Čitatelia ako vy pomáhajú podporovať MUO. Keď uskutočníte nákup pomocou odkazov na našej stránke, môžeme získať pridruženú províziu. Čítaj viac.

Databáza zásob je nevyhnutná pre prosperitu každého podnikania založeného na produktoch. Poskytuje jednoduchý prístup k cenným údajom a pomáha robiť kľúčové obchodné rozhodnutia, ako je napríklad objednávanie nových zásob.

Aj keď na internete nájdete niekoľko zložitých a podrobných softvérov na správu zásob, v Exceli je tiež možné vytvoriť jednoduchý systém zásob. Nielenže je to možné, ale je to aj celkom jednoduché.

Vytvorenie databázy jednoduchých zásob v Exceli

Aby sme pochopili proces vytvárania inventárneho systému v Exceli, vytvorte si databázu zásob pre obchod s mobilnými telefónmi podľa nasledujúcich krokov:

  1. V hornom riadku nového pracovného hárka programu Excel vytvorte nasledujúce hlavičky: SKU, Meno modela, Spoločnosť, Jednotková cena, a Počet dostupných jednotiek (Môžete vytvoriť viac hlavičiek podľa vašich požiadaviek).
  2. Pre hlavičky použite tučné písmo.
    3. instagram viewer
  3. Ak chcete, aby boli hlavičky výrazné, pridajte do buniek hlavičky farbu pozadia.
  4. Vyberte všetky hlavičky a prejdite na Písmo oddiel v Domov tab.
  5. Kliknite na šípku vedľa Farba výplne možnosť a vyberte požadovanú farbu.

Keď sú hlavičky pripravené, je čas vyplniť informácie. Teraz by ste mali mať niečo takéto:

Môžeš pridajte okraje, aby bola vaša databáza Excel vizuálne príjemnáa ľahšie čitateľné, postupujte podľa nasledujúcich krokov:

  1. Vyberte všetky bunky v databáze inventára.
  2. Choďte na Písmo oddiel v Domov tab.
  3. Kliknite na šípku vedľa Hranice ikonu.
  4. Vyberte druh okrajov, ktoré chcete pre bunky databázy inventára.

Ak chcete pridať filter možnosť do vašej databázy:

  1. Vyberte ľubovoľnú bunku v databáze.
  2. Choďte na Úprava sekcia úplne vpravo Domov tab.
  3. Kliknite na šípku vedľa Triediť a filtrovať ikonu.
  4. Kliknite na Filter.

Gratulujeme, práve ste vytvorili databázu inventára pre mobilný obchod.

Databázu môžete jednoducho aktualizovať pridaním nových údajov alebo úpravou existujúcich údajov. Môžete tiež odfiltrovať požadované informácie z novovytvorenej databázy zásob.

Napríklad, ak chcete filtrovať záznamy databázy zásob pre konkrétnu spoločnosť:

  1. Kliknite na šípku vedľa Spoločnosť hlavička.
  2. Vyberte požadovanú spoločnosť/spoločnosti.
  3. Databáza zobrazí iba záznamy (mobilné telefóny) len pre tieto spoločnosti.

Použitie funkcie VLOOKUP v systéme inventáru Excel

Predpokladajme, že chcete vyhľadať cenu konkrétnej položky vo vašej databáze. Namiesto toho, aby ste ho hľadali v databáze, môžete použite funkciu VLOOKUP v Exceli. Vzorec pre VLOOKUP je nasledujúci:

=VLOOKUP(vyhľadávacia_hodnota, pole_tabuľky, číslo_indexu stĺpca,[vyhľadávanie_rozsahu])

Kde:

  • LOOKUP_VALUE je hodnota, ktorú chcete hľadať v prvom stĺpci priradeného poľa tabuľky.
  • TABLE_ARRAY je priradený rozsah buniek, v ktorom chcete použiť funkciu VLOOKUP.
  • COL_INDEX_NUMBER je číslo stĺpca, ktorý obsahuje vrátenú hodnotu.
  • RANGE_LOOKUP (voliteľné) je buď PRAVDA alebo FALSE. Uveďte FALSE ak chcete, aby Excel vrátil presnú zhodu resp PRAVDA ak chcete, aby vrátila približnú zhodu. Ak nezadáte žiadnu hodnotu, Excel (predvolene) nastaví a PRAVDA hodnotu a vráti približné zhody.

