Ak zápasíte s termínmi, máte tendenciu veľa otáľať alebo sa necháte ľahko rozptýliť náhodným upozornením; možno ste obeťou Parkinsonovho zákona. Parkinsonov zákon vysvetľuje, že čím viac času dostaneme na konkrétnu úlohu, tým viac času zaberie jej dokončenie.
To je dôvod, prečo je prokrastinácia taká rozšírená. Ale ako to človek prekoná? Predtým, ako budeme môcť hovoriť o prekonaní Parkinsonovho zákona, je dôležité pochopiť jeho povahu a prečo je rozšírený.
Čo je Parkinsonov zákon?
Parkinsonov zákon je príslovie, ktoré preslávil Cyril Northcote Parkinson, britský námorný historik. V ňom sa uvádza:
Je bežným pozorovaním, že práca sa rozširuje tak, aby zaplnila čas, ktorý je k dispozícii na jej dokončenie.
Ak chcete pochopiť tento koncept, zvážte osobu, ktorá má za úlohu napísať esej do 48 hodín. Osoba v prvý deň zhromaždí relevantné údaje pre výskum a vytvorí prehľad. Na ďalšom sa pustia do práce a napíšu prvý návrh eseje.
Keď sa blíži konečný termín a zostáva niekoľko hodín, návrh upravia, korigujú a nakoniec odovzdajú. Čo keby osoba dostala 24-hodinovú lehotu? Je celkom možné, že osoba by ľahko napísala pridelenú esej do 24 hodín bez toho, aby obetovala kvalitu.
Teraz sa zamyslite nad tým, ako často ste sa stretli s podobnými situáciami. Pravdepodobne si spomeniete na niekoľko prípadov, keď ste dostali úlohu s dlhším termínom. Ale namiesto toho, aby ste úlohu dokončili v čase potrebnom na splnenie úlohy, ste na dokončenie úlohy využili všetok dostupný čas (podľa termínu).
Použitie Parkinsonovho zákona na maximalizáciu vašej produktivity
Aj keď je Parkinsonov zákon prevládajúci a zdanlivo nevyhnutný, môžete ho využiť vo svoj prospech tým, že budete kontrolovať, ako trávite čas. Tu je niekoľko stratégií, ktoré môžete použiť na prekonanie Parkinsonovho zákona a zvýšenie produktivity:
1. Nastavte si SMART ciele
Ľudia majú tendenciu flákať sa a viac odkladať, keď nemajú pocit, že ich práca je dôležitá. Ďalšou hlavnou príčinou prokrastinácie je neistota ohľadom ďalších krokov. Ak neviete, čo budete robiť po dokončení projektu, pravdepodobne jeho dokončenie odložíte.
Preto je dôležité stanovte si SMART ciele prekonať Parkinsonov zákon. Ak máte na mysli konkrétny a časovo obmedzený cieľ, budete na ňom chcieť pracovať a budete svoj čas a iné zdroje využívať vedomejšie.
2. Plánujte efektívne
Všetci vieme, aké dôležité je plánovanie. Pomáha nám to zostať si vedomí toho, ako trávime čas, čím sa minimalizuje negatívny vplyv Parkinsonovho zákona. Pre efektívne plánovanie a plánovanie môžete použiť aplikácie kalendára na plánovanie úloh.
Vždy by ste však mali do svojho rozvrhu zahrnúť aj hraničný čas. Určený čas uzávierky (pre daný deň) vám dáva pocit naliehavosti a ste nútení dokončiť svoje úlohy na daný deň v tomto časovom rámci.
Keď nemáte stanovený čas ukončenia, máte pocit, že máte viac času a je pravdepodobné, že sa rozptýlite alebo budete pracovať pomaly. Poviete si, že si to vynahradíte pridaním ďalších hodín v noci, čím si „rozšírite prácu“.
Parkinsonov zákon zasiahne najťažšie, keď máte obrovský projekt s dlhým termínom. Dlhší termín znamená, že máte viac času na odpočinok a rozptýlenie. Aby ste tomu zabránili, musíte projekt rozdeliť na menšie úlohy. Teraz nastavte priebežné termíny pre každú z menších úloh a podľa toho ich naplánujte.
