Ak si chcete uľahčiť zdieľanie a ukladanie powerpointovej prezentácie, skonvertujte ju na súbor PDF. Tu je návod.
Z mnohých dôvodov možno budete chcieť previesť prezentáciu PowerPoint (PPT) do súboru PDF. Možno budete musieť zdieľať svoje snímky s ostatnými, ktorí nemajú nainštalovaný PowerPoint zariadení alebo chcete zabezpečiť, aby si vaša prezentácia zachovala svoju štruktúru a formátovanie doska.
Alebo možno hľadáte spôsob, ako chrániť svoj obsah a kontrolovať, kto k nemu môže pristupovať alebo ho upravovať. Bez ohľadu na váš dôvod je prevod PowerPointovej prezentácie do PDF bez potreby aplikácie tretej strany jednoduchý. Poďme sa ponoriť!
1. Možnosť exportu
Najprv kliknite na Súbor v hlavnom menu.
Potom kliknite Export na ľavom bočnom paneli zaistite Vytvorte dokument PDF/XPS je vybraté, potom kliknite Vytvorte PDF/XPS.
Vo vyskakovacom okne, ktoré sa zobrazí, môžete kliknúť možnosti na prispôsobenie vzhľadu konečného dokumentu PDF.
The Rozsah časť poľa Možnosti vám umožňuje nastaviť konkrétne snímky, ktoré chcete pridať do súboru PDF. Predvolene,
Všetky je vybratá tak, aby zahŕňala všetky snímky v dokumente PDF.Môžete to zmeniť na Aktuálna snímka uložiť iba aktuálne zobrazenie snímky, Snímky určiť rozsah snímok, príp Výber uložiť konkrétne snímky, ktoré ste vybrali.
Ak chcete uložiť konkrétne snímky, môžete tiež podržať Ctrl na klávesnici a vyberte snímky, ktoré chcete pridať (z miniatúr snímok na ľavom paneli), skôr než prejdete na možnosť Exportovať.
The Možnosti zverejnenia vám umožní vybrať si vzhľad vašich snímok v súbore PDF. Môžete sa rozhodnúť publikovať ako:
- Snímky (predvolené): Každá snímka sa zobrazí ako samostatná stránka.
- Podklady: Umiestnite viacero snímok na jednu stránku.
- Stránky poznámok: Zahrňte text do sekcie poznámok pod každou snímkou.
- Obrysové zobrazenie: Extrahujte text zo snímok a prezentujte ich v obryse.
Do dokumentu PDF môžete zahrnúť aj skryté snímky, zarámovať všetky snímky a zahrnúť komentáre. Keď skončíte, kliknite OK.
Môžete si vybrať Optimalizovať pre štandardná (vyššia kvalita a väčšia veľkosť súboru) alebo minimálna veľkosť (trochu nižšia kvalita a menšia veľkosť). Potom zadajte umiestnenie (napr. Pracovná plocha) na uloženie súboru PDF, zadajte názov súboru a kliknite Publikovať.
2. Možnosť Uložiť ako
Namiesto použitia možnosti exportu môžete použiť príkaz Uložiť ako. Najprv prejdite na Súbor tab. Potom vyberte Uložiť ako z ľavého bočného panela zadajte názov súboru a vyberte PDF ako typ súboru a kliknite na Prehľadávať vyberte umiestnenie na uloženie súboru.
V dialógovom okne, ktoré sa zobrazí, môžete nakonfigurovať nastavenia PDF pomocou poľa Možnosti (ako sme to urobili predtým v časti Exporty).
Namiesto navigácie do sekcie Uložiť ako môžete stlačiť Ctrl+Shift+S na klávesnici, čím priamo otvoríte dialógové okno Uložiť ako.
3. Možnosť tlače
Ďalším spôsobom, ako uložiť súbor PPT ako súbor PDF, je použiť možnosť Tlačiť. Prejdite na Súbor kartu a vyberte Tlačiť z ľavého bočného panela. Prípadne môžete len trafiť Ctrl+P na vašej klávesnici.
Pod nastavenie skupine, môžete určiť rozloženie snímok (nastavené na Full Page Slides v predvolenom nastavení) a tiež vyberte konkrétne snímky, ktoré sa majú zahrnúť do konečného dokumentu PDF (nastavené na Vytlačiť všetky snímky predvolene).
Tieto nastavenia sú veľmi podobné tým, ktoré sú k dispozícii v poli Možnosti, na ktoré sme sa pozreli v predchádzajúcich metódach. Jediný rozdiel je v tom, že táto metóda vám dáva náhľad na konečný výstup.
Nastavte tlačiareň na Microsoft Print to PDF a kliknite Tlačiť.
V dialógovom okne, ktoré sa zobrazí, zadajte názov súboru, zadajte umiestnenie na uloženie a kliknite Uložiť.
4. Email ako príloha
Táto posledná metóda vám umožňuje poslať váš PPT priamo e-mailom ako PDF jediným kliknutím. Najprv však musíme tento príkaz pridať na panel nástrojov Rýchly prístup.
Kliknite teda na šípka nadol na paneli s nástrojmi Rýchly prístup a vyberte Viac príkazov z rozbaľovacej ponuky.
Zaistiť Všetky príkazy je vybratý. Potom vyberte E-mail ako príloha PDF v zozname príkazov kliknite na Pridať, potom OK.
Teraz, keď máte E-mail ako príloha PDF na paneli s nástrojmi Rýchly prístup, stačí naň kliknúť a priložiť súbor PPT ako PDF do nového e-mailu.
Vaše konto Outlook sa automaticky otvorí s priloženou PDF verziou vašej prezentácie. Teraz všetko, čo musíte urobiť, je pridať adresy, na ktoré chcete odoslať súbor, pridať správu a kliknúť Odoslať.
Obmedzenia prevodu súboru PPT do formátu PDF
Konverzia PPT do PDF je jedným zo spôsobov zmenšiť veľkosť súboru prezentácie v PowerPointe. Má to však svoje obmedzenia.
Všetky prechody a skvelé animácie, ktoré ste pridali do svojej prezentácie sa nepoužije na dokument PDF. Okrem toho sa v konečnom dokumente PDF nezobrazí žiadny obsah, ktorý je mimo rámca snímky. Uistite sa teda, že všetok relevantný obsah, ktorý chcete mať v PDF, je v snímke.
Prevod z PPT do PDF ako profesionál
Ak ste sa dostali až sem, mali by ste byť schopní ľahko a s istotou previesť svoje súbory PPT na súbory PDF. Či už potrebujete spolupracovať s kolegami, distribuujte svoje snímky klientom alebo archivujte svoju prácu pre budúce použitie, formát PDF zaisťuje kompatibilitu a dostupnosť na rôznych platformách a zariadení.
Svoju prezentáciu v PowerPointe môžete tiež previesť na Prezentácie Google, aby ste získali to najlepšie z oboch svetov.