Ako premeniť e-maily na úlohy a komentáre pomocou ClickUp

Už vás nebaví držať krok so zoznamom úloh neustálym prepínaním medzi doručenou poštou v Gmaile a pracovným priestorom ClickUp? ClickUp má riešenie, ako tento problém odstrániť.

V ClickUp môžete svoje e-maily premeniť na úlohy a komentáre bez toho, aby ste museli opustiť Gmail. Prevedieme vás týmto procesom, aby sme zmenili spôsob vašej práce, aby ste zvýšili svoju celkovú produktivitu.

Ak chcete preposlať e-mail do sekcie komentárov úlohy v ClickUp, budete musieť získať jedinečnú e-mailovú adresu úlohy. Áno, počuli ste správne! Každá úloha, ktorú vytvoríte v ClickUp, má jedinečnú adresu. Ak chcete získať túto adresu, umiestnite kurzor myši na úlohu, na ktorú chcete posielať e-maily, a kliknite na ikona elipsy.

Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte Odoslať e-mail úlohe.

Vo vyskakovacom okne kliknite na Kopírovať skopírujte e-mail s úlohou do schránky.

Teraz otvorte Gmail a stlačte Ctrl + V do panela s adresou prilepte e-mail s úlohou. Všimnete si, že text sa okamžite zmení na názov úlohy ClickUp. Toto je veľmi užitočné, ak chcete poslať ďalší e-mail na rovnakú adresu – stačí zadať názov úlohy a vybrať ho z rozbaľovacích možností.

Pridajte do e-mailu predmet a telo a stlačte Odoslať tlačidlo.

Po odoslaní e-mailu sa e-mail zobrazí v sekcii komentárov úlohy (ako je znázornené na obrázku nižšie). Všimnite si, ako ClickUp identifikuje odosielateľa a zobrazí predmet a telo e-mailu. Obsahuje aj súbor HTML s obsahom e-mailu, ktorý si môžete stiahnuť do počítača.

Rovnako ako každý komentár pridaný do ClickUp, existuje množstvo zmien, ktoré môžete vykonať v preposlanom e-maile. Keď umiestnite kurzor myši na komentár, môžete ho upraviť, zobraziť v režime celej obrazovky alebo ho priradiť členovi tímu. Členovia vášho tímu sa tiež môžu zapojiť do komentára tak, že naň zareagujú pomocou emotikonu alebo zanechajú priamu odpoveď.

Kliknutím na ikonu elipsy komentára získate ďalšie možnosti, ktoré vám umožnia:

• Skopírujte adresu URL komentára.
• Pridajte komentár do oblasti popisu vašej úlohy.
• Nastavte pripomenutie, aby ste s komentárom vykonali akciu.
• Odstrániť komentár.

Vytvorte nové úlohy v ClickUp prostredníctvom e-mailu

Podobne ako úlohy v ClickUp, aj každý Zoznam má jedinečnú adresu. To znamená, že do tohto zoznamu môžete posielať e-maily ako úlohu. Ak chcete získať adresu ľubovoľného zoznamu, umiestnite kurzor myši na názov zoznamu v navigácii hlavného bočného panela a kliknite na ikona elipsy otvorte nastavenia zoznamu.

Z rozbaľovacích možností vyberte Poslať e-mail na zoznam.

Vo vyskakovacom okne kliknite na Kopírovať skopírovať e-mail so zoznamom do schránky.

Prilepte e-mail do panela s adresou v Gmaile, pridajte predmet a telo a stlačte Odoslať. Tentokrát bude vaším predmetom názov vašej úlohy v ClickUp a telo sa pridá do oblasti popisu úlohy. Všetky súbory, ktoré pridáte do e-mailu, prejdú do sekcie Prílohy úlohy (okrem súboru HTML, ktorý ClickUp pripojí automaticky).

