Zásadnou, no bežne prehliadanou výzvou, ktorej čelia vzdialení pracovníci, je efektívna práca v rôznych časových pásmach. Virtuálne spoločnosti si často najímajú po celom svete. Hoci spolupráca s globálnymi profesionálmi podporuje kariérny rast, vyžaduje si od vás aj hektické plány. Pravdepodobne nemôžete pracovať na typickú zmenu od 9 do 5.
Koordinácia s jednotlivcami v rôznych časových pásmach je náročná. Aby sme vám pomohli zvládnuť pracovný deň, podelíme sa o osem tipov na bezproblémovú spoluprácu so zámorskými partnermi.
1. Informujte tretie strany o svojej polohe hneď od začiatku
Okamžite zverejnite svoje časové pásmo. Predstavte sa a spomeňte svoj rozvrh a preferované komunikačné kanály, aby vaši spolupracovníci vedeli, ako vás osloviť. Využite tiež túto šancu na stanovenie hraníc. Vysvetlite zriedkavé prípady, kedy by bolo prijateľné posielať správy aj po skončení vašej smeny.
Ak chcete svoj rozvrh komunikovať efektívnejšie, uveďte ho vo svojich online profiloch. Nie každý si to predsa zapamätá. Zahrnutím úradných hodín do e-mailového podpisu, profilu pracovného četu, účtu LinkedIn a profilu Google predídete nedorozumeniam.
Nezabudnite ich aktualizovať vždy, keď je to potrebné. Či už pracujete na rôzne zmeny alebo odchádzate skoro, zdieľanie zmien s vaším rozvrhom je vašou zodpovednosťou.
2. Stiahnite si presný prevodník časových pásiem
Stanovenie stretnutí so vzdialenými tímami je zložité. Nielenže dodržiavajú nekoordinované pracovné plány, ale niektorí zabúdajú počítať rozdiely v časových pásmach. Hostitelia stretnutí nemôžu poskytnúť rovnaký rozvrh v 24 časových pásmach.
Váš tím by mal používať, aby ste sa uistili, že všetci dodržiavajú rovnaký rozvrh prevodníky časových pásiem. K dispozícii je niekoľko možností. Môžete ich dokonca integrovať s pracovnými nástrojmi pre celý tím, ako sú systémy riadenia projektov a aplikácie kalendára.
3. Pri plánovaní plánov používajte vojenské časy a špecifikujte časové pásma
Zvyknite si pri plánovaní stretnutí používať vojenský čas a špecifikovať časové pásma. Nenechajte priestor na dohady. Môžete dokonca zahrnúť pripomenutie, ktoré príjemcom povie, aby previedli uvedený čas na svoje miestne časové pásma. Takto nikto neprehliadne skratky časových pásiem.
Aby ste sa vyhli nejasnostiam, sledujte najčastejšie používané časové pásmo vo svojom tíme. Povedzme, že ste z New Yorku. Hoci by bolo vhodné použiť miestne časové pásmo, vaši spoluhráči z iného štátu alebo krajiny môžu považovať časté konverzie za problém.
Čo sa týka freelancerov, riaďte sa časovými pásmami, z ktorých profitujú vaši klienti. Úpravy na vašej strane spôsobia, že budete vyzerať profesionálne a vznešene, pričom o vás budú mať vaši partneri pozitívny dojem.
Pri rezervácii stretnutí s pracovníkmi na diaľku si všimnete, že čakaním na potvrdenie sa premrháva veľa času. Rozdiely v časových pásmach sťažujú získavanie odpovedí v reálnom čase. Ak ostatné strany žijú na opačnej strane sveta, pravdepodobne o nich nebudete počuť až do nasledujúceho pracovného dňa. Dokonca aj niekoľko e-mailov tam a späť môže trvať týždeň.
Na zefektívnenie procesu použite a spoľahlivý nástroj na plánovanie stretnutí. Široko používané možnosti ako Kalendár Google a Calendly automaticky zobrazujú dostupné dátumy pre všetky zúčastnené strany. Používatelia si jednoducho vyberú preferované sloty. Keď si každý vyberie dátum, aplikácia spočíta výsledky, aby sa hostiteľ mohol rozhodnúť, či schôdzku presadí.
5. Outsourcing alebo automatizácia určitých obchodných procesov
Ak často meníte plány pre časovo náročné, no opakujúce sa úlohy, zvážte ich presun na AI. Uvoľnite si čas na komplexnejšie projekty. Automatizované systémy dokážu zvládnuť únavné záležitosti, ako je plánovanie stretnutí, zaznamenávanie času, triedenie e-mailov a sledovanie projektov.
