7 základných funkcií Excelu pre majiteľov malých firiem

Excel je účinný nástroj na správu financií ako vlastníka malej firmy. Jeho arzenál nástrojov na manipuláciu s údajmi vám môže ušetriť čas a námahu pri sledovaní vašich výdavkov, výnosov a iných finančných údajov.

Funkcie sú chrbtovou kosťou Excelu a zdrojom jeho superschopností. Ak s Excelom začínate, tu je niekoľko základných funkcií, ktoré by ste sa mali naučiť efektívne spravovať svoje financie.

1. SUM

SUM je možno najčastejšie používaná funkcia v Exceli a ešte užitočnejšia je vo financiách. Umožňuje vám sčítať rad buniek a získať celkový počet.

=SUM(values)

Hodnoty môžete vložiť priamo do funkcie SUM alebo ich môžete označiť ako bunky a rozsahy.

Môžete napríklad použiť funkciu SUM na sčítanie celkového predaja každej položky v konkrétnom období.

=SUM(D2:D8)

V tomto príklade D2:D8 je rozsah buniek obsahujúci hodnotu predaja, ktorú chcete pridať. Funkcia SUM berie všetky hodnoty v tomto rozsahu a vypočíta celkový predaj všetkých položiek.

2. PRIEMERNÝ

Funkcia AVERAGE je ďalšou užitočnou funkciou pri práci s číslami. AVERAGE vypočíta priemernú hodnotu rozsahu buniek.

=AVERAGE(range)

Môžete napríklad použiť funkciu AVERAGE na výpočet priemernej ceny pre rôzne položky.

=AVERAGE(B2:B8)

V tomto vzorci B2:B8 je rozsah buniek obsahujúcich ceny položiek, pre ktoré chcete vypočítať priemer. Funkcia AVERAGE vypočíta priemernú hodnotu všetkých čísel v tomto rozsahu a vytvorí priemernú cenu položky.

3. COUNT

Funkcia COUNT počíta počet buniek, ktoré obsahujú číselnú hodnotu.

=COUNT(range)

Túto funkciu môžete použiť na získanie počtu položiek, ktoré mali predaj. Ak je počet predajov položky prázdny alebo nie je číselný, potom ho COUNT nezapočíta.

=COUNT(C2:C8)

V tomto príklade COUNT prezerá predaje v C2:C8 a vráti počet položiek s predajom. Produkt A a produkt D nemajú žiadne predaje, takže COUNT ich vynechá.

Nula je tiež číslo a COUNT ju zahrnie do svojho výstupu. Výsledkom je, že toto nastavenie funguje iba vtedy, ak pre položky bez predaja nezadáte nulu a necháte ich prázdne. Môžeš použite COUNTIF a COUNTIFS na určenie vlastných podmienok pre bunky, ktoré chcete počítať.

4. COUNTIF

COUNTIF je pokročilejšia verzia COUNT. Ak COUNT počíta iba bunky s číselnými hodnotami, COUNTIF počíta bunky, ktoré spĺňajú konkrétnu podmienku.

=COUNTIF(range, criteria)

V tejto syntaxi rozsah je rozsah, v ktorom má COUNTIF hľadať hodnoty, ktoré spĺňajú kritériá.

Pomocou COUNTIF môžete spočítať počet položiek, ktoré sa predali nad určitú sumu.

=COUNTIF(D2:D8, ">=600")

V tomto príklade COUNTIF prezerá predaje v D2:D8 a vráti počet predaných položiek rovný alebo viac ako 600 USD.

5. AK

Funkcia IF testuje podmienku a vracia hodnotu na základe výsledku testu. Môžete nastaviť vlastné výstupy pre oba výsledky testu.

=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)

V syntaxi logický_výraz je stav, ktorý chcete otestovať. IF sa vráti output_if_true alebo output_if_falsev závislosti od výsledkov testu. Môžeš vnoriť viacero funkcií IF do seba špecifikovať rôzne podmienky.

