10 základných zručností, ktoré potrebujete na správu akéhokoľvek súboru PDF

PDF sa radí medzi najpoužívanejšie formáty súborov pre dokumenty, od životopisov a oficiálnych formulárov až po elektronické knihy. To znamená, že je nevyhnutné, aby ste mali základné zručnosti pri manipulácii s PDF. Nižšie si s vami prejdeme niektoré z kľúčových.

1. Upravte text v PDF

Jednou z najviac frustrujúcich vecí pri používaní PDF je, keď ho potrebujete upraviť alebo aktualizovať. To sa môže stať, keď ľudia skonvertujú súbor Excel, Word alebo PowerPoint na PDF predtým, ako vám ho pošlú.

V predvolenom nastavení nemôžete upravovať súbory PDF, pokiaľ nemáte pôvodný súbor v upraviteľnom formáte a upravíte ho tam pred opätovným prevodom do formátu PDF. Veci sú zložité, ak nemáte pôvodný súbor.

Našťastie existujú určité riešenia na prekonanie tohto frustrujúceho obmedzenia. Keďže Adobe vytvorilo PDF, dáva zmysel, že má nástroj na jeho úpravu. Na úpravu PDF však budete potrebovať plnú verziu Adobe Acrobat. Ak ho máte, môžete upraviť PDF takto:

1. Spustiť Acrobat a otvorte súbor.
2. Kliknite na Upraviť PDF nástroj v pravom paneli.
3. Na pridávanie a úpravu textu vrátane zmeny písiem textu použite nástroje na úpravu aplikácie Acrobat.
4. Po dokončení kliknite Uložiť.

Ak nemáte prístup k aplikácii Adobe Acrobat, môžete použiť Bezplatný online editor PDF od spoločnosti Adobe. Ak sa vám zdajú jeho funkcie obmedzené, môžete vyskúšať aj iný softvér, napr PDFelement. Ďalšou alternatívou je transformácia PDF do upraviteľného formátu, ako je napríklad dokument programu Word. Po vykonaní potrebných úprav ho znova skonvertujte na PDF.

2. Uložiť konkrétnu stránku

Väčšina súborov PDF obsahuje veľa strán. Ak potrebujete zo súboru len niekoľko strán, môžete ich extrahovať a uložiť ako nový súbor PDF. Ak používate Mac, môžete pridať, odstrániť alebo extrahovať strany zo súboru PDF pomocou ukážky. Robiť to:

1. Otvorte PDF s ukážkou. Uistite sa, že je prítomný bočný panel. Urobte to tak, že prejdete na vyhliadka > začiarknite Vždy zobraziť bočný panel.
2. Vyberte strany, ktoré chcete extrahovať. Kliknite so stlačeným klávesom Control a vyberte Exportovať ako v kontextovom menu.
3. Zadajte názov súboru a miesto, kam ho chcete uložiť. Kliknite Uložiť.

Ak ste používateľom systému Windows:

1. Otvorte súbor. Vyberte Súbor > Tlačiť.
2. Zadaním stránok vyberte stránky, ktoré chcete uložiť. Ak strany nenasledujú za sebou, oddeľte ich čiarkami (napr. 2, 5, 7 ).
3. Kliknite PDF > vyberte Uložiť ako PDF z rozbaľovacej ponuky.
4. Vyberte si Uložiť.

3. Konvertovať súbory PDF

Súbory PDF môžete konvertovať do formátov ako TXT, HTML, DOCX a obrázkových súborov ako PNG a JPG. Existuje veľa spôsobov, ako to urobiť na pracovnej ploche. Napríklad môžete použiť Preview na Macu na konverziu PDF do rôznych typov obrázkových súborov:

1. Otvorte súbor PDF v náhľade.
2. Vyberte Súbor > Export. Z rozbaľovacej ponuky vedľa vyberte požadovaný formát Formátovať. Môžete stlačiť Možnosť zobrazíte ďalšie možnosti formátu súboru.

Keďže systém Windows nemá náprotivok ukážky, je potrebné použiť riešenie Bezplatný prevodník PDF od spoločnosti Adobe alebo aplikácie tretích strán. Môžete tiež použite Disk Google na konverziu PDF do Wordu.

4. Uložte webové stránky ako súbory PDF

Ukladanie webových stránok ako súborov PDF je praktické, keď očakávate, že nebudete mať internetové pripojenie, no stále potrebujete prístup ku konkrétnym webovým stránkam. Našťastie väčšina prehliadačov vám umožňuje ukladať webové stránky ako súbory PDF.

Ak používate Google Chrome, stlačte Ctrl + P v systéme Windows alebo Cmd + P na Macu. Uistite sa, že ste vybrali Uložiť ako PDF ako Destinácia a stlačte Uložiť.

Medzitým existujú niekoľko spôsobov, ako uložiť webové stránky ako súbory PDF v prehliadači Safari, v závislosti od vašej preferencie. Najjednoduchší spôsob, ako uložiť webovú stránku ako PDF v prehliadači Safari, je použiť nasledujúcu metódu:

1. Otvorte webovú stránku, ktorú chcete uložiť, v Safari.
2. Kliknite na Súbor Ponuka.
3. Vyberte Exportovať ako PDF...
4. V dialógovom okne zadajte názov súboru PDF a vyberte umiestnenie na jeho uloženie.
5. Kliknite na Uložiť tlačidlo.

Môžete si ho uložiť aj do Pohľad čitateľa odstrániť zbytočný neporiadok na webe alebo ho uložiť presne tak, ako vyzerá v prehliadači.

