Ako napísať kondolenčný e-mail v práci (so šablónami)

Keď kolega zažije stratu, váš premyslený prejav podpory môže byť pre neho pocitom veľkej útechy. Vyjadrenie sústrasti e-mailom však môže byť dosť ťažké. Namiesto toho, aby ste ich utešovali, môžete svojmu kolegovi spôsobiť ešte väčšie trápenie tým, že náhodou poviete niečo zlé.

To je dôvod, prečo by ste mali vedieť, ako napísať profesionálny sústrastný e-mail v práci. Čítajte ďalej a zistite, čo robiť a čo nie pri ponúkaní útechy cez e-mail. Zahrnuli sme aj rôzne šablóny kondolenčných e-mailov, ktoré môžete použiť na vyjadrenie sústrasti.

Čo robiť pri písaní kondolenčného e-mailu

Tu je niekoľko vecí, ktoré by ste mali urobiť, keď píšete sústrastný e-mail:

Vhodný predmet

Začnite e-mail s príslušným predmetom. Môžete použiť frázy ako „Ospravedlňujem sa za vašu stratu“, „Vyjadrujem sústrasť“, „Moje sympatie“ alebo „Je nám ľúto, že som sa dozvedel o vašej strate“.

Cieľom je napísať niečo stručné a výstižné, aby váš spolupracovník okamžite poznal účel e-mailu. Potom sa môžu rozhodnúť, či ho chcú otvoriť alebo nie.

Dostaňte sa priamo k veci

Pokiaľ ide o profesionálne nastavenia, existujú nejaké bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť pri otváraní e-mailov. Preto nikdy nezostávajte z cesty a nehovorte o nesúvisiacich veciach, najmä keď píšete profesionálne kondolenčné e-maily.

Musíte pochopiť, že váš kolega smúti, takže by ste nemali strácať čas zbytočne dlhými e-mailami. Prejdite priamo k veci a povedzte niečo ako: "Počul som o tvojej strate a vyjadrujem úprimnú sústrasť." alebo len: "Je mi veľmi ľúto tvojej straty."

Prispôsobte si to

Ak viete, aký vzťah mal váš spolupracovník so zosnulým, zvážte zahrnutie týchto informácií, aby e-mail znel prispôsobenejšie. Príkladom môže byť: "Je mi naozaj ľúto, že tvoj brat zomrel."

Ak osobu, ktorá zomrela, osobne poznáte, zvážte, či do kondolenčného e-mailu neuvediete spoločnú spomienku na ňu. Uctíte si tak nielen ich pamiatku, ale prejavíte aj svoju podporu pozostalým.

Ponúknite svoju podporu

V poslednej časti kondolenčného e-mailu nezabudnite ponúknuť podporu svojmu kolegovi. Povedzte im, že tu pre nich budete vždy a že v tomto ťažkom období majú vašu plnú podporu. Týmto spôsobom sa váš spolupracovník nebude cítiť sám v procese smútenia.

A čo je dôležitejšie, buďte pripravení ponúknuť podporu, ak o ňu váš kolega požiada, či už vo forme rýchleho hovoru alebo osobnej návštevy. Ale aj keď práve nepotrebujú pomoc, váš kolega toto gesto určite ocení.

Potom môžete e-mail ukončiť pomocou profesionálneho podpisu, pretože je to jeden z nich najvyššia e-mailová etiketa urobiť tak. Nielenže budete vyzerať profesionálnejšie, ale tiež pomôže príjemcovi kontaktovať vás v prípade potreby.

Čomu sa vyhnúť pri písaní kondolenčného e-mailu

Tu je niekoľko vecí, ktorým by ste sa mali za každú cenu vyhnúť pri písaní kondolenčného e-mailu v profesionálnom prostredí:

Príležitostný pozdrav

Pokiaľ ide o profesionálne e-maily, pravidlom je vyhýbať sa náhodným pozdravom. Toto je obzvlášť dôležité, pokiaľ ide o sústrastné e-maily.

