Ako vytvoriť časovú mapu na zlepšenie vašej produktivity

Ako často sa ocitnete stratení – nezvládnete nekonečný prúd úloh, ktoré vám hádžu do cesty? Ležali ste v noci na posteli a premýšľali o všetkej práci, ktorú ste mohli urobiť počas dňa, ale nedokázali ste to.

Premýšľate o tom, ako ste mohli lepšie spravovať svoj čas a urobiť viac. Ale deň je stratený. Keby ste si to všetko vopred naplánovali. Ak vyššie uvedený scenár popisuje vašu situáciu, musíte zvážiť časové mapovanie.

Čo je mapovanie času? Ako sa líši od blokovania času?

Časové mapovanie sa týka procesu vytvárania rámca, ktorý mapuje vaše aktivity (prácu, stretnutia, osobné záväzky) s ohľadom na čas. Je ľahké zameniť časové mapovanie s plánovaním alebo konvenčnými metódami riadenia času, ako je blokovanie času. Je tu však výrazný rozdiel.

Časová mapa ponúka holistický pohľad na váš deň, týždeň alebo mesiac. Poskytuje jasné informácie o tom, ako by ste mali tráviť svoje dni, čo musíte urobiť a kedy. Keď získate kostru toho, ako plánujete tráviť čas, môžete začať plánovať časové bloky pre úlohy s vysokou prioritou (blokovanie času).

Na rozdiel od iných metód riadenia času, časové mapovanie nie je len prideľovanie času na prácu. Je to kompletný plán, ako trávite svoj čas, od práce a koníčkov až po voľný čas a rodinný čas. A keď si zvyknete na mapovanie času, stane sa mágia.

Získate jasnú mapu toho, čo musíte urobiť, takže únava z rozhodovania zmizne. Dni žonglovania medzi rôznymi projektmi idú preč, pretože ste si už naplánovali časové bloky pre úlohy s vysokou prioritou. Viete, kedy je čas pracovať a kedy je čas zahodiť starosti a dať si horúcu kávu. Už sa neponáhľate a máte za sebou viac práce.

Znie to pekne, však? Poďme sa porozprávať o tom, ako vytvoriť časovú mapu, aby ste zvýšili produktivitu a prevzali kontrolu nad svojím životom.

Ako vytvoriť časovú mapu na zvýšenie produktivity

Neexistuje štandardný spôsob vytvárania časovej mapy, pretože časové mapovanie je osobné. Ľudia majú rôzne ciele, temperamenty a okolnosti. Čo funguje pre jedného, ​​nemusí fungovať pre druhého. Nasledujúca príručka však poskytuje náčrt typického procesu vytvárania časovej mapy, ktorý môžete sledovať a formovať podľa svojich konkrétnych okolností.

Krok 1: Zvážte, ako trávite čas

Predtým, ako začnete vytvárať časovú mapu, je dôležité položiť si otázku: Prečo vytvárate časovú mapu a čo očakávate, že dosiahnete? Toto sú dôležité otázky, ktoré ovplyvňujú, ako efektívne bude pre vás mapovanie času. Preto je dôležité, aby ste na tieto otázky odpovedali pravdivo.

Môžete začať tým, že sa zamyslíte nad tým, ako trávite čas počas priemerného dňa. Si spokojný so svojou súčasnou rutinou? Ak nie, zamyslite sa nad tým, čo by ste chceli zlepšiť. Nezabudnite, že si vytvárate časovú mapu pre seba.

To znamená, že pri zodpovedaní týchto otázok musíte zohľadniť svoju osobnosť, maximálny produktívny čas a zvyky. Ak napríklad viete, že sa vám najlepšie pracuje neskoro v noci, môžete nastaviť časové bloky pre úlohy s najvyššou prioritou v noci, aby ste zaistili maximálnu efektivitu.

Keď ste sa na svoj životný štýl pozreli z vtáčej perspektívy, posúdili ste nedostatky vo svojej rutine. veci, ktoré chcete zlepšiť, a uvedomili ste si, čo chcete pomocou svojej časovej mapy dosiahnuť, prejdite na ďalšiu krok.