Rozdelenie veľkého projektu na menšie úlohy ho robí menej skľučujúcim a uskutočniteľnejším; takže je menej pravdepodobné, že budete otáľať. Navyše, tým, že si dávate kratšie a bezprostrednejšie termíny, nevenujete si veľa času. Keďže nie je veľa času nazvyš, máte pocit naliehavosti, ktorý vás motivuje dokončiť úlohy.
4. Sledovať čas
Je pravdepodobné, že vaše odhady budú spočiatku nepresné. Môžete si dať 3 hodiny na projekt. Počas práce na ňom však zistíte, že na jeho dokončenie budete potrebovať ďalšie 2 hodiny. Ak sa tak stane, jednoducho upravte svoj rozvrh a doprajte si viac času. Stanovenie presných termínov pre vaše projekty vám pomôže efektívne ich plánovať. Za týmto účelom môžete začať sledovať čas potrebný na dokončenie každého projektu.
Je ich viacero skvelé aplikácie na sledovanie času tam, ktoré môžete použiť na sledovanie toho, koľko času konkrétny projekt trvá. Keď používate aplikáciu na sledovanie času, máte prístup k denníku času a uvidíte, koľko času vám trvalo dokončenie rôznych projektov. Pomáha to robiť lepšie odhady a stanovovať realistickejšie termíny pre vaše projekty a bráni vám to strácať čas.
5. Použite Timeboxing
Keď potrebujeme niečo urobiť, nemyslíme na to, koľko času bude trvať dokončenie projektu. Namiesto toho premýšľame o tom, koľko času máme na projekt. Tu vstupuje do hry Parkinsonov zákon. Ak je daný čas pre zadanú úlohu dlhší ako požadovaný čas, máme tendenciu odkladať úlohu na poslednú chvíľu.
Aby ste tomu zabránili, použite timeboxing. Timeboxing zahŕňa premýšľanie o tom, koľko času zaberie konkrétny projekt na dokončenie úlohy, stanovenie si vlastného termínu (časového rámca) podľa požadovaného času na vykonanie úlohy a dodržanie to.
Povedzme, že máte tri dni na dokončenie projektu. Po vyhodnotení zistíte, že sa to dá stihnúť do troch hodín. Stanovte si 3-hodinový termín projektu a snažte sa ho dokončiť v časovom rámci. Vďaka timeboxingu si lepšie uvedomíte, ako a kde využívate svoj čas. Keď máte na mysli blížiaci sa termín, je menej pravdepodobné, že budete otáľať.
6. Použite techniku Pomodoro
Rovnako ako timeboxing, môžete použite metódu Pomodoro, aby ste boli produktívnejší a poraziť Parkinsonov zákon. Metóda Pomodoro zahŕňa krátke, ale intenzívne pracovné sedenia s krátkymi prestávkami medzi nimi.
Pri použití metódy Pomodoro nemyslíte na skutočný konečný termín úlohy, ale na 25 minút, ktoré ste si určili. Tým sa odstráni možnosť konať podľa Parkinsonovho zákona. Tu je návod, ako môžete použiť techniku Pomodoro:
- Zapíšte si zoznam úloh v poradí podľa priority.
- Nastavte časovač na 25 minút.
- Začnite pracovať na úlohe najvyššej priority, kým sa časovač nevypne.
- Urobte si prestávku na 5 minút.
- Opakujte štyri 25-minútové sedenia.
- Urobte si prestávku na 30 minút.
Aj keď môžete použiť časovač na telefóne alebo notebooku, existujú špeciálne aplikácie pre techniku Pomodoro vďaka ktorým je to oveľa jednoduchšie a efektívnejšie.
Urobte viac za kratší čas
Nemusíte začať so všetkými týmito stratégiami od prvého dňa; môžete si vybrať jeden alebo dva a urobiť ich čo najefektívnejšie. Trik je v tom, aby ste si uvedomili, ako využívate svoj čas a aby ste zabránili Parkinsonovmu zákonu „rozšíriť vašu prácu“.
Akonáhle sa zorientujete, môžete do svojej rutiny začleniť viac týchto stratégií. Ale nezostávajte len pri tom! Môžete sa dozvedieť viac o spôsoboch, ako zvýšiť svoju produktivitu a urobiť viac za kratší čas.