Práca so vzdialeným tímom je vynikajúci spôsob, ako využiť rozmanitú zásobu talentov na celom svete. Nepochybne nájdete to pravé pre akúkoľvek konkrétnu úlohu alebo projekt, aby ste zaistili prosperitu vášho podnikania.
Práca so vzdialeným tímom si však vyžaduje iný prístup ako riadenie interného tímu. Budete musieť prekonať problémy, ako je zlá komunikácia, nedostatok uznania, ťažkosti s plánovaním a ďalšie. To znamená, že budete musieť nastaviť procesy, aby váš vzdialený tím fungoval čo najlepšie. Tento článok obsahuje tipy a nástroje, ktoré vám pomôžu dosiahnuť tento cieľ.
1. Nastavte komunikačné kanály
Efektívna komunikácia je životne dôležitá pre každý úspešný tím, najmä pri vzdialenom nastavení. Keďže väčšinou nebudete môcť komunikovať osobne, je dôležité, aby ste si nastavili rôzne kanály na prekonanie bežné komunikačné chyby vo virtuálnych tímoch a uistite sa, že sú všetci na rovnakej stránke.
Existuje niekoľko typov nástrojov, ktoré môžete použiť prekonať bežné výzvy tímovej komunikácie na diaľku, ako sú e-maily, videokonferenčné systémy a platformy na odosielanie okamžitých správ. Každý nástroj poskytuje rôzne funkcie, takže si vyberte tie, ktoré najlepšie vyhovujú potrebám vášho tímu a konkrétnym prípadom použitia.
Môžete napríklad použiť aplikáciu na odosielanie okamžitých správ, ako je Slack, na rýchle konverzácie a otázky, e-maily na komunikáciu s klientmi a softvér na videokonferencie ako Zoom na virtuálne stretnutia alebo registrácie. Bez ohľadu na to, aké komunikačné kanály si vyberiete, zabezpečte, aby každý poznal ich účel a správne ich používal.
2. Vyberte si produktivitu pred digitálnym prezentáciou
Prekonanie digitálnej prezentácie je životne dôležité, aby váš distribuovaný tím fungoval čo najlepšie. Práca so vzdialeným tímom vám umožní vyhnúť sa replikácii tradičného kancelárskeho modelu „prezentovanosť“ – kde meriate produktivitu skôr množstvom času stráveného pred počítačom skutočné pracovné výsledky.
Namiesto toho, aby ste očakávali, že váš tím bude celý deň prilepený na svojich obrazovkách, môžete sa zamerať na nastavenie a SMART plán, ktorý im pomôže dosiahnuť ich ciele a odmeňujúce výsledky namiesto času stráveného online.
To im dáva slobodu pracovať počas ich najproduktívnejších hodín a zaisťuje, že z ich času vyťažíte maximum. Tiež posúva ohnisko z an „vždy zapnutá“ kultúra, ktorá poškodzuje produktivitu k takému, ktorý oslavuje výstupy podporou flexibilného pracovného času a lepšieho sústredenia.
Efektívna komunikácia umožňuje vášmu tímu byť produktívnejší. Ak je to váš cieľ, potom má zmysel venovať menej času odpovediam na správy a viac času skutočným úlohám. Jedným z najlepších spôsobov, ako presadiť kultúru, ktorá oslavuje výstup a nie hodiny strávené pripojení k pracovným zariadeniam, je použitie nástrojov, ktoré podporujú asynchrónnu komunikáciu.
Zatiaľ čo okamžité správy majú za určitých okolností svoje miesto, neustále pingy, upozornenia a správy môžu byť rušivé a pre váš tím môže byť náročné vypnúť. Asynchrónna komunikácia je užitočná pre tímy pracujúce v rôznych časových pásmach, pretože im umožňuje reagovať, keď sú k dispozícii, namiesto toho, aby očakávali, že budú k dispozícii všetci v rovnakom čase.
Môžeš použiť asynchrónne komunikačné nástroje ako je Qatalog, Twist alebo Yac, aby získali všetky informácie, ktoré potrebujú na to, aby mohli vykonávať svoju prácu čo najlepšie, a zároveň obmedzili prerušenia na minimum.
4. Buďte pripravení zvládnuť technické problémy
Niekedy môže byť technológia dvojsečná zbraň. Aj keď vám počítače a nástroje virtuálneho tímu môžu pomôcť zostať v spojení, nič nie je spoľahlivé.
Budú chvíle, keď budú členovia vášho tímu čeliť technickým problémom, ktoré im bránia vykonávať svoju prácu. A vzhľadom na to, že každý pracuje z rôznych miest, možno sa nie vždy budete môcť spoľahnúť na svoj interný tím IT, ktorý rýchlo vyrieši problémy každého.
