Už vás nebaví znieť vo vašej digitálnej komunikácii pasívne-agresívne? Tu je niekoľko fráz, ktorým sa vyhnúť, aby ste zlepšili svoj profesionálny imidž.
Nedostatok neverbálnych podnetov v online komunikácii sťažuje odovzdávanie správ. Musíte starostlivo voliť slová. Hádzanie okolo žargónu a slangu bez ohľadu na druhú stranu môže vyvolať nesprávny dojem.
Nemôžete predvídať, ako vás ľudia vidia na digitálnom pracovisku. Vyhýbaním sa týmto pasívno-agresívnym frázam však predchádzate riziku, že si kolegovia vaše správy nesprávne vysvetlia.
1. “Poznamenané”
„Poznamenané“ je rýchla a pohodlná odpoveď, ktorú ľudia nadmerne používajú v online pracovných rozhovoroch. Údajne uznáva správy, ale ironicky, jeho stručnosť naznačuje nedostatok angažovanosti. Všeobecné, jednoslovné odpovede sú bezmyšlienkovité a odmietavé.
Namiesto bezmyšlienkového posielania stručných odpovedí sa s odosielateľom zapojte tak, že mu dáte otázky, vysvetlíte mu alebo zrekapitulujete jeho správu. Ukážte, že im úplne rozumiete. Vaši kolegovia ocenia dodatočné úsilie, ktoré vynakladáte na svoje správy.
2. "Nepočul som o tebe"
Začať následné e-maily s „Ešte som od vás nepočul“ je jednoduché a pohodlné, ale znie to neslušne. Príjemcovia zriedka dobre reagujú na otváranie, ktoré vyvoláva pocit viny. Mohli by si myslieť, že im spôsobujete zlý pocit, keď prehliadajú vaše predchádzajúce správy.
Preskúmajte proaktívne a zároveň zdvorilé spôsoby, ako požiadať o následné kroky namiesto toho, aby ste požadovali okamžité odpovede. Všimnite si, že vaši spolupracovníci majú veľa vecí vo svojom osobnom a profesionálnom živote – musíte rešpektovať ich hranice.
Uveďte, či potrebujete odpoveď druhej strany, aby ste sa mohli posunúť spolu s časovo citlivým projektom. Buďte zdvorilí, ale nebijte sa.
3. "Myslel som, že vieš"
Fráza „Myslel som, že vieš, že [téma]“ znie povýšenecky a presúva vinu na príjemcu. V závislosti od konverzácie sa môžu dokonca uraziť. Znamená to, že ste si splnili svoje povinnosti, no druhá strana tie svoje prehliadla. Nikdy nehádžte tieto obvinenia na digitálne pracovisko.
Lepším prístupom je vyjasniť nedorozumenia priamo – nezáleží na tom, kto sa mýli alebo má pravdu. Spolupracujte na riešení problémov so svojimi kolegami. Ak na ne máte sťažnosť, namiesto dohadovania sa cez e-mail prejdite správnymi kanálmi.
4. "Vopred ďakujem"
Povedať: „Vopred ďakujem“ neznie vždy veselo – tiež sa to javí ako manipulatívne a náročné. Príjemcovia sa môžu cítiť donútení prijať vašu žiadosť. Táto fráza vytvára vymyslený pocit tlaku, ktorý by im mohol spôsobiť nepríjemné pocity.
Pri prejavovaní vďačnosti sa vyhnite naznačovaniu predpokladov. Poďakujte príjemcovi, že si prečítal vašu správu a zvážil vašu žiadosť, ale nehovorte, akoby s vami už súhlasil.
Alebo ešte lepšie, hľadajte proaktívnych spôsoby ukončenia e-mailov. Môžete zrekapitulovať najdôležitejšie body svojej správy, vložiť jemnú frázu s výzvou na akciu (CTA) alebo naznačiť najlepší spôsob, ako vás môžu čitatelia kontaktovať. Odstráňte vágne, všeobecné záverečné riadky z vašich e-mailov.
5. „CC'Ing [Môj šéf] za referenciu/viditeľnosť“
Náhle vyslovenie „CC’ing [boss] pre referenciu alebo viditeľnosť“ počas zložitých diskusií znamená, že nedôverujete svojim kolegom. Budú si myslieť, že sa oddeľujete tým, že prenášate zodpovednosť na svojho šéfa. Ukazuje to z vašej strany slabú profesionalitu.
Zapojte svojho šéfa len vtedy, keď je to potrebné. Unáhlené spomenutie v každom vlákne správ vás ničí pracovný vzťah s nadriadenými a kolegovia. Musíte sa naučiť spolupracovať s ostatnými a prevziať zodpovednosť za svoje rozhodnutia.
