Máte údaje rozložené vo viacerých stĺpcoch? Naučte sa používať funkciu TOCOL na rýchle spojenie všetkého do jedného stĺpca.
Program Microsoft Excel sa môže pochváliť rôznymi spôsobmi, ako premeniť údaje na cenné informácie, a keď sa naučíte orientovať sa, môže byť ľahké vrhnúť sa priamo na to, aby ste z tabuľky vyťažili maximum.
Čo ak však vaše údaje nie sú pripravené na okamžité použitie? Čo ak vám to bolo dané v neusporiadanom neporiadku? Našťastie Excel ponúka funkcie na rýchlu reorganizáciu údajov a jedným z týchto nástrojov je funkcia TOCOL.
Čo je funkcia TOCOL v programe Microsoft Excel?
Funkcia TOCOL transformuje špecifikovanú množinu údajov alebo pole do jedného stĺpca. Reorganizácia množín údajov do stĺpcov by bola náročná a zdĺhavá úloha, ktorú by ste vykonali manuálne, najmä ak chcete vyčistiť prázdne miesta alebo chyby, ktoré tento vzorec zohľadňuje.
Pochopenie syntaxe funkcie TOCOL
Úplná syntax funkcie TOCOL sa zobrazí takto:
=TOCOL(pole, [ignore], [scan_by_column])Funkcia TOCOL obsahuje tri argumenty. The pole argument určuje bunky, ktoré budú preradené do stĺpca.
Aj keď sa to nevyžaduje, môžete určiť, či je možné bunky preskočiť (a podľa akých kritérií) cez ignorovať argument. Argument ignorovať umožňuje štyri kritériá:
- "0", predvolená hodnota, zachováva všetky hodnoty.
- "1" hovorí funkcii, aby vylúčila prázdne bunky.
- "2" dáva funkcii pokyn na vylúčenie buniek, ktoré obsahujú chyby (ako napríklad "#NAME!" alebo "#HODNOTA!").
- "3" dáva funkcii pokyn, aby ignorovala prázdne bunky aj bunky s chybami.
Pomocou voliteľnej položky môžete Excel inštruovať, ako zostaviť stĺpec scan_by_column argument. Ak je tento argument zahrnutý a nastavený na hodnotu TRUE, funkcia pridá hodnoty vo vertikálnom poradí, stĺpec po stĺpci. Ak je argument nastavený na hodnotu false alebo nie je zahrnutý vo funkcii, TOCOL pridá hodnoty v horizontálnom poradí, riadok po riadku.
Tu je príklad rozdielu, ktorý sa zobrazuje prostredníctvom poľa kalendárnych dní bez prázdnych buniek:
Funkcie, ktoré sú súčasťou poľa, sa prenesú do nového stĺpca. Je však dobré ich ešte raz skontrolovať a zabezpečiť, aby boli správne vyriešené, či už ide o a jednoduchá logická funkcia v Exceli alebo niečo nezvyčajnejšie, napr jedna z funkcií COUNT pre analýzu vyššej úrovne.
Použitie funkcie TOCOL v programe Microsoft Excel
Uveďme si príklad, v ktorom máme množstvo chaotických údajov, ktoré by sme chceli lepšie usporiadať. Sú to väčšinou čísla, ale obsahuje aj niektoré medzery a chyby, ktoré pre nás nie sú užitočné.
Ak chcete toto pole iba previesť na stĺpec, kliknite na bunku H2 a do bunky alebo do riadka vzorcov zadajte vzorec nižšie a stlačte Zadajte.
=TOCOL(B2:F5)Vidíme, že naše pole bolo prevedené na stĺpec, ale všimnite si, že chyby sú stále prítomné. Prázdne miesta v pôvodnom poli boli vyplnené nulami. Vzorec však môžeme ľahko upraviť, aby sme tieto problémy odstránili.
Kliknite na bunku J2 a do bunky alebo do riadka vzorcov zadajte vzorec nižšie a stlačte Zadajte.
=TOCOL(B2:F5;3)Ide o rovnaký vzorec ako ten, ktorý sa nachádza vedľa neho v H2, okrem toho, že pridáva argument „ignorovať“ nastavený na hodnotu „3“, „ignorovať medzery a chyby“, aby sa tieto položky odstránili z našej novej množiny údajov. Jeden alfanumerický záznam, ktorý zostáva, nie je v skutočnosti chyba; slúži len ako spôsob, ako ukázať, že tento vzorec funguje s textovými aj číselnými hodnotami.
Jednoducho si organizujte svoje údaje pre vyššiu produktivitu
Neusporiadané údaje môžu niekedy pôsobiť ako neočakávaná prekážka vašej produktivity práce s tabuľkami v Exceli. Ale s funkciami, ako je funkcia TOCOL, to tak byť nemusí. Svoje údaje môžete rýchlo a jednoducho reorganizovať, aby sa s nimi dalo lepšie pracovať, bez toho, aby vás to spomaľovalo alebo zdržiavalo od iných úloh.
Existuje mnoho ďalších spôsobov, ako usporiadať a vyčistiť svoju tabuľku, čím sa zvýši vaša práca a vaše hárky budú svižné a zrozumiteľné.