5. Vytvorte portfólio PDF

Pretože súbor PDF podporuje širokú škálu typov súborov, môžete vytvoriť portfólio PDF na zlúčenie rôznych typov súborov do jednej integrovanej jednotky PDF. Portfólio PDF umožňuje súborom zachovať si individuálnu identitu, ale sú zhromaždené v jednom súbore PDF.

V portfóliu PDF môžete každý komponentný súbor otvárať, formátovať a upravovať nezávisle od ostatných súborov v portfóliu. Keď upravujete súbor, ktorý nie je PDF, súbor, povedzme tabuľka, sa otvorí vo svojej natívnej aplikácii z vášho portfólia PDF. Potom uloží všetky zmeny, ktoré v ňom vykonáte vo svojom portfóliu.

Výhradou je, že to môžete urobiť iba v aplikácii Adobe Acrobat. Medzi ďalšie podobné nástroje patrí Nitro PDF Editor a PDFelement. Ak máte na pracovnej ploche Adobe Acrobat, tu je návod, ako vytvoriť portfólio PDF:

1. OTVORENÉ Acrobat > Súbor > Vytvorte.
2. Vyberte Portfólio PDF.
3. Presuňte súbory do dialógového okna alebo kliknite Pridať súbory a vyberte si z dostupných možností.
4. Kliknite Vytvorte.
5. Preusporiadajte a odstráňte súbory presunutím miniatúr súborov na ľavej table.

6. Zlúčiť súbory PDF

Ak nemáte problémy s prevodom všetkých súborov do PDF, môžete použiť Adobe Acrobat Kombinovať súbory nástroj. To prevedie všetky ostatné typy súborov do PDF a zlúči ich. Ak nemáte Adobe Acrobat, existujú riešenia. Obrázky a súbory PDF na Macu môžete spojiť do jedného PDF.

Ak to chcete urobiť, vyberte položky, dvojitým kliknutím zobrazte kontextovú ponuku a vyberte Rýchle akcie > Vytvorte PDF. Toto však nefunguje, ak pridáte dokumenty a tabuľky programu Word. Ak plánujete pridať tieto typy súborov, musíte ich pred zlúčením najskôr previesť do formátu PDF.

Môžete tiež použiť Bezplatný nástroj na zlučovanie PDF od Adobe.

7. Otočiť a orezať strany PDF

Niekedy konkrétne zobrazenie (na výšku alebo na šírku) lepšie vyhovuje textu v dokumente PDF. Jednoduchý spôsob, ako zmeniť zobrazenie textu, je otočenie strany alebo celého dokumentu. Našťastie väčšina čítačiek PDF má túto funkciu. Jednoducho otvorte dokument pomocou čítačky a vyhľadajte Točiť sa možnosť.

Ak používate Adobe Acrobat, môžete stlačiť Shift + Ctrl + plus (+) otáčať v smere hodinových ručičiek a Shift + Ctrl + mínus (-) otáčať proti smeru hodinových ručičiek. Prípadne môžete skúsiť Bezplatný nástroj na otáčanie PDF od spoločnosti Adobe.

Na Macu môžete použiť Preview na otočenie strán zo súboru PDF. Otvorte súbor PDF v náhľade, vyberte konkrétne alebo všetky strany z bočného panela a potom kliknite na Otočte nástroj na paneli nástrojov.

8. Upraviť dôverné informácie

Jedna chyba, ktorú mnohí ľudia robia, keď sa snažia chrániť citlivé informácie v častiach dokumentov (napríklad licencia čísla a kontaktné údaje) je pomocou nástroja na označovanie a nakreslením čierneho obdĺžnika s plnou výplňou ich.

Najlepším spôsobom, ako pokryť tieto informácie, je použiť nástroj na úpravu, ktorý je súčasťou väčšiny softvéru PDF. Namiesto zakrývania textu alebo obrázkov nahradia vybrané oblasti pixel po pixeli pomocou redigovacej výplne.

9. Súbory PDF s ochranou heslom

Súbory PDF značne uľahčujú zdieľanie, no riskujete, že sa dostanú do nesprávnych rúk. Ochrana vašich súborov PDF heslom zašifruje obsah vášho dokumentu a vyžaduje, aby príjemcovia pred získaním prístupu zadali heslo.

Rovnako ako väčšina funkcií uvedených vyššie, väčšina čítačiek PDF vám umožňuje pridať heslo do dokumentu. Ak nemáte čítačku PDF, môžete použiť Bezplatný nástroj na ochranu PDF heslom od spoločnosti Adobe alebo vytvorte súbor PDF chránený heslom v programe Word.

10. Pridať vodoznaky

Pridávanie vodoznakov do súborov PDF je najjednoduchší spôsob ochrany duševného vlastníctva. Informuje ľudí aj o tom, či ide o originál alebo kópiu. Ich pridanie môže tiež pôsobiť ako „pečiatky“ a zlepšiť rozpoznanie značky.

Väčšina čítačiek PDF vyžaduje, aby ste za túto funkciu zaplatili nejaké peniaze. Našťastie existujú bezplatné spôsoby pridania vodoznaku do vašich súborov PDF online.

Zvládnite svoje súbory PDF

So správnymi nástrojmi a technikami, od úprav až po zabezpečenie, môžete bez námahy prechádzať a optimalizovať svoje dokumenty PDF. Využitie týchto zručností môže pomôcť zvýšiť vašu efektivitu a produktivitu, pokiaľ ide o správu digitálnych dokumentov.