10 lepších spôsobov, ako požiadať o následné kroky, ako povedať „Nepočul som od vás“

Ľudia často začínajú následné e-maily s rovnakým úvodným riadkom: „Ešte som o vás nepočul.“ Hoci je to priamočiare, pôsobí to aj neslušne. Musíte starostlivo zvoliť frázu, aby ste pri odosielaní pracovných e-mailov vyjadrili asertívny a zároveň zdvorilý tón.

Príjemcovia pravdepodobne dostávajú desiatky správ začínajúcich na „Ešte som od vás neprišiel“, takže skúste použiť iný úvodný riadok. Tu je niekoľko profesionálnych spôsobov, ako požiadať o následné kroky.

1. „Stačí sledovať, ak ste mali možnosť [Vložiť predchádzajúcu žiadosť]“

„Stačí sledovať, ak ste mali možnosť [požiadať]“ je skromná, ale proaktívna správa. Podporuje rýchle reakcie bez toho, aby to pôsobilo pasívne-agresívne. Príjemcovia uprednostňujú jemné šťuchnutia a jemné odkazy na predchádzajúce požiadavky lepšie ako otváranie vyvolávajúce pocit viny.

Okrem toho tento riadok naznačuje, že akákoľvek oneskorená reakcia je neúmyselná. Empatický prístup buduje vzťah – s väčšou pravdepodobnosťou vyvoláte pozitívnu reakciu, ak budete brať ohľad na situáciu druhej strany.

Vezmite si nižšie uvedený e-mail ako príklad. Odosielateľ sa pred vložením krátkej výzvy na akciu (CTA) vyhne predajnému tónu položením ohľaduplnej, no proaktívnej otázky.

2. „Bolo skvelé vidieť vás na [podujatí alebo zhromaždení]“

Riadok „Bolo skvelé vidieť vás na [podujatí alebo stretnutí]“ je pohodlný ľadoborec. Zistí, že ste sa s príjemcom už stretli osobne a vybaví si spoločné chvíle. Ľudia uprednostňujú e-maily od tých, ktorých poznajú, pred cudzími ľuďmi.

Odkazovanie na predchádzajúce konverzácie vám tiež pomáha prechádzať do akýchkoľvek ponúk alebo ponúk bez toho, aby to znelo ako „predaj“. Náhle vypustenie CTA len odtlačí čitateľov. Ak chcete vyvolať priaznivú odozvu, najprv si vytvorte profesionálny vzťah a získajte dôveru druhej strany.

Networking presahuje len posielanie pozvánok na LinkedIn. Využite efektívne tipy na vytváranie sietí pre kariérny postup, ako je budovanie online prítomnosti a definovanie jasných cieľov.

3. „Táto správa sa práve presúva na začiatok vašej doručenej pošty“

Povedzte: „Táto správa sa práve nachádza v hornej časti doručenej pošty“ a otvorte ju bezstarostne, no zároveň naliehavo. Zdôrazňuje dôležitosť rýchlych reakcií bez toho, aby ste vyzerali netrpezlivo. Príjemcovia ocenia vašu ohľaduplnosť k ich rušnej schránke.

Používanie tejto linky vám tiež ušetrí problémy s opätovným odosielaním správ. Len sa uistite, že odpovedáte do správneho vlákna, aby príjemcovia mohli rýchlo odkazovať na predchádzajúce časti konverzácie.

4. „Vaša doručená pošta musí byť načítaná práve teraz. Chceli by ste radšej diskutovať o [vložte záležitosť] prostredníctvom rýchleho hovoru?

Následné opatrenia na zložitejšie témy si vyžadujú špecifické akčné plány. Namiesto toho, aby ste len posielali ďalšiu správu, navrhnite jasné, priame riešenie na dosiahnutie spoločných cieľov. Povedzme, že predkladáte kritický projekt. Proces môžete urýchliť tak, že poviete: „Vaša doručená pošta musí byť načítaná práve teraz. Chceli by ste o [veci] radšej diskutovať prostredníctvom rýchleho hovoru?“ Je to priame a proaktívne, ale rešpektujúce.

Použite aplikácie na plánovanie schôdzok ako Calendly alebo Rally pri rozhodovaní o čase a dátume vášho hovoru. Eliminujú zbytočné e-maily tam a späť pri rezervácii schôdzok.

5. „Len posielam jemné pripomenutie o [vložte úlohu], pretože je to časovo citlivé“

Prevezmite kontrolu nad konverzáciou tak, že poviete: „Pošlite len jemné pripomenutie o [úlohe], pretože je to časovo náročné.“ Je to autoritatívny a zároveň rešpektujúci úvod, ktorý upúta pozornosť čitateľa. A vysvetlením naliehavosti situácie lepšie pochopia, prečo ste poslali ďalšie informácie.

