Trávite príliš veľa času písaním e-mailov? Zistite, ako používať e-mailové šablóny, aby ste ušetrili čas a zvýšili svoju produktivitu.
E-mailová komunikácia zohráva v dnešnom digitálnom pracovnom prostredí zásadnú úlohu, ale môže to byť problém, ak sa pristihnete, že denne posielate množstvo e-mailov a trávite veľa času ich písaním.
Či už sa potrebujete predstaviť, nastaviť odpoveď mimo pracoviska, požiadať o spätnú väzbu, pozvať niekoho na udalosť, vyjadriť vďaku alebo nadviazať na konverzáciu, tieto šablóny vám pomôžu. S týmito zdrojmi pripravenými na použitie môžete zefektívniť e-mailovú komunikáciu a zamerať sa na to, na čom skutočne záleží.
1. Profesionálne úvody
Vytvorenie spoľahlivého prvého dojmu a predvedenie vašej hodnotovej ponuky sú rozhodujúce, keď sa snažíte nadviazať kontakt s potenciálnymi klientmi alebo sa s nimi spojiť. Je to obzvlášť dôležité, ak pracujete z čisto vzdialeného nastavenia s obmedzenými/žiadnymi interakciami tvárou v tvár. Dojem, ktorý zanecháte vo svojich potenciálnych klientoch alebo akcionároch, bude trvalý.
V tejto šablóne profesionálneho úvodného e-mailu uveďte svoje meno, rolu, dôvod, prečo ste nás oslovili, a jasnú výzvu na akciu. Pamätajte, že nadviazanie vzťahu a prejavenie skutočného záujmu je životne dôležité.
Tu je príklad:
Predmet: Dobrý deň od [Vaše meno] v [Vaša spoločnosť]
Dobrý deň, [Name],
Dúfam, že vás tento e-mail nájde dobre. Som [Vaše meno], [Vaša rola] v [Vaša spoločnosť]. Narazil som na váš profil na [Platforme] a vaša práca v [Industry/Field] na mňa urobila dojem.
Píšem vám, pretože si myslím, že by vás mohol zaujímať náš [Produkt/Služba], ktorý pomáha [Prehlásenie o výhodách]. Rád by som sa porozprával viac o tom, ako vám môžeme pomôcť dosiahnuť vaše ciele.
Boli by ste budúci týždeň k dispozícii na 15-minútový hovor? Ak áno, dajte mi vedieť, ktoré dni a časy sú pre vás najvhodnejšie.
Teším sa na skorú odpoveď.
najlepšie,
[Vaše meno a podpis]
čítaj viac
2. Automatická odpoveď mimo kancelárie
Keď si preč z práce, či už na dovolenku, služobná cesta alebo akýkoľvek iný dôvod, je dôležité mať efektívnu automatickú odpoveď mimo kancelárie, ktorá stanovuje jasné očakávania a poskytuje alternatívne kontakty.
Táto šablóna zaisťuje, že budete ľudí informovať o vašej neprítomnosti:
Predmet: Mimo kancelárie do [dátum]
Ahoj,
Ďakujem za Tvoj email. Momentálne nie som v kancelárii do [dátum] a budem mať obmedzený prístup k môjmu e-mailu.
Ak je vaša správa naliehavá alebo súvisí s [prácou], kontaktujte [meno] na [e-mail/telefónne číslo]. V opačnom prípade sa vám ozvem čo najskôr, keď sa vrátim.
Ďakujeme za pochopenie a trpezlivosť.
najlepšie,
[Vaše meno a podpis]
čítaj viac
3. Spätná väzba alebo žiadosť o kontrolu
Keď chcete nejaké získať spätnú väzbu na stretnutie alebo recenziu od vašich zainteresovaných strán o vašom produkte, službe alebo práci, potrebujete e-mail, ktorý prejaví vaše uznanie a povzbudí ich, aby sa podelili o svoje myšlienky.
Tu je šablóna, ktorú môžete použiť:
Predmet: Radi by sme počuli vašu spätnú väzbu!
Dobrý deň, [Name],
Ďakujeme, že ste si vybrali [spoločnosť] pre svoje potreby [produkt/služba]. Dúfame, že budete spokojní s výsledkami a skúsenosťami.
