Ako používať funkciu SORTBY v programe Microsoft Excel

Microsoft Excel ponúka výkonné nástroje na kompiláciu, organizáciu a vizualizáciu údajov takmer akýmkoľvek možným spôsobom. Niekedy sa stretnete so scenárom, v ktorom potrebujete vytvoriť viacero konkrétnych zobrazení vašich informácií.

Funkcia SORTBY v Exceli ponúka pohodlný spôsob vytvárania zložitých rozpisov a špecializovaných remesiel usporiadania údajov, ktoré dodajú vašim informáciám jasnosť bez toho, aby vo vašom origináli vytvorili zmätok súbor údajov.

Používa sa pre funkciu SORTBY v Exceli v Exceli

Existuje niekoľko spôsobov, ako triediť údaje v programe Excel, aj keď metódy, ktoré vám najčastejšie prídu na myseľ, môžu mať pre zložitejšie potreby nevýhody.

Pomocou funkcie SORT vytvorí samostatnú, organizovanú množinu údajov, ale triediť môžete len podľa jednej sady kritérií. Triedenie pomocou nástroja Triediť a filtrovať v Exceli ponúka oveľa jemnejšiu granularitu, ale triedi pôvodnú množinu údajov priamo, čo sťažuje vytváranie a zobrazenie viacerých zobrazení, najmä ak ich chcete vidieť súčasne.

Funkcia SORTBY v podstate kombinuje najlepšie časti týchto dvoch funkcií; vytvára samostatné zobrazenie vašej množiny údajov (alebo „pole“), ktoré možno triediť podľa viac ako jedného kritéria. Takže môžete napríklad triediť výsledkovú tabuľku hráčov v hre podľa názvu tímu, potom podľa skóre a potom podľa konkrétnych úspechov v hre.

V príklade, ktorý použijeme pre tento článok, máme zoznam údajov o predaji v rámci regiónu. Stĺpce obsahujú priezviská našich predajcov, štát, kde pracujú, počet predajov, ktoré uskutočnili, a celkovú sumu, ktorú zarobili z týchto predajov.

Ako používať funkciu SORTBY v Exceli

Aby sme vytvorili naše prvé triedenie pomocou funkcie SORTBY, usporiadajme našich predajcov podľa štátu.

1. Vyberte bunku F2.
2. Do bunky alebo do riadka vzorcov zadajte nasledovné:

   =SORTBY(A2:D16;B2:B16)

3. Stlačte tlačidlo Zadajte.

Táto funkcia hovorí Excelu, aby zoradil celý náš rozsah (bunky A2 cez D16) podľa hodnôt "State" v bunkách B2 cez B16. Automaticky sa nastaví na vzostupné poradie (A-Z). Výsledné pole obsahuje naše údaje usporiadané podľa štátu (najskôr Arizona, potom Kalifornia, potom Nové Mexiko...).

Všimnite si, že zoznam mien nie je zoradený podľa abecedy, pretože to nie je to, čo sme od neho žiadali. Je však ľahké zmeniť tento vzorec na špecifikovanie viacerých kritérií.

Triedenie podľa viacerých kritérií súčasne so SORTBY v Exceli

Zmeňme našu novú množinu údajov tak, aby sa najprv triedila podľa štátu, potom podľa počtu uskutočnených predajov, čím vytvoríme miniatúrne hodnotenie úspešnosti každého z našich predajcov v každom štáte.

1. Vyberte bunku F2 znova. Prípadne, ak chcete ponechať aj prvý vzorec na porovnanie rozdielov, vyberte bunku K2 namiesto toho.
2. Do bunky alebo do riadka vzorcov zadajte nasledovné:

   =SORTBY(A2:D16;B2:B16;1;C2:C16;-1)

3. Stlačte tlačidlo Zadajte.

Výsledné nové pole má teraz trochu komplikovanejší vzorec, keď požadujeme, aby Excel triedil podľa viacerých polí.

Vzorec začína rovnako ako predchádzajúci vzorec, v tom, že žiadame Excel, aby triedil naše pole v stĺpcoch A až D informáciou o stave v stĺpci B, ale vzhľadom na to, že teraz máme viac rozsahy, podľa ktorých chceme triediť, musíme Excelu objasniť obe polia, podľa ktorých chceme triediť (ten by_array syntax) a tiež poradie_triedeniaalebo smer, ktorým má Excel usporiadať údaje.