Keď použijete funkciu VLOOKUP, Excel nájde LOOKUP_VALUE v prvom stĺpci priradeného rozsahu buniek. Preto, aby funkcia VLOOKUP fungovala, je dôležité, aby sa vaša hodnota LOOKUP_VALUE nachádzala v prvom stĺpci TABLE_ARRAY (priradený rozsah buniek.)

Po nájdení hodnoty LOOKUP_VALUE Excel spočíta počet buniek na základe zadaného COL_INDEX_NUMBER a vráti výsledok. Návratová hodnota bude presná alebo približná v závislosti od toho, či ste pre RANGE_LOOKUP zadali hodnotu FALSE alebo TRUE.

Teraz, keď ste správne pochopili funkciu VLOOKUP, poďme ju použiť na extrahovanie údajov z našej databázy inventára mobilných telefónov. Ak chcete vyhľadať cenu konkrétneho mobilného telefónu z databázy, postupujte podľa nasledujúcich krokov:

  1. V nových bunkách vytvorte nasledujúce dve hlavičky: SKU a cena.
  2. Do hlavičky Cena zadajte nasledujúci vzorec: 
    =VLOOKUP(
  3. Poskytnúť a LOOKUP_VALUE, vyberte bunku pod SKU hlavička (I5 v našom prípade), potom pridajte čiarku.
  4. Pre TABLE_ARRAY vyberte všetky bunky v databáze pod hlavičkami (A2:E10 v našom prípade), za ktorým nasleduje čiarka.
  5. Chceme nájsť cenu požadovaného SKU, preto nastavíme COL_INDEX_NUMBER na 4 (pretože hlavička Jednotková cena je 4. stĺpec v našej databáze) a za ňou s čiarkou.
  6. Nakoniec špecifikujte RANGE_LOOKUP ako FALSE, keďže chceme, aby Excel vracal presné hodnoty.
  7. Stlačte Enter.

Excel vráti chybu #N/A, ale nebojte sa. Je to len preto, že sme do hlavičky SKU nepridali požadovanú SKU (LOOKUP_VALUE).

Ak chcete zistiť cenu konkrétnej SKU (z nášho priradeného sortimentu, t. j. našej databázy), zadajte ju pod hlavičku SKU a Excel vráti presnú cenu položky. Môžete to urobiť pre akúkoľvek položku v databáze.

Ak chcete zistiť ďalšie informácie o položke, zopakujte rovnaký postup. Povedzme, že chcete zistiť aj počet dostupných jednotiek položky. Ak to chcete urobiť, vytvorte ďalšiu hlavičku vedľa cena hlavičku a pomenujte ju Počet jednotiek. Pod touto novou hlavičkou zadajte nasledujúci vzorec:

=VLOOKUP(I5;A2:E10;5;FALSE)

Všimnite si, že zatiaľ čo zvyšok vzorca je rovnaký, naše COL_INDEX_NUMBER sa zmenilo zo 4 (v predchádzajúcom vzorci) na 5. To preto, že Počet jednotiek hlavička je v 5. stĺpci našej databázy.

Ako vytvoriť systém zásob pomocou šablón programu Excel

Ak sa nechcete trápiť ručným vytváraním inventárneho systému v Exceli, môžete si zvoliť jednoduchší spôsob použitia excelovej šablóny inventára.

  1. Prejdite na webovú lokalitu balíka Office, kde nájdete informácie pripravené na použitie Šablóny inventára v Exceli.
  2. Vyberte šablónu, ktorú chcete použiť, a stiahnite si ju.
  3. Po dokončení sťahovania naň dvakrát kliknite a otvorte súbor šablóny.
  4. Kliknite Povoliť úpravy v hornej časti, aby ste mohli začať s úpravami podľa vašich požiadaviek.

Teraz môžete pridávať alebo odstraňovať hlavičky podľa svojich potrieb a začať používať šablónu na správu inventára pridávaním položiek a aktualizáciou relevantných informácií.

Posuňte svoj Excel Inventory System na ďalšiu úroveň

Teraz, keď máte základy, je čas posunúť váš inventárny systém Excel na ďalšiu úroveň. Môžete to jednoducho urobiť tak, že sa dozviete o rôznych vzorcoch Excelu a použijete ich v databáze inventára Excelu. Pomôže vám to byť kreatívny s databázou inventára v Exceli a budete ju môcť využívať efektívnejšie.