsledky testu po odoslaní:

1. Kliknite na tri vodorovné pruhy ponuky vpravo hore.
2. Ísť do nastavenie.
3. Vypnúť Zobraziť výsledky automaticky.

8. Nahrajte a prispôsobte tému formulára

Okrem používateľského rozhrania môžete pomocou Microsoft Forms určiť používateľské rozhranie, ktoré uvidia vaši respondenti, keď otvoria váš prieskum. Je to skvelý spôsob, ako ukázať svoju profesionalitu. Hoci Microsoft Forms poskytuje vstavané motívy, môžete tiež navrhnúť a odovzdať vlastný motív.

1. Vo formulári kliknite na Téma vpravo hore.
2. Vyberte si z uvedených tém.
3. Ak chcete namiesto toho nahrať vlastný motív, kliknite na krížik (+) v pravom dolnom rohu panela s témami.
4. Kliknite na ikonu obrázka v nasledujúcej ponuke.
5. Potom nahrajte motív zo služby Bing alebo OneDrive. Alebo môžete kliknúť Nahrať vyberte tému z lokálneho disku.

9. Umožnite ostatným používať vašu šablónu formulára

Ak ste vytvorili krásnu tému s inkluzívnymi a relevantnými otázkami prieskumu, môžete umožniť ostatným, aby ju použili. Keď ostatným umožníte používať vašu šablónu, budete namiesto toho zdieľať jej duplikát. Vaši respondenti ho teda môžu použiť ako šablónu pre svoj prieskum.

Prejdite do formulára a postupujte podľa týchto krokov:

1. Kliknite na tri vodorovné bodky ponuky vpravo hore.
2. Kliknite Spolupracujte alebo duplikujte.
3. V časti Zdieľať ako šablónu kliknite na Získajte odkaz na duplikovanie.
4. Skopírujte vygenerovaný odkaz a zdieľajte ho so svojimi účastníkmi. Aj keď budú môcť formulár vyplniť a odoslať, môžu ho tiež duplikovať a použiť ako šablónu pre svoje prieskumy, ak majú konto Microsoft 365.

10. Prispôsobte si správu na rozlúčku

Môžete tiež oceniť svojich účastníkov za to, že si našli čas a odpovedali na váš prieskum. Táto správa sa zobrazí po odoslaní formulára.

Takáto správa môže výrazne prispieť k budovaniu vzťahu s účastníkmi. Túto príležitosť môžete využiť napríklad na to, aby ste svojim respondentom pripomenuli, že na ich vstupy budete reagovať v konkrétnom čase. Prispôsobenie správy na rozlúčku:

1. Kliknite na tri vodorovné bodky ponuky v pravej hornej časti formulára.
2. Ísť do nastavenie.
3. Kliknite na Prispôsobte správu s poďakovaním začiarkavacie políčko.
4. Potom vyplňte pole so správou.

Ľudia teraz dostanú vašu správu po odoslaní formulára.

11. Získajte e-mailové upozornenie na každú odpoveď

Môžete dostať e-mailové upozornenie vždy, keď niekto odpovie na váš prieskum. Aj keď to nemusí byť želaný postup v rozsiahlych prieskumoch, pomáha vám to sledovať odpovede – najmä ak máte menej účastníkov. Urobiť tak:

1. Kliknite na tri vodorovné pruhy ponuky v hornej časti. Potom prejdite na nastavenie.
2. Kliknite na Získajte e-mailové upozornenia na každú odpoveď začiarkavacie políčko.

12. Vytvorte kópiu predchádzajúcich formulárov

Kým upravíte predchádzajúci formulár a použijete ho na ďalší prieskum, vaša práca bude rýchlejšia, nakoniec prepíšete jeho obsah. Duplikujte formulár, na ktorom chcete stavať, a namiesto toho upravte jeho druhý:

1. Prejdite na informačný panel Microsoft Forms.
2. Keď nájdete predchádzajúci formulár, na ktorom chcete stavať, kliknite na tri vodorovné bodky v pravom dolnom rohu jeho bannera.
3. Vyberte Kopírovať duplikovať to. Teraz môžete upraviť extra.

Profesionálne zdieľajte svoje prieskumy

Online nástroje na prieskum, ako sú Microsoft a Google Forms, uľahčujú život. Zatiaľ čo ich jednoduchosť môžete využiť na lokalizované a rozsiahle prieskumy, znalosť ich profesionálneho použitia ich ešte viac zjednoduší.

Aj keď ste sa v tomto článku dozvedeli o tipoch a trikoch na používanie formulárov Microsoft Forms, možno budete chcieť vidieť aj profesionálne využitie formulárov Google.