Krok 2: Vytvorte zoznam úloh

Uveďte činnosti, ktoré chcete vykonať v stanovenom časovom rámci. Pre vašu prvú mapu je najlepšie držať sa kratšieho časového rámca, najlepšie týždeň. Je to preto, že kratší časový rámec vám pomôže stanoviť si realistické ciele a budete sa cítiť menej ohromení.

Keď uvádzate svoje aktivity na týždeň, vytvorte kategórie pre rôzne oblasti svojho života (práca, koníčky, zdravie, priatelia a rodina). Svoje úlohy môžete ľahko spravovať, keď ich rozdelíte do príslušných kategórií. Ale nepreháňajte to. Najlepšie je ponechať svoje kategórie medzi 3 až 5, aby ste sa vyhli neporiadku.

Krok 3: Farebný kód Rôzne aktivity

Vytváranie časových máp nemusí byť nudné. Môžete (mali by ste) pridať farbu do rôznych kategórií časových máp. Vďaka tomu je mapovanie času zábavné a rôzne farby pomáhajú vizualizovať vašu mapu času. Ale nepridávajte farby náhodne. Rôzne farby predstavujú rôzne pocity, preto podľa toho označte farbu.

Zelená predstavuje prírodu a hojnosť, a preto sme mojej kategórii zdravia v Clockify priradili zelenú farbu.

Krok 4: Stanovte prioritu úloh

Pri uvádzaní činností, ktoré chcete dokončiť za týždeň, si uvedomíte, že na dokončenie všetkých úloh nie je dostatok hodín. Tu musíte začať uprednostňovať. Pre väčšinu ľudí je však ťažké určiť priority. Ak si to ty, použite Eisenhowerovu maticu na stanovenie priorít svojich úloh.

Eisenhowerova matica pomáha kategorizovať úlohy do štyroch kvadrantov na základe ich dôležitosti a naliehavosti. Najdôležitejšie a naliehavé úlohy majú najvyššiu prioritu, zatiaľ čo najmenej dôležité a menej naliehavé úlohy sú naplánované na neskôr, delegované alebo odstránené zo zoznamu úloh.

Krok 5: Naplánujte si časové bloky

Po určení priorít úloh je ďalším krokom blokovanie času. Tu je postup, ako vytvoriť časové bloky v kalendári:

1. Vytvorte časové bloky pre úlohy s najvyššou prioritou.
2. Potom vytvorte časové bloky pre stretnutia.
3. Ak máte dostatok časových úsekov, vytvorte časové bloky pre iné dôležité úlohy alebo projekty.

Aj keď sa proces zdá jednoduchý, na začiatku budete robiť chyby. Ale nebojte sa, nakoniec sa v tom zlepšíte. Na uľahčenie procesu a minimalizovanie pravdepodobnosti chyby je však potrebné mať na pamäti niekoľko tipov:

• Udržujte svoje časové bloky dostatočne flexibilné, aby ste nechali priestor pre neočakávané hovory a nevyhnutné rozptýlenia.
• Stanovte si pevný čas na rutinné úlohy (raňajky, ranný beh, večera).
• Naplánujte si stretnutia (ak je to možné) v jednom časovom bloku, pretože stretnutia roztrúsené počas dňa môžu brániť produktivite.
• Nezabudnite si vytvoriť časové bloky na odpočinok.
• Nechajte prázdne časové bloky pre náhle, neočakávané udalosti.

Krok 6: Kontrola a revízia

Teraz, keď ste si vytvorili svoju časovú mapu, je čas si ju prezrieť. Zistite, či vaša týždenná časová mapa dokonale zobrazuje, ako chcete stráviť týždeň. Ak nie, upravte ho. Napríklad, ak ste v pondelok a utorok nahromadili veľa intenzívnej práce – kým máte značná časová rezerva v stredu – môžete pridať časť práce v stredu, aby ste to vyvážili tvoje dni.