6. „Ako ste si nepochybne vedomí“
Hádzanie úderov typu: „Ako iste viete [predmet]“ počas rozhovorov znie arogantne a povýšenecky. Spochybňujú dôveryhodnosť druhej strany a vysmievajú sa jej odbornosti. Vyslovenie týchto fráz len prispieva k nevôli na pracovisku, čím sa minimalizuje pravdepodobnosť budúcich projektov.
Vaši spolupracovníci už s vami nebudú chcieť pracovať. Na digitálnom pracovisku vždy používajte ohľaduplný jazyk. Uveďte potrebné poznámky a pripomienky bez toho, aby sa príjemca cítil zle, že ich prehliadol.
7. „Opätovné pripojenie [súboru] pre vaše pohodlie“
Vyslovenie „Znova pripojiť [súbor] pre vaše pohodlie“ je pasívny agresívny spôsob, ako vyvolať predtým odoslané dokumenty. Hoci pôsobí zdvorilým dojmom, má podtóny zdesenia a nepohodlia. Táto fráza obviňuje príjemcov, aby odpovedali, pretože ste sa údajne snažili nahrať staré súbory.
Vyhnite sa takýmto frázam, ktoré vyvolávajú pocit viny, v následných krokoch. Jednoducho nahrajte všetky chýbajúce alebo prehliadnuté prílohy – nenápadne neobviňujte druhú stranu z ignorovania vašich správ.
8. „Nie som si istý, či ste videli môj posledný e-mail“
Riadok „Nie som si istý, či ste videli môj posledný e-mail“ znamená, že príjemca často prehliada dôležité pracovné e-maily. Obviňuje ich z nedbanlivosti a požaduje naliehavé reakcie. V závislosti od kontextu to môžu dokonca brať ako osobný útok na ich pracovnú morálku.
Vytváranie vlákien je zdvorilejším spôsobom odkazovania na predchádzajúce správy. Odpovedzte na e-mail alebo chatovú správu, na ktorú odkazujete, zopakujte si hlavné body a potom navrhnite akčný plán. Radšej usmerňujte príjemcov, než aby ste ich len obviňovali a povýšili.
Zostaňte produktívni vytvorenie systematickej rutiny správy doručenej pošty. Okamžitá kontrola každého e-mailu, ktorý vám príde, poškodzuje produktivitu, no oneskorenie odpovedí vytvára prekážky v pracovnom toku.
9. „Aby sme si boli istí, že sme na rovnakej stránke“
Keď sa počas vášnivých diskusií vyjadríte „aby sme si boli istí, že sme na rovnakej vlne“, môžete vyznieť povýšenecky. Nepridáva žiadnu hodnotu argumentom a iba provokuje druhú stranu. Dokonca by si o vás mohli myslieť zle za to, že ste bezstarostne hádzali všeobecné jednoznačné slová namiesto toho, aby ste správne vyjadrili svoje názory.
Zamerajte sa na zdravé a konštruktívne diskusie so svojimi kolegami. Zaobchádzajte s nimi ako s rovnými, zvážte ich názory a opravte ich, keď je to potrebné, namiesto toho, aby ste zavrhli ich nápady. V opačnom prípade by hádky mohli prerásť do zatrpknutosti a nevôle na pracovisku.
10. „Ak je to to, čo chceš robiť“
Tvrdenie: „Ak to chcete urobiť, potom [akcia]“ podkopáva hodnotu spolupráce na digitálnom pracovisku. Uprednostňuje hrdosť pred tímovým rastom. Táto fráza znamená, že nesúhlasíte s druhou stranou, ale radšej by ste ju nechali urobiť chyby, ako strácať čas brainstormingom. Vaši kolegovia vás môžu zanevrieť, že ich nerešpektujete.
Kľúčom k zdvorilej a zároveň otvorenej komunikácii je moderovaný dialóg. Usporiadajte stretnutia, na ktorých vy a vaši spoluhráči prezentujete nápady, zdieľate konštruktívnu kritiku a diskutujete o rôznych názoroch. Uistite sa, že tieto hovory sprostredkuje nezaujatý nadriadený.
Prestaňte používať hrubé, pasívne agresívne frázy
Uvedomelosť a opatrnosť vám pomôžu napraviť zlé komunikačné návyky. Prečítajte si svoje koncepty niekoľkokrát a hľadajte spôsoby, ako lepšie formulovať zložité vyhlásenia. Pred odoslaním vždy zvážte, ako sa správy objavujú.
A okrem pasívno-agresívnych fráz skontrolujte svoje staré pracovné posolstvá, či neobsahujú iné chyby, vďaka ktorým zniete neprofesionálne. Pozrite sa, či nevedome nepoužívate spamové riadky, vágne výrazy a všeobecné záverečné vyhlásenia.