Aby ste predišli výrazným narušeniam pracovného toku vášho tímu, je dôležité, aby boli všetci pripravení zvládnuť spoločné záležitosti technické problémy s prácou na diaľku. To zahŕňa vedieť, ako na to opraviť bežné chyby siete a riešenie hrozieb kybernetickej bezpečnosti. Do svojej internej wiki môžete pridať nejaké návody na riešenie problémov, aby členovia tímu vedeli, čo robiť v prípade technických problémov.
5. Vytvorte efektívnu dokumentačnú stratégiu
Jedným z najlepších spôsobov, ako zabezpečiť, aby váš tím fungoval čo najlepšie, je mať a komplexná dokumentačná stratégia na mieste. Dokumentácia je nevyhnutná v každej organizácii, ale je užitočná najmä pre vzdialené tímy, kde sa informácie môžu stratiť v nekonečných správach a e-mailoch.
Či už ide o stručný projekt, návod alebo poznámky zo stretnutí, uistite sa, že váš tím má spoločnú platformu, kde môže rýchlo zdieľať, ukladať a pristupovať k relevantným informáciám. Dobre organizovaný dokumentačný systém pomôže udržať všetkých na rovnakej stránke a členom tímu uľahčí nájsť to, čo potrebujú, keď to potrebujú.
Môžete použiť softvérové riešenia ako Tettra vytvorte si internú wiki svojho pracoviska a používajte ho ako svoje centrálne centrum pre všetky relevantné informácie. Tento nástroj vám umožňuje organizovať informácie do kategórií a udeľovať povolenia konkrétnym členom tímu na úpravu konkrétnych dokumentov.
6. Poskytujte a prijímajte spätnú väzbu
Vždy je čo zlepšovať, dokonca aj v tých najlepších tímoch. Ako vedúci tímu na diaľku je vašou zodpovednosťou zabezpečiť, aby všetci pracovali efektívne a dostávali spätnú väzbu, ktorú potrebujú na zlepšenie a stúpanie po firemnom rebríčku. Môžete to urobiť tak, že zavediete pravidelné registrácie na videohovory alebo necháte nadriadených rozoslať formuláre písomnej spätnej väzby.
Je pravdepodobné, že vaši ľudia majú tiež cennú spätnú väzbu pre vás a spoločnosť. Väčšina z nich sa však nemusí cítiť pohodlne pri rozhovore počas videohovoru alebo písaní e-mailu. Môžete použiť nástroj napr Officevibe pre riadenie tímu a zabezpečiť, aby bol hlas každého vypočutý.
Tento nástroj ponúka možnosti anonymnej spätnej väzby, takže aj tí najintrovertnejší členovia tímu môžu bez obáv zdieľať svoje úprimné myšlienky. To vám dáva jasný prehľad o tom, čo váš tím potrebuje, a umožňuje vám podniknúť potrebné kroky na to, aby podával čo najlepší výkon.
7. Podporujte sociálne interakcie
Práca z domu sa môže občas cítiť osamelo a ovplyvniť angažovanosť a morálku. Keďže neexistuje žiadna fyzická kancelária, kde by ste mohli občas naraziť na kolegu a rýchlo sa porozprávať, je nevyhnutné nájsť virtuálne riešenia na podporu pocitu kamarátstva medzi členmi tímu.
Môžeš vytvorte virtuálny vodný chladič kde sa členovia tímu môžu zapojiť do neformálnych rozhovorov. Môže to byť skupinový chat, kde môžu ľudia zdieľať zábavné príbehy, diskutovať o záľubách alebo o čomkoľvek, čo nesúvisí s prácou. Môžete tiež plánovať virtuálne prestávky na kávu, aby sa vaši ľudia zapájali a motivovaný. Môže to byť súkromný videohovor, kde sa každý môže stretnúť, smiať sa a hrať hry.
Vybudujte si pozitívnu kultúru práce na diaľku
Vytvorenie pozitívnej pracovnej kultúry je životne dôležité, aby každý vzdialený tím dosiahol svoj plný potenciál. Aby ste dosiahli tento cieľ, musíte neustále vyhodnocovať a zlepšovať svoj prístup k práci na diaľku.
Začlenením vyššie uvedených tipov a nájdením kreatívnych spôsobov, ako pomôcť vášmu vzdialenému tímu cítiť sa prepojený a motivovaný, môžete vytvorte efektívnu pracovnú kultúru, ktorá prinesie to najlepšie z vášho vzdialeného tímu a zabezpečí vám úspešnú budúcnosť Organizácia.