Túto líniu používajte s mierou – neustále otravujte a mikromanažment vášho tímu bráni produktivite.

6. „Ospravedlňujeme sa za nepríjemnosti, ale [vložte žiadosť]“

Riadok „Ospravedlňujeme sa za nepríjemnosti, ale [žiadosť].“ je pokorný, zdvorilý otvor pre následné kroky. Použite ho, keď žiadate o láskavosť alebo pomoc. Príjemcovia vás môžu úplne ignorovať, ak ich váš e-mail len zasype žiadosťami.

Hoci sme rešpektovaní, neodporúčame to hovoriť na začiatku konverzácie. Ľudia so zlými úmyslami využívajú tých, ktorí sa zbytočne ospravedlňujú alebo sú príliš zdvorilí. Pamätajte: nie každý si zaslúži vašu láskavosť.

7. „Chcel som len dvakrát skontrolovať, či [Vložte otázku]?“

"Len som si chcel skontrolovať, či [vložte otázku]?" je neutrálny. Na rozdiel od iných otvorov sa nepredpokladá, že čitateľ prehliadol vaše predchádzajúce e-maily. Je to jednoduché, priame sledovanie, ktoré umožňuje druhej strane ospravedlniť sa za meškanie alebo vysvetliť situáciu.

Krátke otváracie riadky tiež eliminujú neporiadok vo vašich e-mailoch. Príjemcovia často odkladajú čítanie a odpovedanie na správy dlhým a únavným úvodom. Prestaňte sa biť do kríkov, inak stratíte ich pozornosť.

8. "Je ešte niečo, s čím by sme mohli pomôcť [vložiť projekt alebo úlohu], aby sme rozbehli loptu?"

Môžete povedať: „Je ešte niečo, s čím by sme mohli pomôcť [vložiť projekt alebo úlohu], aby sme sa rozbehli?“ pre agresívnejšie, priame tóny. Príjemcom oznamuje, že ste pripravení kedykoľvek uzavrieť dohodu. Vzhľadom na jeho predajný tón ho používajte iba pre tých, ktorí už majú záujem s vami obchodovať.

9. „Chcel som sa spýtať, či máte stále záujem o [Vložte ponuku], a ešte predtým, ako všetko dokončíme na našej strane, si to overte u vás“

„Chcel som sa spýtať, či máte o [ponuku] stále záujem, a pred dokončením všetkého na našej strane si to overte.“ Je to proaktívny a zároveň zdvorilý spôsob uzatvárania obchodov. Prvá časť žiada priame potvrdenie. Znamená to, že ste oslovili, pretože príjemca má záujem o vašu ponuku.

Medzitým druhé vyhlásenie demonštruje myslenie zamerané na zákazníka. Bez ohľadu na povahu vašej transakcie, obchodní partneri s väčšou pravdepodobnosťou zareagujú pozitívne, ak uprednostníte ich potreby.

Zefektívnite proces uzatvárania pomocou softvérové ​​programy na správu zmlúv. Vytvára bezpečné digitálne kópie vašej zmluvy, ktoré môžu podpísať všetky strany.

10. „Len narážam na túto správu pre prípad, že by prekĺzla cez sieť“

Vysloviť výraz „len naraziť na túto správu v prípade, že by prekĺzla cez sieť“ znie prístupne. Posiela jemnú pripomienku pri zachovaní pozitívneho tónu. Druhá strana sa nebude cítiť v rozpakoch za ich predčasnú reakciu, čím sa posilní vzťah založený na spolupráci a porozumení.

To znamená, že si starostlivo vyberajte idiómy. Hoci dodávajú konverzáciám farbu, nezvyčajné frázy vytvárajú nedorozumenia. Vždy používajte len jednu správu a zabezpečte, aby jej čitatelia porozumeli na základe kontextu.

Posielajte zdvorilé, profesionálne následné e-maily

Neexistuje žiadna univerzálna šablóna pre pracovnú komunikáciu, preto si podľa toho prispôsobte vyššie uvedené úvodné riadky. Váš celkový tón bude závisieť od povahy vašej konverzácie. Môžete napríklad použiť neformálne frázy so svojimi kolegami, ale vážne pracovné e-maily vyžadujú formálny jazyk.

A neprestávajte upravovať na úvodnom riadku. Váš e-mail musí mať solídny úvod, pútavé telo a silnú záverečnú líniu, aby zanechal solídny dojem. V opačnom prípade vás príjemcovia nemusia brať vážne. Upravte svoj koncept niekoľkokrát kvôli problémom, ktoré spôsobujú, že vyzeráte neprofesionálne, napr. preklepy, zbytočnosti a zbytočné prílohy.