Zamestnanci si natoľko zvykli na prepínanie medzi pracovnými aplikáciami, že si na to vyvinuli dlhodobú svalovú pamäť. Hoci sú tieto nástroje pohodlné, pomôžu vám len do určitej miery.
Prepínanie kariet trvá len niekoľko sekúnd, ale ak súčasne spúšťate viacero programov, môže to byť až niekoľko hodín týždenne. A väčšina pracovníkov si ani neuvedomuje, že strácajú čas. Aby sme vám pomohli zefektívniť pracovný postup, vysvetlíme vám nebezpečenstvá spojené s používaním príliš veľkého množstva programov kancelárskeho softvéru.
Čo spôsobuje potrebu prepínať medzi aplikáciami počas práce?
Technológia zefektívňuje obchodné procesy tým automatizácia rôznych pracovných úloh. Nástroje projektového manažmentu organizujú tímové zodpovednosti, sledovače času monitorujú aktivitu zamestnancov a nástroje plánovania nastavujú schôdzky.
Softvérové programy však stále nemôžu úplne nahradiť ľudské úsilie. Nadmerné investície do automatizácie, ktorú mnohí zamestnávatelia robia, nútia používateľov žonglovať s viacerými aplikáciami. Dlhodobá štúdia od
Spoločnosť Okta, Inc. dokonca ukazuje, že 10 % amerických podnikov používa na prácu viac ako 199 softvérových programov. Väčšina ľudí nedokáže rýchlo spracovať toľko platforiem.6 negatívnych účinkov prepínania medzi príliš veľkým počtom pracovných aplikácií
Niektorí budú tvrdiť, že prepínanie medzi kartami je malá cena za automatizáciu a pohodlie. Digitálni domorodci by sa predsa mali prispôsobiť zmenám. Hoci podniky môžu konsolidovať iba špecifické funkcie, príliš veľa pracovných aplikácií prináša pracovníkom niekoľko nevýhod.
1. Prepínanie medzi platformami stráca čas
Firmy investujú do pracovných nástrojov, aby ušetrili čas. Dúfajú, že zamestnanci, ako ste vy, dosiahnu viac, keď odložia niektoré zo svojich každodenných úloh. Áno, kancelárske softvérové programy urýchľujú procesy pracovného toku. Môžete ich začleniť do svojej rutiny a minimalizovať svoju pracovnú záťaž, ale nadmerná závislosť spôsobí opačný výsledok.
Častým prepínaním medzi niekoľkými aplikáciami strácate príliš veľa času. Namiesto získavania všetkých trendových platforiem identifikujte ktoré pracovné aplikácie oslovia najhorších žrútov času na vašom pracovisku. Poraďte svojim nadriadeným, aby sa obmedzili na základné nástroje. Nadmerné nakupovanie softvérových programov len plytvá zdrojmi spoločnosti a zbytočne zaťažuje pracovníkov.
2. Ukladanie informácií na viacerých platformách ohrozuje bezpečnosť
Monitorovanie aktív zohráva kľúčovú úlohu v kybernetickej bezpečnosti. Najlepším spôsobom, ako zabrániť externým a interným útokom, je mať prehľad o používateľoch, ktorí pristupujú k súborom, prezerajú si ich a upravujú. Nikto nevie povedať, kedy dôjde k úniku dát. IT manažéri musia mať nepretržitý prístup k akýmkoľvek firemným údajom v reálnom čase.
Používanie viacerých softvérových programov však sťažuje monitorovanie. Sledovanie rôznych platforiem stojí obrovské zdroje, takže väčšina spoločností radšej úplne ignoruje aplikácie s nízkou prioritou.
Upozorňujeme, že tento prístup ohrozuje celkový bezpečnostný systém podniku. Kyberzločinci majú v súčasnosti schopnosti a technologické prostriedky na to, aby zneužili aj staré, zastarané osobné údaje (PII). Nemigrujte firemné súbory do žiadnej aplikácie, ktorú nemôžete bežne sledovať.
3. Prepínanie medzi aplikáciami narúša tok myšlienok
Spracovanie nových informácií vám bráni dosiahnuť stav toku. Ak budete preskakovať medzi rôznymi platformami niekoľkokrát denne, budete bojovať s náročnými úlohami, ktoré si vyžadujú viac ako len pár minút sústredenia.
Prepínanie kariet vyžaduje minimálne úsilie, ale preskakovanie na rôzne úlohy spôsobuje značný kognitívny stres. Zamestnanci nie sú stroje, ktoré automaticky spracúvajú nové informácie. Správa od Psychreg.org ukazuje, že kanály krátkodobej pamäte dokážu uložiť len asi sedem položiek na 10 až 60 sekúnd.
