Už si nemusíte posielať e-mailom dokument programu Word tam a späť medzi spolupracovníkmi, aby ste veci zvládli. Mohli by ste, ale s webovými textovými procesormi, ako sú Dokumenty Google, je spolupráca a komunikácia hračkou.
V rámci softvéru nájdete rôzne nástroje a funkcie, ktoré vám pomôžu zostať v obraze a navzájom sa prekážať. V tomto článku nájdete úplného sprievodcu používaním týchto nástrojov v Dokumentoch Google.
Ak chcete zefektívniť spätnú väzbu a spoluprácu vášho tímu, tu je návod, ako spomenúť ostatných a efektívne využívať komentáre v službe Dokumenty Google.
Spomínanie ostatných vo vašich Dokumentoch Google
Ak chcete spomenúť kontakt kdekoľvek v dokumente Google, napíšte @ a pokračujte s jeho e-mailovou adresou. Ak ste si ich uložili ako kontakt vo svojom účte Google, ich meno sa pri tom zobrazí v zozname. Tam môžete kliknúť na ich názov a dokončiť ich pridávanie.
Ak ich spomeniete v dokumente, neodošlete im upozornenie, ale vytvorí sa značka, na ktorú môžete umiestniť kurzor myši. kartu kontaktu so skratkami na odoslanie e-mailu, vytvorenie alebo naplánovanie stretnutia Meet alebo zobrazenie vašich nedávnych interakcií s Google.
Ak ste svojmu kolegovi ešte neudelili prístup, existujú niekoľko spôsobov, ako zdieľať svoje dokumenty Google, najrýchlejší je zdieľam tlačidlo v pravom hornom rohu. Po kliknutí naň sa zobrazí výzva na zadanie ich e-mailovej adresy a voliteľnej správy. Potom zasiahnite Odoslať.
Komentáre budú pingovať vašich spolupracovníkov a obrátia ich pozornosť na váš zdieľaný dokument. Ak chcete použiť komentáre:
- Zvýraznite text alebo médium, kde chcete zanechať komentár.
- Na pravej strane dokumentu sa zobrazí panel s nástrojmi. Tam vyberte modrú ikonu reči so symbolom plus. Prípadne môžete tento symbol nájsť sivou farbou na hornom paneli nástrojov alebo kliknutím pravým tlačidlom myši zobrazíte zoznam ďalších možností.
- Zobrazí sa panel komentárov. Napíšte svoje myšlienky do poľa pomocou @ a e-mailovej adresy na pridanie spolupracovníkov.
- Keď budete pripravení zdieľať, kliknite Komentujtea vaša poznámka sa zobrazí v dokumente. Každý, kto je označený v rámci, dostane upozornenie. Ktokoľvek s prístupom k dokumentu môže zobraziť a pridať svoje myšlienky.
Ak chcete zabrániť tomu, aby komentáre zahltili váš dokument, môžete ich vyriešiť, keď si ich prečítate alebo dokončíte akékoľvek súvisiace úlohy. Ak to chcete urobiť, kliknite na začiarknutie v hlavičke vlákna. Táto akcia skryje poznámku, ale máte prístup k a obnoviť vyriešené komentáre v službe Dokumenty Google prístupom k vašej histórii. Môžete to zistiť výberom ikony reči v pravom hornom rohu obrazovky.
Ako používať návrhy úprav v Dokumentoch Google
Niekedy je pri spoločnej práci prospešné navrhovať namiesto zmien. Namiesto odoslania príkazu ping svojmu kolegovi pomocou hry alebo prezerania histórie verzií dokumentu môžete navrhnúť zmeny pomocou Režim navrhovania v Dokumentoch Google. Urobiť tak:
- Zvýraznite text alebo médium, na ktoré odkazujete.
- Na pravej strane dokumentu sa zobrazí panel s nástrojmi. Tam vyberte ceruzkou zelenú ikonu reči. Prípadne môžete prepínať medzi režimami kliknutím na ikonu ceruzky na paneli s nástrojmi alebo kliknutím pravým tlačidlom myši na zoznam ďalších možností.