Vaša časová mapa nie je súdnym príkazom, takže ju pokojne upravte a vykonajte úpravy, ktoré uznáte za vhodné. Urobte to však skôr, ako ho začnete sledovať, pretože zmena časovej mapy uprostred môže zničiť váš plán na celý týždeň.

Pri sledovaní svojej časovej mapy zistite, ako dobre to funguje. Opýtajte sa sami seba: Dokázali ste to dodržať? Zvýšilo to vašu produktivitu? Existujú oblasti, ktoré potrebujú ďalšie zlepšenie? Na základe vašich odpovedí vykonajte potrebné úpravy vašich budúcich časových máp.

Softvér na mapovanie času nie je nutnosťou, ale zefektívňuje proces. Všetko, čo potrebujete, je pero a papier na vytvorenie časovej mapy pomocou zoznamu a priorít týždenných aktivít a vytvárania časových blokov na týždeň.

Ale s týmto je problém. Nemôžete robiť zmeny. Softvér na mapovanie času uľahčuje a zefektívňuje mapovanie času. Navyše, vaša časová mapa je vždy dostupná vo vašom telefóne.

Clockify je jedným z najlepších softvérov na správu času. Ponúka prehľadné rozhranie s jednoduchou navigáciou a mnoho funkcií, ktoré pomáhajú vytvárať komplexné časové mapy.

V aplikácii môžete ľahko vytvárať časové bloky zobrazenie kalendára. Kliknite na ľubovoľný časový rámec (ktorý ešte nie je časovo blokovaný) a na Pridajte zadanie času zobrazí sa vyskakovacie okno. Teraz vyplňte podrobnosti a kliknite na PRIDAŤ tlačidlo. Opakujte postup toľko časových blokov, koľko chcete.

Môžeš použite TimeCamp na šetrenie času a zvýšenie produktivitya vytvárať časové mapy. Po pridaní časových blokov na týždeň (alebo mesiac) integrujte Kalendár Google do svojho TimeCampu.

Časové bloky z vášho Kalendára Google sa automaticky zobrazia vo vašom časovom rozvrhu TimeCamp v pridelenom čase. TimeCamp navyše ponúka automatické sledovanie času – záchranca života pre ľudí, ktorí často zabúdajú pridávať záznamy o čase.

Planyway vám umožňuje integrovať Trello, Jira, Kalendár Google a Microsoft Teams. Ak spravujete projekty v Trello a plánujete stretnutia v Kalendári Google, môže byť ťažké vedieť, čo robiť a kedy.

Planyway to všetko prináša na jednom mieste, čím uľahčuje vytváranie časovej mapy. Časové bloky môžete presúvať cez kalendár Planyway, čo uľahčuje vykonávanie úprav na poslednú chvíľu.

Od písania článkov a vytvárania rozpočtov až po vytváranie zoznamu na pozeranie mojich obľúbených filmov, s balíkom Google Docs Editors môžete robiť veľa. Nie je tomu inak ani pri vytváraní časovej mapy.

Tabuľky Google ponúkajú všetko, čo potrebujete na vytvorenie dokonalej časovej mapy. To, čo odlišuje Tabuľky Google od iného softvéru na mapovanie času, je sloboda, ktorú vám poskytuje. Svoju časovú mapu si môžete vytvoriť akokoľvek chcete, bez toho, aby ste sa obmedzovali na rozhranie aplikácie.

Ale ak sa nechcete obťažovať vytváraním časovej mapy od začiatku, tu je a Šablóna časovej mapy Tabuliek Google ktoré môžete použiť a prispôsobiť.

Prokrastinácia je nepriateľ

Časové mapovanie vám pomôže lepšie riadiť svoj čas. Dáva vám smer a stopu, ktorú môžete sledovať. Ale musíte sa mu zaviazať, aby ukázal svoje zázraky. A najväčšou prekážkou, ktorej budete na ceste čeliť, je prokrastinácia.

Veľa ľudí bojuje s prokrastináciou a používa rôzne metódy, ako sa s ňou vysporiadať. Aj keď všetky tieto metódy majú svoje plusové body, pravidlo piatich minút je jedným z najúčinnejších.