8 tipov, ako vyťažiť maximum z aplikácie na písanie poznámok

Písanie poznámok je základná zručnosť, ktorá vám pomáha usporiadať si myšlienky a úlohy a efektívne napredovať v práci. A keďže je váš smartfón alebo notebook vaším každodenným pomocníkom, písanie poznámok na cestách je jednoduchšie ako kedykoľvek predtým.

Aj keď je k dispozícii niekoľko aplikácií na písanie poznámok, z ktorých každá poskytuje jedinečné funkcie, väčšina týchto nástrojov má podobné funkcie. Bez ohľadu na to, akú aplikáciu na písanie poznámok používate, tu je niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu z nej vyťažiť maximum.

Vždy budú chvíle, keď si budete musieť rýchlo zapísať nápad alebo dôležité informácie. Vaša aplikácia na písanie poznámok sa však môže rýchlo zamotať, ak nemáte spôsob, ako si poznámky usporiadať, a načo by to bolo, keby ste informácie nemohli nájsť vždy, keď ich potrebujete? Väčšina aplikácií na písanie poznámok ponúka niekoľko spôsobov usporiadania poznámok vrátane priečinkov a značiek.

Priečinky sú skvelé na zoskupovanie súvisiacich poznámok alebo predmetov a ich oddelenie od ostatných poznámok. Môžete napríklad vytvárať priečinky pre prácu, školu, čítanie alebo filmy a do každého priečinka ukladať všetky súvisiace poznámky. Ak konkrétne priečinky používate viac ako iné, môžete im dať miesto v prvom rade tak, že ich označíte ako obľúbené alebo ich pridáte na bočný panel aplikácie.

Štítky sú ďalším užitočným spôsobom na usporiadanie poznámok, pretože vám umožňujú pridávať kľúčové slová do každej poznámky, ktoré môžete neskôr použiť na vyhľadávanie a triedenie poznámok. Ak napríklad označíte niekoľko poznámok konkrétnym dátumom, môžete rýchlo vytiahnuť všetky poznámky súvisiace s týmto dátumom, bez ohľadu na ich priečinky.

2. Použite konvenciu konzistentného pomenovania

Zoradiť poznámky pomocou priečinkov a značiek je v poriadku, ale ak nemáte jednotnú konvenciu pomenovávania poznámok, bude ťažké ich rozlíšiť.

Ako často ste hľadali poznámku na základe toho, čo ste si mysleli, že ste ju pomenovali, len aby ste našli viacero dokumentov s podobnými názvami alebo nič? Najlepší spôsob, ako sa tomu vyhnúť, je použiť jednoduchý a konzistentný systém pomenovania.

Niektoré osvedčené postupy na pomenovanie poznámok zahŕňajú:

1. Použite jednoduchý a konzistentný formát (napríklad RRRRMMDD_Title).
2. Zahrňte do názvu krátke a zmysluplné kľúčové slová, aby ste ich neskôr ľahko hľadali.
3. Vyhnite sa špeciálnym znakom ako napr !, ?, alebo * pretože môže byť ťažké ich vyhľadať.
4. Ak je predmet/téma dlhá, použite bežnú skrátenú verziu (napríklad „Fin_Strat“ pre „Finančné stratégie“).

Dodržiavaním týchto osvedčených postupov alebo vytvorením vlastných môžete vytvoriť predvídateľný systém pomenovania, ktorý vám umožní oveľa jednoduchšie nájsť potrebné poznámky, keď ich hľadáte. Najdôležitejšie je byť konzistentný a používať systém, ktorý vám vyhovuje.

3. Využite nahrávanie hlasu

Niektorí z najlepšie aplikácie na písanie poznámok ponúkajú funkcie nahrávania hlasu, ktoré vám umožnia nahrávať zvukové poznámky, čo vám umožní zachytiť nápady, aj keď nemáte čas si ich zapísať. Táto funkcia môže byť užitočná počas schôdzí alebo prednášok, kde chcete zachytiť všetky detaily, ale nemôžete písať tak rýchlo, ako hovorí rečník.

Podobne, ak z nejakého dôvodu nemôžete písať poznámky, možno preto, že vaše ruky sú zaneprázdnené niečím iným, potom môžete využiť funkciu prevodu reči na text vášho telefónu na rýchle diktovanie nápadov do vašich poznámok aplikácie. Obe tieto funkcie vám môžu ušetriť čas a uľahčiť zachytenie myšlienok na cestách.

