Vytvorenie zoznamu úloh je efektívny hack produktivity, ktorý vám pomôže nasmerovať vašu pozornosť na veci, na ktorých záleží. Môžete však zvážiť doplnenie tohto zoznamu zoznamom vecí, ktoré nemusíte robiť, aby ste zvýšili svoju produktivitu.
Váš zoznam vecí, ktoré nemáte robiť, by mal pozostávať z nehodnotných úloh a návykov, o ktorých len zriedka vedome premýšľate a ktoré strácajú váš čas a energiu. Vytvorením tohto zoznamu a vyhýbaním sa týmto návykom vytvoríte priestor pre plnšie úlohy. Aj keď váš zoznam vecí, ktoré nemáte robiť, je v konečnom dôsledku na vás, tento článok obsahuje niekoľko bežných príkladov, ktoré vám pomôžu začať.
1. Kontrola e-mailov celý deň
Ak neradi nechávate neprečítané alebo zodpovedané správy, pravdepodobne máte vo zvyku neustále kontrolovať svoje e-maily počas celého pracovného dňa. Tráviť toľko času v doručenej pošte sa môže zdať ako produktívny zvyk, ale nie je to tak, pokiaľ si to vaša práca nevyžaduje.
Jedným z hlavných problémov tohto zvyku je, že sa dostávate do reaktívneho režimu, keď necháte svoju doručenú poštu, aby určila vaše úlohy na deň namiesto toho, aby ste uprednostňovali svoje vlastné úlohy. To vám uberá čas a sústredenie, ktoré by ste mali investovať do zmysluplnejších činností.
To znamená, že by ste mali zvážiť proaktívnejší prístup k svojmu času a doručenej pošte dávkovaním e-mailovej aktivity. Dávkovanie úloh zahŕňa zoskupovanie podobných úloh a prácu na nich naraz, napríklad kontrolu a odpovedanie na vaše e-maily v konkrétnych časoch dňa, pričom zvyšok času ponecháva na produktívne úlohy.
2. Multitasking
Ďalším zvykom, ktorý sa maskuje ako hack produktivity, je multitasking. Hoci sa to môže zdať neintuitívne, multitasking, alebo presnejšie, prepínanie kontextu, môže byť časovo náročné a neefektívne. Je to preto, že pokus o viacero vecí naraz núti váš mozog neustále prepínať medzi úlohami, čo môže byť vyčerpávajúce a viesť k zníženiu efektívnosti a presnosti.
Single-tasking vám na druhej strane umožňuje sústrediť sa na jednu úlohu a venovať všetku svoju energiu jej dokončeniu. To minimalizuje rozptýlenie, zlepšuje koncentráciu a pomáha vám dokončiť jednotlivé úlohy rýchlejšie a s lepším výsledkom.
3. Povedať áno zbytočným stretnutiam
Ďalším zvykom, ktorý by ste si mali pridať do zoznamu vecí, ktoré nemáte robiť, je povedať áno zbytočným stretnutiam. Ak prijmete každé stretnutie, ktoré sa vám naskytne, rýchlo sa zaplní váš plán a zostane vám málo času na dokončenie vecí.
Najprv sa pokúste spochybniť účel každého stretnutia a zistiť, či je to nevyhnutné. Niektoré stretnutia možno nahradiť rýchlymi hovormi, e-mailmi alebo četovými správami. Ak je schôdza nevyhnutná, uistite sa, že má jasný program a časový plán a snažte sa, aby bola čo najstručnejšia. Výber pri stretnutiach, ktoré prijmete, vám pomôže uvoľniť čas vo vašom dni a umožní vám sústrediť sa na zmysluplnejšie úlohy.
Sociálne médiá sú skvelým nástrojom na spojenie so svojimi rovesníkmi a informovanosť, ale môžu tiež vybrať daň na vašej produktivite, keď sa neustále ocitnete v nekonečných králičích norách informačné kanály. Toto je ťažký zvyk, ktorého sa treba zbaviť, pretože si možno nie vždy uvedomíte, že to robíte, kým neuplynie niekoľko hodín.