Každý z by_array argumenty môžu byť široké iba jeden stĺpec, pričom hodnoty sú uvedené vertikálne, ako ich máme tu (napr napríklad bunky B2:B16) alebo dlhé jeden riadok s hodnotami uvedenými vodorovne (napríklad bunky A4:D4).

Aj keď dva stĺpce, ktoré sme práve požiadali o zoradenie tohto vzorca, stĺpce B a C, sú vedľa každého z nich inak nemôžeme spojiť dva stĺpce do jednej požiadavky na rozsah v rámci vzorca (ako "B2:C16"). Výsledkom je "#REF!" chyba, pretože Excel si nie je istý, podľa ktorého z týchto dvoch polí zoradiť alebo v akom poradí.

Nehovoriac o tom, že je celkom možné, že rozsahy, ktoré chcete zoradiť, sú od seba oddelené (ako sú tu napríklad stĺpce B a D), alebo by ste chceli zoraďte bunky podľa rozsahov, ktoré nie sú v údajoch v poradí (napríklad ak chcete zoradiť podľa stavu v stĺpci B a potom podľa názvu v stĺpci A, ako sa navrhuje skôr).

Preto musia byť tieto dva stĺpce uvedené vo vzorci ako samostatné rozsahy, aby sa Excel explicitne informovalo poradie, v ktorom chceme pole zoradiť – v prípade vyššie uvedeného príkladu najskôr podľa stavu, potom podľa počtu predaja.

The poradie_triedenia syntax môže byť definovaná v dvoch smeroch: "1" pre vzostupné poradie (poradie A-Z alebo najnižšie čísla zoradené ako prvé) alebo "-1" pre zostupné poradie (poradie Z-A alebo najvyššie čísla zoradené ako prvé). The poradie_triedenia polia nemôžu byť žiadne iné čísla okrem 1 alebo -1, alebo inak "#HODNOTA!" Chyba sa vráti, pretože neexistujú žiadne iné spôsoby objednania údajov.

Špecifikovanie poradie_triedenia bol v prvej verzii nášho vzorca iba voliteľný, pretože bolo hneď jasné, podľa čoho triedime, a už sme triedili vzostupne.

Ak by sme však chceli tieto hodnoty zoradiť v zostupnom poradí alebo vždy, keď triedime podľa viacerých kritérií, je potrebné syntax, ktorú treba vyplniť, pretože poradie triedenia môže byť usporiadané v rôznych smeroch pre rôzne rozsahy, ako sme to urobili v tomto vzorec.

Tiež nemôžeme požiadať tento vzorec, aby čiastočne triedil naše pole – napríklad triedenie A1:D16 podľa rozsahu B1:B10. Každý argument rozsahu vo vzorci musí zahŕňať rovnaký počet buniek – teda ak je náš pôvodný pole hodnota má 15 buniek, potom všetky by_array argumenty, podľa ktorých sa pýtame, aby vzorec zoradil, musí obsahovať aj 15 buniek. V opačnom prípade dostaneme "#HODNOTA!" chyba.

Teraz, keď rozumieme stavebným kameňom tohto vzorca, je ľahké vidieť, ako použiť SORTBY na usporiadanie našich údajov podľa toľkých kritérií, koľko chceme alebo potrebujeme. Zadajte pole najprv zadajte by_array triediť, potom poradie_triedenia, potom naša ďalšia by_array, naša ďalšia poradie_triedeniaa tak ďalej, ako v syntaxi vzorca:

=SORTBY(pole, podľa_poľa1, [poradie_zoradenia1], [podľa_poľa2, poradie_zoradenia2],...)

SORTBY je ďalšia výkonná a všestranná funkcia v Exceli

Funkcia SORTBY v programe Microsoft Excel uľahčuje vytváranie špecifikovaných rozpisov informácií a je všestranná nástroj na jednoduché usporiadanie chaotických súborov údajov komplexnými spôsobmi, aby boli vaše informácie prehľadnejšie a ľahšie hodnotný.

Existuje ešte viac spôsobov, ako využiť množstvo funkcií, nástrojov a funkcií Excelu na usporiadanie tabuliek a efektívnejšie a produktívnejšie využitie času.