Ceníme si váš názor a ocenili by sme, keby ste si našli pár minút a podelili sa s nami o vašu spätnú väzbu. Vaša spätná väzba nám pomáha zlepšovať naše produkty/služby a poskytovať lepšie služby našim zákazníkom/klientom.
Kliknite na tento odkaz a vyplňte krátky prieskum: [link]. Nezaberie vám to viac ako 5 minút vášho času.
Ako prejav nášho uznania vám po vyplnení prieskumu pošleme [odmenu].
Ďakujeme za váš čas a podporu.
najlepšie,
[Vaše meno a podpis]
čítaj viac
4. Pozvánka na podujatie
Keď chcete niekoho pozvať na akciu, či už je to webinár, workshop, párty, príp čokoľvek iné, potrebujete e-mail, ktorý ukazuje výhody účasti a poskytuje všetko potrebné podrobnosti. Posledná vec, ktorú chcete, je, aby vaša pozvánka vyzerala ako spamová pozvánka Kalendára Google vašim príjemcom. Tu je ukážka, ktorú môžete použiť:
Predmet: Ste pozvaní na [názov udalosti]!
Dobrý deň, [Name],
Sme radi, že vás môžeme pozvať na našu nadchádzajúcu udalosť: [event name].
Toto je pre vás skvelá príležitosť [výhody účasti]. Dozviete sa o [témach], nadviažete kontakty s [ďalšími účastníkmi] a popri tom sa zabavíte.
Udalosť sa uskutoční [dátum] o [čas] prostredníctvom [platformy/odkazu]. Vydrží približne [trvanie].
Aby ste si zabezpečili svoje miesto, zaregistrujte sa tu do [termín]. Počet miest je obmedzený, tak nepremeškajte túto príležitosť!
Už sa tam nevieme dočkať.
najlepšie,
[Vaše meno a podpis]
čítaj viac
5. Poznámka s poďakovaním
Táto šablóna je užitočná, keď chcete niekomu poďakovať za to, že sa s vami stretol, urobil s vami rozhovor alebo vám pomohol. Pomáha vám prejaviť svoju vďaku a profesionalitu. Tu je postup:
Predmet: Ďakujem za [dôvod]
Dobrý deň, [Name],
Chcel som len poďakovať za [dôvod]. Naozaj si vážim váš [čas/úsilie/radu/podporu].
Bolo skvelé [stretnúť/hovoriť/pracovať] s vami a dozvedieť sa viac o [niečom relevantnom]. Teším sa na [ďalšie kroky/sledovanie/akciu].
Ak máte nejaké otázky alebo niečo odo mňa potrebujete, dajte mi vedieť.
Ešte raz ďakujem za všetko.
najlepšie,
[Vaše meno a podpis]
čítaj viac
6. Následný e-mail
Keď chcete niekomu niečo pripomenúť, napríklad termín, žiadosť alebo príležitosť, musíte napísať presvedčivý následný e-mail čo svedčí o vašom záujme a naliehavosti.
Tu je štandardná šablóna, ktorú môžete použiť, ale nezabudnite ju prispôsobiť svojej situácii, aby bola akčnejšia:
Predmet: V nadväznosti na [téma]
Dobrý deň, [Name],
Dúfam, že vás tento e-mail nájde dobre.
Píšem, aby som nadviazal na [téma]. Od [dátum/posledná komunikácia] som sa mi neozval a chcel by som sa s vami spojiť a zistiť, či máte nejaké aktualizácie. [V prípade potreby zopakujte svoju požiadavku/ponuku/cenovú ponuku]
Dajte mi vedieť, či máte stále záujem a aký je váš časový plán. Nechcem, aby ste túto [príležitosť/termín/šancu] premeškali.
Teším sa na skorú odpoveď.
najlepšie,
[Vaše meno a podpis]
čítaj viac
Zefektívnite svoju komunikáciu pomocou správnych e-mailov
Rozlúčte sa s skľučujúcimi prázdnymi obrazovkami a časovo náročným písaním e-mailov. Tieto šablóny pripravené na použitie vyžadujú iba jednoduché kopírovanie, prilepenie a prispôsobenie podľa vašich potrieb.
Podniknite kroky ešte dnes a vyskúšajte, ako tieto šablóny môžu zefektívniť vašu komunikáciu a pomôcť vám získať viac času späť do vášho dňa. Príjemné posielanie e-mailov a nezabudnite pridať aj svoj osobný kontakt, aby sa vám správy viac páčili.