4. Chráňte svoje poznámky pomocou prístupového kódu

Vaša aplikácia na poznámky pravdepodobne obsahuje citlivé osobné a profesionálne informácie, ako sú heslá, kontaktné údaje alebo finančné záznamy. Aby ste zaistili, že tieto údaje zostanú v bezpečí a aby ste z aplikácie na písanie poznámok vyťažili maximum, je dôležité chrániť si poznámky silným prístupovým kódom.

Týmto spôsobom, aj keď má niekto iný prístup k vášmu smartfónu, nebude mať prístup k týmto informáciám. Túto funkciu by ste mali nájsť v nastaveniach väčšiny aplikácií na písanie poznámok.

5. Synchronizujte svoje poznámky medzi zariadeniami

Jednou z najdôležitejších funkcií, ktoré môžete využiť vo svojej aplikácii na písanie poznámok, je možnosť synchronizovať poznámky medzi viacerými zariadeniami a platformami. Napríklad, kedykoľvek máte nápad, môžete si ho rýchlo zapísať do aplikácie na písanie poznámok na svojom smartfóne a potom pristupovať k poznámke alebo ju upravovať z prenosného počítača alebo tabletu.

Týmto spôsobom môžete ľahko sledovať všetky svoje nápady a úlohy bez toho, aby ste premeškali. Zatiaľ čo väčšina aplikácií na písanie poznámok ukladá a synchronizuje údaje automaticky, niekedy to možno budete chcieť urobiť manuálne, ak ste pri vytváraní poznámky neboli pripojení na internet.

Okrem toho z dôvodu zvýšenej opatrnosti možno budete chcieť exportovať svoje poznámky a ponechať si ich kópiu v počítači alebo cloudovom úložisku. Týmto spôsobom, ak sa vyskytne problém s vaším zariadením alebo aplikáciou, môžete kedykoľvek obnoviť svoje poznámky a zabezpečiť, aby vaše najdôležitejšie poznámky zostali v bezpečí.

Prepojenie aplikácie na písanie poznámok s ďalšími nástrojmi vo vašej súprave nástrojov je skvelý spôsob, ako ušetriť čas a maximalizovať efektivitu. Napríklad jeden z najlepších triky, ako z Evernote vyťažiť maximum je pripojiť ho k vášmu účtu Kalendára Google. Získate tak pohľad na poznámky a udalosti v kalendári z vtáčej perspektívy, čo vám umožní efektívnejšie plánovať svoj deň.

Toto je len špička ľadovca, pretože svoju aplikáciu na písanie poznámok možno budete môcť pripojiť k Slack, Microsoft Teams, Microsoft Outlook a Gmail, aby sme vymenovali aspoň niektoré. Toto je jeden z čo je potrebné zvážiť pred výberom ďalšej aplikácie na písanie poznámok.

7. Použite šablóny

Šablóny sú praktickou funkciou, ktorú ponúka mnoho aplikácií na písanie poznámok, pretože vám pomáhajú šetriť čas. Sú obzvlášť užitočné pre opakujúce sa úlohy vyžadujúce rovnaký druh vstupu, ako je plánovanie programu stretnutia, zapisovanie do denníka alebo písanie poznámok počas brainstormingu. Tieto šablóny sú zvyčajne prispôsobiteľné, čo vám umožňuje vyladiť ich podľa vašich potrieb.

8. Pridajte pripomienky do svojich poznámok

Jedným z najlepších spôsobov, ako čo najlepšie využiť svoju aplikáciu na písanie poznámok, je pridávať do poznámok pripomienky, pretože to eliminuje potrebu pamätať si každú položku vo vašom zozname úloh. To je obzvlášť užitočné, ak vaša aplikácia na písanie poznámok slúži aj ako správca úloh alebo aplikácia pre zoznam úloh. Ak sa teda chcete uistiť, že budete mať prehľad o svojich úlohách alebo si nezabudnete skontrolovať nápad, ktorý ste si zapísali, pridávanie pripomienok je skvelý spôsob, ako to urobiť.

Zvýšte svoju produktivitu pomocou týchto tipov na písanie poznámok

Vaša aplikácia na písanie poznámok je dôležitým kúskom vašej skladačky produktivity, podobne ako „druhý mozog“. Implementácia tipov, ktoré sme spomenuli, vám pomôže vyťažiť maximum z vašich aplikácií na písanie poznámok, ako aj obsahu, ktorý si do nich uložíte. Správna kombinácia nástrojov a stratégií je kľúčom k budovaniu vášho druhého mozgu a organizovaniu vášho digitálneho obsahu.