Môžete napríklad použiť funkciu IF na kontrolu, či konkrétna položka dosiahla svoj predajný cieľ, a na základe výsledku vrátiť správu.

=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")

V tomto vzorci D2 je bunka s celkovým predajom položky a E2 je bunka s cieľom predaja tejto položky. Ak je hodnota v D2 väčšia alebo rovná E2, vráti sa funkcia IF Cieľ splnený. Ak je hodnota v D2 menšia ako E2, vráti sa funkcia IF Cieľ zlyhal.

Potiahnutím rukoväte automatického dopĺňania cez zvyšok buniek ich naplníte. Pre ďalšie zdôraznenie môžete použiť podmienené formátovanie v Exceli na zobrazenie výsledkov IF v odlišných štýloch.

6. VLOOKUP

The Funkcia VLOOKUP dokáže nájsť hodnotu v tabuľke a vrátiť zodpovedajúcu hodnotu v rovnakom riadku.

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

V syntaxi vyhľadávaná_hodnota je to, čo chceš hľadať, table_array je miesto, kam sa chcete pozrieť, a col_index_num je číslo stĺpca poľa table_array, ktorý obsahuje návratovú hodnotu. range_lookup je voliteľný argument, ktorý vám umožňuje rozhodnúť sa, či chcete hľadať približné výsledky. Zadávanie PRAVDA umožňuje približné zhody a zadávanie FALSE umožňuje iba presné zhody.

Napríklad, ak máte tabuľku obsahujúcu názvy a ceny produktov a chcete zobraziť cenu konkrétneho produktu inde, môžete použiť funkciu VLOOKUP.

=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)

V tomto príklade Produkt A v bunke A2 je hodnota, ktorú chcete nájsť v referenčnej tabuľke, L2:N8 je rozsah buniek, ktoré obsahujú tabuľku, 2 je číslo stĺpca, ktorý obsahuje ceny produktov a FALSE povie funkcii VLOOKUP, aby vrátila presnú zhodu.

7. CONCATENATE

Funkcia CONCATENATE spája viacero hodnôt alebo buniek a zobrazuje ich v jednej bunke.

=CONCATENATE(value1, [value2], ...)

Syntax pre CONCATENATE je jednoduchá. Zavoláte funkciu a zadáte hodnoty, ktoré chcete spojiť, oddelené čiarkou.

Túto funkciu môžete použiť na kombinovanie a zhrnutie údajov z viacerých buniek. Povedzme napríklad, že máte tabuľku s finančnými údajmi svojej firmy. Môžete vytvoriť súhrn pre každú položku vrátane jej značky, cieľového predaja a skutočného predaja.

=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")

Nezľaknite sa dĺžky tohto vzorca. Všetky argumenty sú rovnakého typu a predstavujú časti celej vety. V tomto vzorci CONCATENATE získa názov položky z A2, kategória z F2, počet predaných kusov od C2a celkový predaj z D2. Textové reťazce spájajú hodnoty dohromady a tvoria vetu.

Pri práci s dlhými vzorcami, ako je tento, je dôležité venovať pozornosť čiarkam a úvodzovkám. Umiestnite textové reťazce do úvodzoviek a dvakrát skontrolujte, či ste zatvorili všetky úvodzovky a medzi argumenty vložili čiarku. Do textového reťazca pred alebo za hodnotu môžete pridať medzery alebo symboly, napríklad znak dolára.

Rozšírte svoje podnikanie s Excelom

Správa a manipulácia s finančnými údajmi je nevyhnutná pre každé podnikanie; tvoj nie je výnimkou. Excel je na tento účel sila. So správnymi znalosťami funkcií a možností Excelu môžete zmeniť Excel zo zastrašujúceho protivníka na priateľského obchodného spoločníka.

Osvojením si základných funkcií Excelu, ktoré sú tu načrtnuté, budete na dobrej ceste k efektívnemu spravovaniu financií malých podnikov. Dôsledné cvičenie s Excelom vám môže pomôcť stať sa odborníkom na používanie tohto programu a rozšíriť vaše podnikanie za jeho súčasné limity.