Vzhľadom na to, koľko ľudí je v dnešnej dobe zaneprázdnených, efektívne riadenie projektov nebolo nikdy dôležitejšie. Platí to najmä vtedy, ak pracujete alebo študujete na diaľku a máte obmedzený fyzický kontakt so svojimi spolupracovníkmi alebo spolužiakmi.
Našťastie nájdete množstvo nástrojov, ktoré vám umožnia spravovať vaše úlohy oveľa lepšie, ako by to bolo možné predtým. Notion a Asana sú dve z najpopulárnejších riešení, ktoré nájdete na trhu. Čo je však lepšie pre projektový manažment? Dnes budeme analyzovať oba tieto nástroje.
1. Vytváranie rôznych kategórií
Ako váš pracovný postup rastie, možno budete musieť vytvoriť kategórie, aby ste mali o všetkom prehľad. Notion a Asana sa v tomto ohľade líšia; v Asane môžete organizovať svoju prácu do rôznych projektov a v rámci každého z nich rozvíjať karty. Okrem toho môžete svoje karty pridať do viacerých projektov.
Okrem vyššie uvedeného vám Asana umožňuje vytvárať značky a pridávať ich na karty. Keď to urobíte, môžete kliknúť na značku a zobraziť všetky projekty v danej kategórii.
V aplikácii Notion môžete vytvárať rôzne stránky pre svoje úlohy. V rámci nich môžete vytvoriť ďalšie pre podtémy. Máte tiež možnosť pridať rôzne emotikony, aby ste ich odlíšili.
Keď používate Notion na riadenie projektov, môžete tiež pridať značky pre kalendáre a zoznamy, ktoré vytvoríte v rámci aplikácie.
2. Prispôsobenie rozložení
Nástroje na prispôsobenie Notion a Asana sa dramaticky líšia a najmä prvý z nich má veľa ďalších nástrojov, ktoré môžete použiť. Pri používaní Notion na riadenie projektov si môžete vybrať z niekoľkých bezplatných a platených šablón. Nájdete tu množstvo tém, napr viacero šablón, ktoré môžete použiť, ak ste fotograf alebo v inej tvorivej oblasti.
Pomocou Notion môžete tiež určiť, čo chcete na každej stránke zahrnúť. Môžete napríklad vytvoriť tabuľky na vytvorenie zoznamu na čítanie. Okrem toho môžete vytvárať dokumenty pracovného toku projektu a množstvo ďalších stránok.
Asana je trochu prísnejšia, pokiaľ ide o prispôsobenie rozloženia. Aj keď môžete vytvoriť množstvo kategórií a projektov, nemôžete príliš zmeniť vzhľad svojich kariet – bez kontroly nad tým, čo zahŕňate.
Na domovskej stránke Asana si môžete vybrať, čo chcete v tejto sekcii vidieť. Okrem toho si môžete prispôsobiť farbu pozadia.
3. Spolupráca s ostatnými
Spolupráca je jedným z najdôležitejších faktorov pri výbere riešenia projektového manažmentu. Aj keď neupgradujete na platený plán, Notion a Asana majú niekoľko užitočných funkcií.
V decembri 2022 Notion rozšíril počet ľudí, s ktorými ste mohli spolupracovať v rámci bezplatného plánu. Predtým ste mohli pracovať až s piatimi používateľmi; teraz sa ich počet zvýšil na 10. Prostredníctvom tímových priestorov môžete tiež vidieť, s kým spolupracujete.
Asana tiež uľahčuje spoluprácu s ostatnými. Pri vytváraní karty môžete v spodnej časti stránky pridať spolupracovníkov. Okrem toho môžete ľuďom v rámci projektu prideľovať úlohy, čo znamená, že môžu získať úplný prehľad o tom, na čom musia pracovať.
Kedy pomocou Asany, môžete tiež komentovať karty a upozorniť ostatných používateľov, ak to potrebujete. Na prístup k tejto funkcii nemusíte prejsť na platený plán. V Notion a Asana môžete pomocou klávesu @ spomenúť používateľov na stránkach a kartách vyžadujúcich ich pozornosť.
4. Funkcie projektového manažmentu
Keďže porovnávame Notion a Asana z pohľadu projektového manažmentu, má zmysel pozrieť sa len na funkcie, ktoré obe aplikácie ponúkajú v tomto ohľade. Asana má niekoľko funkcií projektového manažmentu, vďaka ktorým je skvelou voľbou pre malé tímy aj veľké podniky.
V Asane môžete pridať termíny do všetkých svojich projektov. Keď to urobíte, úplný prehľad získate v sekcii Moje úlohy. Tu si môžete usporiadať svoje úlohy na základe ich termínu stlačením tlačidla Do dátumu tab.
