Dostali ste niekedy do schránky zle napísaný email? Možno vás zaujímalo, o čom bol tento e-mail a ako naň odpovedať. Aby ste sa vyhli odosielaniu mizerných e-mailov sami, prejdite si tento zoznam bežných chýb v pracovných e-mailoch.
1. Chýba riadok predmetu
Jednou z častých chýb pri písaní pracovných e-mailov je neuvedenie predmetu. Zoznam predmetov je prvá vec, ktorú ľudia uvidia, keď si otvoria svoje e-mailové účty. Ak niekto dostane veľa e-mailov, e-mail bez popisného a vhodného predmetu bude pravdepodobne ignorovaný.
Výskum blogu HubSpot ukazuje, že efektívne tematické línie by mali vzbudzovať zvedavosť a byť personalizované. Prostredníctvom predmetu dajte svojmu príjemcovi vedieť, prečo je váš e-mail dôležitý. Predmet "Newsletter 1" je vágny a nikoho nezaujíma. Ale „Newsletter 1: Najlepší interpreti tohto mesiaca“ pravdepodobne získa viac zobrazení.
2. Použitie nesprávneho tónu
Tón e-mailu môže odrážať, ako chcete, aby vás vnímali. Váš výber slov odráža buď pozitívny alebo negatívny tón. Napríklad vyjadrenie, že niečí nápad je „zvláštny“, má inú konotáciu ako tvrdenie, že nápad je „jedinečný“. Naučte sa rozlišovať medzi odtieňmi významu a voľte správne slová.
Pracovné e-maily by mali znieť profesionálne. Miera formálnosti závisí od vašej pracovnej kultúry a profesionálneho vzťahu s príjemcom. Ak je pracovná kultúra priateľská, alebo ste s niekým už dlho kolegovia, môžete svoj pracovný e-mail začať slovami „Ahoj John.“ Ak však oslovujete niekoho, koho nepoznáte v inej spoločnosti, je bezpečnejšie osloviť ho vo formáte „Vážený pán. Smith."
Ak máte pochybnosti o výbere slov, pozrite si online tezaurus alebo slovník. Online asistent písania Grammarly obsahuje aj a detektor tónov pri písaní vo svojich vlastnostiach. V nastaveniach môžete zmeniť tón, aby znel sebavedomo a profesionálne.
3. Chýbajúce detaily a prílohy
Je nepríjemné dostať pracovný e-mail s neúplnými údajmi. Posielanie e-mailov tam a späť na získanie informácií je obrovská strata času. Aby ste tomu zabránili, načrtnite všetky základné informácie: kto, čo, kedy, kde, prečo a ako. Môžete postupovať podľa nasledujúceho formátu:
- Prvý odsek: Pozdrav a hlavný bod e-mailu.
- Druhý odsek: Všetky relevantné podrobnosti, ktoré príjemca potrebuje vedieť o predmete.
- Tretí odsek: Výzva na akciu (napr. potrebujú odpovedať, uskutočniť odkaz atď.).
- Štvrtý odsek: Ďakujem.
Nezabudnite pripojiť všetky ďalšie súbory, ktoré príjemca potrebuje. Jednou z bežných chýb je, že ste pripojili súbor bez toho, aby ste tak urobili! Môžete sa tomu vyhnúť tak, že si svoj e-mail pred odoslaním prečítate.
4. Zanedbanie úprav a korektúry
E-mail plný gramatických a vetných chýb znie neprofesionálne. Váš príjemca si môže myslieť, že ste svoju komunikáciu nepremysleli. Chyby sa zvyčajne stávajú, keď sa ponáhľate alebo myslíte rýchlejšie ako píšete. Existujú však spôsoby, ako sa tomu vyhnúť alebo ho zmierniť.
Pred vyplnením všetkých podrobností môžete začať s obrysom. Po vypracovaní konceptu e-mailu si nájdite čas na jeho kontrolu a až potom stlačte tlačidlo Odoslať. Keďže je ťažšie zachytiť chyby, keď ste autorom, použite online nástroje. Ak sa vám nepáči sťahovanie aplikácií a rozšírení, vyhľadajte najlepšie bezplatné kontroly pravopisu a gramatiky.
5. Neprofesionálna emailová adresa
Predstavte si, ako by reagoval klient alebo kolega, keby dostal e-mail z adresy [email protected]. Neprofesionálne e-mailové adresy spôsobujú, že vyzeráte neprofesionálne. Aby ste sa vyhli tomuto faux pas hodnému krčenia, použite svoj pracovný e-mail.
Ak nemáte firemný email, čítajte ďalej ako používať vlastnú e-mailovú adresu s Gmailom na profesionálne e-maily. Predpokladajme, že Gmail nie je vaša šálka čaju. Môžete preskúmať možnosti nastavenia vlastného e-mailu pomocou najpopulárnejších poskytovateľov e-mailových služieb, lepších ako Gmail a Yahoo Mail.