Na úlohy, ktoré AI nedokáže automatizovať, si najmite nezávislých pracovníkov. Hľadajte skúsených a dôveryhodných odborníkov, ktorí vás môžu zaujať počas vašej pracovnej doby. Keď sa však pracovné zaťaženie vášho tímu zvýši, požiadajte svoje HR oddelenie alebo nadriadeného, aby získali stáleho zamestnanca.
6. Použite platformu organizovaného riadenia projektov pre svoj tím
Schvaľovacie procesy, hoci sú kľúčové, bránia dokončeniu úlohy. Dokonca aj preskúmanie predajných ponúk alebo obchodných návrhov môže stratiť niekoľko dní, ak stranám trvá niekoľko hodín na odpoveď.
Ak chcete proces urýchliť, zjednodušte sledovanie úloh. Použite softvérové programy na riadenie projektov ako centrálne miesto pre projekty v rámci celého tímu, v ktorom môžu používatelia priraďovať, zaškrtávať, rušiť a schvaľovať úlohy vlastným tempom. Vzdialení pracovníci tu môžu vykonávať úlohy bez toho, aby museli komunikovať mimo platformy.
Skontrolujte funkcie vášho potenciálneho nástroja na riadenie projektov. Ak pracujete v rôznych časových pásmach, odporúčame vám vybrať si program, ktorý už obsahuje prevodníky časových pásiem, technológiu okamžitých správ a plánovanie stretnutí.
7. Oboznámte sa so sviatkami v rôznych krajinách
Keďže pracujete so vzdialenými tímami po celom svete, mali by ste sa zoznámiť so sviatkami, ktoré sa vyskytujú v iných krajinách. Náboženstvá a kultúry majú rôzne presvedčenia. Je neúctivé bagatelizovať veľký sviatok inej krajiny len preto, že ho nedodržiavate.
Povedzme, že pracujete s Indmi. Hoci je Deň vďakyvzdania pre väčšinu Indov menším sviatkom, veľkú dôležitosť pripisujú Diwali, sviatku svetiel, ktorý sa oslavuje okolo októbra alebo novembra. Bolo by bezohľadné prideľovať kritické úlohy počas tohto obdobia.
Sledujte tiež krajiny, ktoré dodržiavajú letný čas (DST). Ľudia, ktorí používajú DST, si počas leta otáčajú hodiny o hodinu dopredu, aby ušetrili elektrinu. to nie je sviatok. Mohlo by to však spôsobiť zmätok pri nastavovaní termínov.
8. Vyskúšajte rôzne rozvrhy práce
Zatiaľ čo práca na diaľku ponúka časovú flexibilitu, prichádza aj s premenlivými rozvrhmi, ktoré si vyžadujú rutinné úpravy. Vzdialené tímy musia nájsť časové úseky, ktoré vyhovujú všetkým. Pravdepodobne budete pracovať na smeny, ktoré ste ako zamestnanec kancelárie nerobili, preto si ich pripravte triky, ako zostať v práci bdelý.
Majte otvorenú myseľ pre rôzne plány. Ak ste počas svojej kariéry pracovali na rovnakej zmene, využite túto šancu na prepracovanie svojej rutiny. Môžete napríklad robiť svoje domáce práce a cvičenia skôr počas dňa. Kto vie? Možno zistíte, že ste efektívnejší a produktívnejší, keď pracujete mimo štandardných pracovných hodín.
Pracujte efektívne v rôznych časových pásmach
Efektívna spolupráca so zámorskými partnermi si vyžaduje starostlivé plánovanie. Osoba na druhom konci obrazovky nežije v rovnakom časovom pásme ako vy, takže by ste si nemali vynucovať rýchle obraty a naliehavé žiadosti. Podľa toho spravujte aj svoju pracovnú náplň. Zbavte sa časovo náročných a kritických úloh, ako je nastavovanie schôdzok, triedenie e-mailov a odosielanie oznámení do systémov AI.
Ak vaše každodenné úlohy zahŕňajú riadenie vzdialeného tímu, zvážte vytvorenie plánu pre celý tím, ktorý budete dodržiavať. Áno, ľudia majú rôzne preferencie zmien. Akokoľvek by ste im chceli vyhovieť, vaši pracovníci nemusia veľa urobiť, ak len zriedka pracujú podľa rovnakého rozvrhu.