Keď vytvoríte kartu v Asane, môžete si tiež zobraziť najnovšiu aktivitu tak, že ju otvoríte a prejdete nadol. A ak prejdete na platený plán, pomocou sekcie Ciele môžete sledovať, čo chcete dosiahnuť.
Pri používaní Notion môžete výberom zobraziť, čo sa deje vo vašom pracovnom priestore Aktualizácie > Všetky. Môžete tiež pridať stránky, na ktorých načrtnete pracovné postupy projektu so svojím tímom.
5. Kompatibilita viacerých zariadení
Ak pracujete na viacerých zariadeniach, mali by ste sa uistiť, že nástroje na správu projektov môžete používať na viacerých miestach. Dobrou správou je, že Notion aj Asana sú dobre optimalizované na použitie naprieč zariadeniami.
Notion má k dispozícii aplikácie pre iOS a Android a nástroj si môžete stiahnuť aj pre Windows a Mac. Okrem toho je Notion optimalizovaný pre webové prehliadače.
Stiahnuť ▼: Pojem pre Windows | Mac | iOS | Android (K dispozícii sú bezplatné nákupy v aplikácii)
Asana má aplikácie aj pre zariadenia so systémom iOS a Android a môžete ich používať na smartfónoch aj tabletoch. Službu môžete využívať aj vo webovom prehliadači, pričom existujú aj aplikácie na stiahnutie pre používateľov Windows a Mac.
Stiahnuť ▼: Asana pre Windows (64-bit) | Windows (32-bit) | Mac | iOS | Android (K dispozícii sú bezplatné nákupy v aplikácii)
6. Integrácie tretích strán
Či už pracujete na diaľku alebo osobne, pravdepodobne áno na dokončenie práce použite viacero aplikácií. Všetko bude oveľa jednoduchšie, keď ich zoskupíte na jednom mieste, a nájdete možnosti, ako to urobiť s Notion a Asana.
Notion vám umožňuje integrovať niekoľko známych aplikácií tretích strán. Slack je jedným z príkladov – a ak ste dizajnér, môžete si prezerať svoje projekty Figma v rámci Notion. Medzi ďalšie nástroje, ktoré môžete integrovať, patria OneDrive, Dropbox a Disk Google.
Asana sa tiež integruje s niekoľkými aplikáciamivrátane Outlooku a Gmailu. Medzi ďalšie, ktoré môžete v Asane použiť, patria:
- Adobe Creative Cloud
- Salesforce
- Microsoft Teams
7. Nahrávanie rôznych súborov
Pri správe projektov možno budete musieť nahrať široký výber súborov. V Asane môžete zahrnúť externé odkazy, napríklad videá YouTube. V prípade týchto môžete v aplikácii vidieť ich ukážku.
Asana vám tiež umožňuje nahrávať súbory z počítača, Disku Google, Dropboxu a rôznych ďalších miest. Môžete nahrať zvukové súbory, fotografie, súbory PDF a ďalšie prílohy.
V Notion môžete pridať aj externé odkazy. Okrem toho môžete zahrnúť súbory z počítača; ak nemáte platené predplatné, maximálna veľkosť každého súboru je 5 MB.
8. Stanovenie cien
Bez ohľadu na to, či používate Notion alebo Asana, v ich bezplatných verziách nájdete množstvo užitočných nástrojov. V prípade potreby však môžete aktualizovať.
Ak chcete upgradovať na platenú verziu Asana, môžete získať prémiový plán za 10,99 USD mesačne s ročnou platbou – a 13,49 USD, ak platíte mesačne. Medzitým Business stojí 24,99 USD mesačne (ročne) a 30,49 USD, ak platíte mesačne.
Notion má tri platené programy: Plus, Business a Enterprise. Plus stojí 96 dolárov ročne a 10 dolárov mesačne, ak získate mesačné predplatné. Medzitým je Business 180 USD ročne za ročné predplatné a 18 USD, ak platíte mesačne. Pre plán Notion Enterprise budete musieť kontaktovať predajný tím spoločnosti.
Predstava vs. Asana: Ktoré si vyberiete na správu svojich projektov?
Notion a Asana majú z dobrých dôvodov skvelú reputáciu v oblasti produktivity. Tieto aplikácie ponúkajú množstvo jedinečných nástrojov, ktoré vám pomôžu spravovať vaše projekty a spolupracovať s ostatnými. Tiež zistíte, že integrácia mnohých vašich obľúbených aplikácií odinakiaľ je jednoduchá.
Aj keď neupgradujete na platený plán, Notion a Asana budete veľa využívať. Najlepšia voľba pre vás bude závisieť od vašich individuálnych a obchodných potrieb, ale na začiatok sa oplatí vyskúšať obe.