Najlepším prístupom je obmedziť systémy, ktoré používate na jednu úlohu. Povedzme, že píšete blog. Namiesto preskakovania medzi platformami a kartami, aby ste zbierali informácie počas písania, predtým skúmajte a zbierajte najkritickejšie body.
4. Príliš veľa aplikácií na pozadí poškodzuje funkčnosť zariadenia
Príliš veľa procesov na pozadí spomaľuje vaše zariadenie. Ľahké aplikácie, ako sú platformy na odosielanie okamžitých správ a nástroje na správu projektov, nespotrebúvajú veľa pamäte RAM. Súčasné spustenie náročných systémov, ako sú editory fotografií, tvorcovia stránok a aplikácie na videokonferencie, však môže spôsobiť určité oneskorenie.
Mali by ste poznať obmedzenia vášho zariadenia. Zablokujte úlohy, ktoré vyžadujú aplikácie s veľkým množstvom pamäte RAM, aby ste počas tohto obdobia mohli eliminovať niektoré procesy na pozadí. Nielenže ochránite svoj gadget, ale budete tiež pracovať rýchlejšie. Vonkajšie prerušenia, ako sú pomalé načítavanie stránok a zamrznuté obrazovky, sťažujú sústredenie, najmä ak neustále spúšťate havarované aplikácie.
5. Zavedenie viacerých platforiem pre nových zamestnancov si vyžaduje čas
Naučiť nových zamestnancov učiť sa viacero nástrojov súčasne predlžuje proces nástupu. Prijatie nových systémov si vyžaduje čas. Na efektívne začlenenie rôznych nástrojov do vášho pracovného postupu budete potrebovať niekoľko týždňov opakovania.
Nástup na palubu by sa mal zamerať na aklimatizáciu. The najlepšie spôsoby, ako privítať regrútov zahŕňajú predstavenie tímu, hĺbkové školenie a vysvetlenie zdrojov. Ale ak váš tréner trávi väčšinu svojho času učením sa o kancelárskych nástrojoch, môže tieto aktivity náhodou prehliadnuť.
6. Pre pracovníkov môže byť zdrvujúce pamätať si príliš veľa platforiem
Prepínanie medzi kartami je jedna vec, ale zvládnutie rôznych platforiem, ktoré denne používate, je vec druhá. Nie všetky nástroje sú vyrobené rovnako. Aj keď sa môžete rýchlo naučiť platformy na odosielanie správ a aplikácie na písanie poznámok, používanie platforiem na riadenie projektov, tvorcov stránok a editorov videa, okrem iných komplexných zdrojov, vyžaduje veľa školení.
Štúdium príliš veľa platforiem je kognitívne vyčerpávajúce. Ak strávite hodiny ovládaním kancelárskych nástrojov, nezostane vám žiadna energia a duševná sila na vašu skutočnú prácu, čo bude brzdiť výkon.
Čo môžete urobiť, aby ste minimalizovali potrebu prepínania medzi aplikáciami?
Ak ste samostatne zárobkovo činná osoba, budete mať väčšiu kontrolu nad svojim pracovným postupom. Posúdiť nástroje, ktoré používate na automatizáciu úloh na voľnej nohe a uvidíte, ktoré z nich sa navzájom dobre integrujú. Väčšina nástrojov na správu obsahuje aplikácie tretích strán v rámci rovnakého ekosystému.
Prípadne budete potrebovať podporu svojho nadriadeného, ak pracujete pre súkromnú spoločnosť. Požiadajte o kontrolu správ o aktivite tímu pre úzke miesta pracovného toku. Odstráňte nadbytočné nástroje, skontrolujte, ktoré systémy môžu fungovať na jednej licencovanej platforme, a vyskúšajte efektívne stratégie migrácie súborov. Keď budete mať pádny argument, pošlite ho na príslušné oddelenie.
Odstráňte drobné zlozvyky, ktoré bránia efektivite pracovného toku
Hoci softvérové programy dokážu automatizovať špecifické úlohy, náhle prijatie viacerých možností bráni produktivite pracovného toku. Nepreťažujte sa nástrojmi. Okrem prepínania medzi rôznymi aplikáciami budete strácať čas aj bezduchými úlohami, ako je načítanie nových stránok, spúšťanie programov a migrácia súborov.
Ak chcete ešte viac zvýšiť svoju produktivitu, pokračujte v posudzovaní, ktoré drobné zlozvyky spôsobujú prekážky v pracovnom toku. Odporúčame sledovať svoje pracovné aktivity. Kvantifikácia vašich úloh vám pomôže odhaliť jemné, ale nebezpečné zabijáky produktivity, ako je prokrastinácia, sociálne médiá a perfekcionizmus.