Namiesto toho môžete použiť rôzne profesionálne pozdravy, ako napríklad „Zdravím“, „Vážený pán/pani“ alebo jednoduché „pán/pani“ pred menom vášho spolupracovníka. Môžete použiť "Ahoj", ak je pozostalý blízkym priateľom z práce. Ale čokoľvek neformálnejšie sa môže zdať neslušné.

Prevzatie náboženského presvedčenia

Predpokladať náboženské presvedčenie svojho kolegu a začleniť do e-mailu náboženské sústrasť na základe týchto predpokladov nie je nikdy dobrý nápad. Váš kolega to môže považovať za nevhodné alebo vyslovene neúctivé.

Ale ak máte blízko k pozostalým a skutočne veríte, že ich upokojí, ak spomeniete známe náboženské príslovie, môžete tak urobiť. Uistite sa však, že je stručný a slová sú správne zarámované.

Poskytovanie nevyžiadaných rád a porovnávanie ich straty s vašou vlastnou

Mnoho ľudí robí chybu, keď pri prejavovaní sústrasti poskytujú nevyžiadané rady. Musíte pochopiť, že v prípade potreby by osoba požiadala o radu sama. Takže sa vyhýbajte vetám ako: "Skús zostať zaneprázdnený, aby si nezabudol na túto tragédiu."

Okrem toho nikto nechce, aby bol jeho smútok zrušený alebo porovnaný s niekým iným. Takže sa určite vyhýbajte vytváraniu paralel medzi stratou vašich spolupracovníkov a vašimi vlastnými.

Šablóny kondolenčných e-mailov

Tu je niekoľko šablón kondolenčných e-mailov, ktoré môžete použiť, aby ste mohli ukázať svoju podporu kolegovi. Môžete tiež vytvoriť:

Šablóna 1:

Predmetový riadok: Úprimnú sústrasť

Dobrý deň, [meno spolupracovníka],

Som hlboko zarmútený, keď počujem o vašej strate. Chcem vyjadriť úprimnú sústrasť. [Deceased’s name] bol úžasný človek a rád si na nich spomínam z toho času, keď sme sa stretli [State, keď ste spoznali zosnulého].

Chcem, aby si vedel, že som tu pre teba, keby si niečo potreboval.

S úctou,

[Tvoje meno]

čítaj viac

Šablóna 2:

Predmetový riadok: Úprimnú sústrasť.

Dobrý deň, [meno spolupracovníka],

Počul som o nedávnej strate vo vašej rodine. Prijmite prosím moju najhlbšiu sústrasť. Dúfam, že nájdete útechu v dobrých spomienkach, ktoré ste s nimi zdieľali. [Vložte spoločnú dobrú spomienku] je stále jednou z mojich najkrajších spomienok s nimi, ktoré si hlboko vážim.

Ak niečo potrebujete alebo sa chcete s niekým porozprávať, vedzte, že som tu len na zavolanie.

s pozdravom

[Tvoje meno]

čítaj viac

Šablóna 3:

Predmetový riadok: Moje sympatie.

Vážený [meno spolupracovníka],

Je mi veľmi ľúto, že [meno zosnulého] zomrel. Dúfam, že máte všetku podporu, ktorú potrebujete, aby ste prekonali toto ťažké obdobie. Ozvite sa, ak budete vôbec niečo potrebovať.

S úctou,

[Tvoje meno]

čítaj viac

Profesionálne kondolenčné e-maily môžu posilniť pracovné vzťahy

Toto sú pravidlá a odporúčania na napísanie profesionálneho kondolenčného e-mailu spolu s niekoľkými šablónami, ktoré vám pomôžu. Začnite svoj e-mail stručným predmetom a použite profesionálny pozdrav.

Nezabudnite, aby bol e-mail krátky, vyjadrite sústrasť a prejavte svoju podporu. Pred stlačením tlačidla „odoslať“ si tiež nezabudnite svoj e-mail ešte raz prečítať, aby ste náhodou nepovedali niečo, čo by veci zhoršilo.