- Keď ste v režime navrhovania, všetky vykonané úpravy sa zobrazia ako návrh a text, ktorý nahrádzate, sa bude stále zobrazovať so zeleným prečiarknutím. Polia s komentármi sa zobrazia na pravej strane a budú odrážať všetky navrhované zmeny.
- Keď budete pripravení, označte v jednom alebo viacerých vláknach komentárov spolupracovníka, ktorému chcete navrhnúť zmeny, a kliknutím na tlačidlo Prehrať odošlite upozornenie.
Keď ste pripravení vrátiť sa do režimu úprav, kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte možnosť zo zoznamu alebo kliknite na ikonu režimu návrhov na pravej strane panela s nástrojmi.
Ak kontrolujete návrhy niekoho iného, môžete ich skontrolovať kliknutím na polia komentárov. Počas toho kliknite na začiarknutie v hornej časti vlákna pre prijatie a na x pre odmietnutie. Prijatím zmien sa do dokumentu umiestnia úpravy vášho spolupracovníka. Môžete im tiež zanechať komentáre vo vlákne a komunikovať tam a späť o konkrétnych položkách.
Nastavenia upozornení pre Dokumenty Google
Rýchly spôsob, ako nájsť nastavenia upozornení pre dokumenty, je použiť ikonu reči v pravom hornom rohu obrazovky. Po otvorení panela kliknutím na ikonu zvončeka otvorte ponuku nastavení. Tu môžete upraviť typy upozornení, ktoré dostávate pre obe Komentáre a Úpravy.
Pri komentároch sa môžete prihlásiť do všetkých, iba do tých, v ktorých vás ostatní spomenuli, alebo do žiadneho z nich. Ak nevyberiete žiadne, stále sa vám zobrazí vizuálny indikátor, ale nedostanete upozornenie ani e-mail. Vďaka tomu budete musieť venovať zvýšenú pozornosť, aby ste sa uistili, že vám neunikne aktualizácia od spolupracovníka.
Pomocou úprav sa môžete prihlásiť na prijímanie upozornení vždy, keď niekto vykoná zmeny v dokumente alebo žiadne. Stále však môžete vidieť, kto čo zmenil v histórii verzií vášho dokumentu.
Ako používať históriu verzií v Dokumentoch Google – a prečo je to užitočné
Keďže spolupracujete s ostatnými, je dobré, že máte zálohu dokumentu pre prípad, že by niekto omylom vymazal alebo prepísal dôležité informácie. V hornej časti obrazovky sa nachádza hypertextový odkaz, ktorý uvádza, kedy došlo k poslednej úprave. Kliknite na toto a uvidíte zálohy z predchádzajúcich pracovných relácií a zmeny, ku ktorým došlo.
Používanie histórie verzií je užitočné, pretože v prípade nejasností môžete vidieť, čo zmenili ostatní. Navyše sa môžete vrátiť k predchádzajúcej verzii, ak nie ste spokojní s aktuálnym dokumentom alebo ak sa niečo pokazilo.
Ako zistiť, či niekto iný pracuje v dokumente Google
Našťastie vás spoločnosť Google pokryla, pokiaľ ide o to, či váš spolupracovník práve upravuje dokument alebo nie. Ak sú s vami v pracovnom priestore, ich profilový obrázok sa zobrazí v hornej časti obrazovky s farebným orámovaním. Ak sú tam, ale neaktívne, budú vyblednuté.
Môžete tiež presne vidieť, kde sa nachádzajú, ak sa pozriete na ich kurzor v zodpovedajúcej farbe. Týmto spôsobom sa môžete vyhnúť prekrývaniu alebo sa vrátiť neskôr, ak uprednostňujete prácu sami.
Spolupracujte so službou Dokumenty Google
Vďaka službe Dokumenty Google je spolupráca s vašimi spolupracovníkmi hračka. Môžete prispieť k dokumentom alebo navrhnúť úpravy. Okrem toho existuje množstvo funkcií, ako sú vlastné nastavenia upozornení, história verzií a aktualizácie v reálnom čase, vďaka ktorým bude váš pracovný tok plynulý a stabilný.