Komu prekonať svoj zvyk bezduchého rolovania, musíte rozpoznať a odstrániť, čo ju spúšťa. Častými vinníkmi sú upozornenia a pocit premeškania. Keď identifikujete a odstránite spúšťače, môžete využiť nástroje, ktoré vám pomôžu minimalizovať váš čas strávený v aplikáciách sociálnych médií, ako je napr Čas obrazovky na zníženie používania iPhonu alebo Režim zaostrenia v systéme Android.
5. Strata času všednými/opakujúcimi sa úlohami
Bežné úlohy zaberajú drahocenný čas a zdroje, ktoré by ste mohli použiť na iné, dôležitejšie úlohy, a sú ďalšou položkou v našom zozname, ktorý nie je potrebné vykonať. Tieto úlohy môžu ľahko skĺznuť pod radar, ale rýchlo sa načítajú a môžu byť veľkou stratou času. Niektoré príklady všedných úloh zahŕňajú zadávanie údajov, prepisovanie video stretnutía manuálne plánovanie príspevkov na sociálnych sieťach, aby sme vymenovali aspoň niektoré.
Existuje niekoľko spôsobov, ako znížiť množstvo času, ktorý strávite bežnými úlohami, vrátane delegovania úloh na niekoho iného, outsourcingu na službu tretej strany alebo používania automatizačné nástroje na riešenie opakujúcich sa úloh. Jedna alebo viacero z týchto stratégií vám môže pomôcť ušetriť čas a uvoľniť energiu na účinnejšie úlohy.
6. Používanie telefónu v posteli
Aj keď to nemusí znieť zle, používanie telefónu v posteli je jedno zvyk na smartfóny, ktorý môže brániť vašej produktivite. Používanie smartfónu ako prvé ráno alebo ako posledné večer môže mať niekoľko nepriaznivých účinkov.
Napríklad modré svetlo vyžarované telefónom môže narušiť produkciu melatonínu, hormónu, ktorý pomáha regulovať spánkové cykly. Okrem toho, kontrola správ alebo sociálnych médií ako prvá ráno môže nastaviť negatívny tón na zvyšok dňa.
S ohľadom na to je nevyhnutné vytvoriť vo vašej spálni zónu bez telefónu. Pomôže to zlepšiť kvalitu vášho spánku a umožní vám začať deň produktívnejšie. Môžete sa uchýliť k iným činnostiam, ako je čítanie fyzickej knihy, písanie denníka pred spaním a používanie staromódneho budíka na zobudenie.
7. Neschopnosť určiť priority svojich úloh
Je v poriadku a dobré mať plán na svoj deň tak, že si svoje úlohy zapíšete do zoznamu úloh, no ak im neurčíte priority, je pravdepodobné, že sa k tým najdôležitejším nedostanete včas. V ideálnom prípade by ste sa mali zamerať na to, aby ste svoje najproduktívnejšie hodiny venovali tým najnáročnejším a najdôležitejším úlohám. Tento prístup zaisťuje, že zo svojho dňa vyťažíte maximum a nepremeškáte žiadne dôležité termíny.
Jeden z najlepších spôsobov pripravte si zoznamy úloh pomocou Eisenhowerovej matice. Tento jednoduchý rámec vám pomôže určiť, ktoré úlohy uprednostniť na základe ich naliehavosti a dôležitosti. Keď identifikujete svoje hlavné priority, môžete sa najskôr zamerať na ich riešenie a zvyšok vašich úloh môže nasledovať.
Automatizujte úlohy s nízkou hodnotou a odstráňte neproduktívne návyky na zvýšenie produktivity
Vytvorenie prispôsobeného zoznamu vecí, ktoré nie je potrebné urobiť, je efektívna stratégia, ktorá vám môže pomôcť sústrediť sa na najdôležitejšie úlohy a zvýšiť vašu produktivitu.
Delegovaním, outsourcingom alebo automatizáciou úloh s nízkou hodnotou a zbavením sa neproduktívnych návykov môžete vytvoriť viac priestoru pre veci, na ktorých vám najviac záleží, a využiť svoj deň naplno. Tento zoznam môžete použiť ako inšpiráciu, aby ste si vytvorili zoznam vecí, ktoré nerobia, a začnite odstraňovať tých, ktorí strácajú čas z vašej každodennej rutiny.