6. Žiadny blok podpisu
Predstavte si podpisový blok ako svoju vizitku. Tento prvok je umiestnený za vaším podpisom a obsahuje vaše celé meno a kontaktné údaje. Blok podpisu pomáha príjemcovi identifikovať vašu spoločnosť a pozíciu, ktorú zastávate. Umožňuje príjemcom rýchlo nájsť vaše informácie, ak vás potrebujú kontaktovať inými kanálmi ako e-mailom.
Opýtajte sa svojej spoločnosti, či má požadovaný formát podpisového bloku. Ak nie, môžete pridať nasledujúce prvky:
- Celé meno
- Role
- Tím/Oddelenie
- meno spoločnosti
- Kontaktné číslo
- Webová stránka spoločnosti
- Firemné účty sociálnych médií
Blok podpisu si môžete prispôsobiť v nastaveniach e-mailu. Nezabudnite upraviť a skontrolovať aj túto časť. Po uložení bude váš podpisový blok zahrnutý do vášho odchádzajúceho e-mailu.
7. Nepoznať rozdiel medzi kópiou a skrytou kópiou
Kópia a Bcc sú polia po Komu časť. Jednou z častých chýb je nevedomosť, kedy ich použiť. Cc znamená uhlíkovú kópiu. Keď pridáte niekoho e-mailovú adresu do Kópia:
- Tiež dostanú kópiu e-mailu
- Ich e-mailová adresa sa zobrazí primárnemu príjemcovi v poli Komu.
- Sú informovaní o komunikácii, ale nie sú povinní konať alebo odpovedať na e-mail.
Používaš Kópia aby ste primárnemu príjemcovi dali vedieť, že udržujete ostatných v obraze. Používate ho aj na to, aby ste udržali osobu v Kópia informovaný. Napríklad chcete dať svojmu manažérovi vedieť, ako projekt vášho tímu napreduje. Takže adresy vašich spoluhráčov by mali byť v Komu, pričom adresa vášho manažéra by mala byť v Kópia.
Skrytá kópia znamená slepú kópiu. Keď pridáte niekoho e-mailovú adresu do Bcc:
- Dostanú kópiu e-mailu.
- Ich e-mailová adresa nie je sprístupnená iným príjemcom.
Používaš Bcc zabrániť preplneniu schránok ľudí. Ak niekto z Komu alebo Kópia polia zásahy Odpovedať všetkým, príjemcovia v Bcc nedostane e-mail. Môžete tiež použiť Bcc aby sa ostatní príjemcovia nedozvedeli, že v e-maile je zahrnutý niekto iný. Ak napríklad posielate rovnaký bulletin všetkým svojim klientom, nechcete si navzájom odhaľovať ich e-mailové adresy.
8. Posielanie e-mailov mimo pracovnej doby
Je ľahké nechať sa unášať vzrušením z nového projektu a poslať e-mail svojmu šéfovi alebo kolegom o druhej v noci. To sa však môže stať problémom. Váš šéf alebo kolegovia si môžu myslieť, že nerešpektujete ich čas.
Ak e-mail nie je naliehavý, odošlite ho do pracovného času a dajte ostatným dostatok času na odpoveď. Okrem toho, ak je váš problém naliehavý, je lepšie poslať SMS, zavolať alebo poslať okamžitú správu. Dobrým riešením by bolo naplánovať si e-maily. The najlepšie nástroje na plánovanie e-mailov, ktoré by ste mali vyskúšať pomôže vášmu e-mailu dostať sa do doručenej pošty niekoho vo vhodných časoch dňa.
9. Odpovedať neskoro
Keď neskoro odpovedáte na e-maily, môže to odrážať nedostatok oddanosti vašej práci. Jednoduchým pravidlom je odpovedať do 24 hodín alebo v rámci daného časového rámca odosielateľa. Komunikujte rýchlo a jasne, ak potrebujete viac času na vytvorenie odpovede.
Dobrou praxou by bolo povoliť funkcie automatickej odpovede vášho e-mailu, ak ste zaneprázdnení alebo mimo kancelárie. Môžete napríklad skontrolovať ako nastaviť opakujúcu sa automatickú odpoveď v Gmaile. E-mailová platforma má tiež šablóny, ktoré vám umožňujú ukladať vopred pripravené odpovede.
Vyhnite sa bežným e-mailovým chybám a zanechajte dobrý dojem
Vaše e-maily môžu zanechať pozitívny alebo negatívny dojem na vašich kolegov. Ak chcete zlepšiť svoju profesionálnu emailovú etiketu, vyhnite sa týmto bežným chybám v pracovných emailoch. A pamätajte, že keď máte pochybnosti, neposielajte to!
Ak potrebujete ďalšiu pomoc pri vytváraní e-mailov, skúste použiť šablóny e-mailov. Používanie šablón zaistí, že vaša komunikácia bude znieť a vyzerať profesionálne. Začnite skúmať platformy, ktoré vám umožňujú sťahovať bezplatné balíčky šablón, ktoré môžete použiť vo svojej e-mailovej aplikácii.