Pre novú úlohu môžete nastaviť ďalšie vlastnosti tak, že ich pridáte do predmetu:

• Príjemca: Prideľte novú úlohu sebe alebo členovi tímu (napr. John Doe) pomocou alebo.
• Do dátumu: Nastavte dátumy splatnosti zadaním presných dátumov, ako napr alebo pomocou prirodzeného jazyka ako napr, , alebo.
• Značky: Pridajte značky k svojej úlohe pomocou. Ak zadaný názov značky neexistuje, vytvorí sa automaticky.

Po odoslaní e-mailu sa e-mail zobrazí vo vašom zadanom zozname ClickUp, ako je znázornené na obrázku nižšie.

Ak často pracujete s určitými zoznamami vo svojom pracovnom priestore, nájdite si čas na uloženie ich adries v Gmaile, aby ste k nim mali jednoduchší prístup.

Ako automaticky preposielať e-maily ClickUp

Ak zistíte, že neustále preposielate e-maily od konkrétneho odosielateľa ClickUp ako úlohu alebo komentár, nastavenie automatizácie vám ušetrí drahocenný čas. Nenechajte sa zastrašiť výrazom „automatizácia“ – všetko, čo musíte urobiť, je nastaviť si v Gmaile filter na posielanie ďalej.

Pridajte do Gmailu e-mailovú adresu na preposielanie

Skôr ako začnete preposielať e-maily, musíte pridať e-mailovú adresu na preposielanie (úlohy alebo zoznamu), na ktorú sa budú e-maily odosielať. Ak to chcete urobiť, kliknite na ikona ozubeného kolieska v pravom hornom rohu Gmailu a vyberte Zobraziť všetky nastavenia.

Na karte Preposielanie a POP/IMAP kliknite na Pridajte adresu na preposielanie tlačidlo.

Do textového poľa prilepte svoju úlohu alebo adresu zoznamu ClickUp. Uistite sa, že ste vymazali nadbytočný text a lomené zátvorky pridané na začiatok a koniec adresy, potom kliknite Ďalšie. V ďalších dvoch kontextových oknách, ktoré sa objavia, kliknite na Pokračujte potom OK.

Keď otvoríte pracovný priestor ClickUp, potvrdzovací odkaz sa zobrazí ako nová úloha v zozname, kam budete posielať e-maily.

Keď otvoríte úlohu, kliknite na potvrdzovací odkaz, ktorý bude v oblasti popisu. V zobrazenom kontextovom okne kliknite na Potvrďte aby ste konečne pridali e-mailovú adresu do Gmailu.

Nastavte filtre na preposielanie e-mailov na ClickUp

Po pridaní e-mailovej adresy na preposielanie môžete teraz nastaviť filter na odosielanie e-mailov na danú adresu. Na obrázku nižšie filter iba skontroluje, či má odosielateľ e-mailu konkrétnu adresu.

Keď e-mail spĺňa nastavené kritériá, bude archivovaný a preposlaný na vybratú adresu ClickUp.

Úspešne ste dokončili nastavenie automatizácie na preposielanie konkrétnych e-mailov do ClickUp. Ak to chcete posunúť na ďalšiu úroveň, môžete nastaviť filtre na preposielanie e-mailov do Slacku, a ďalší filter na preposielanie e-mailov do Outlooku. Toto je veľmi užitočná funkcia na odpratanie priečinka doručenej pošty a jej usporiadanie, pričom zostanete na vrchole zoznamu úloh.

Urobte si poriadok vo svojich e-mailoch a majte poriadok s ClickUp

Premena vašich e-mailov na úlohy a komentáre v ClickUp znamená zmenu hry, pokiaľ ide o správu vášho pracovného toku. Len niekoľkými kliknutiami môžete zmeniť chaos vo svojom e-maile na zjednodušenú a organizovanú „úlohu“, ktorú je ľahké sledovať a spravovať. A to je len začiatok – existujú kreatívnejšie spôsoby, ako sa naučiť používať ClickUp, o ktorých si možno ani neuvedomujete.